Telefonanlage für Autohaus und Werkstatt: jeder Anruf in die richtige Abteilung
Wer einen Werkstatttermin will, möchte nicht im Verkauf landen – und wer nach einem Neuwagen fragt, nicht beim Teiledienst. Wir richten Autohäusern und freien Werkstätten eine Cloud-Telefonanlage ein, die Anrufe nach Abteilung sortiert, Wartezeiten sichtbar macht und mehrere Betriebe verbindet.
- Verkauf · Service · Teile
- per Sprachmenü getrennt
- Auswertungen
- zu Annahme und Wartezeit
- 1 Anlage
- für mehrere Betriebe
Warum ein Autohaus anders telefoniert als ein Büro
Viele Abteilungen, eine Nummer
Kunden kennen meist nur die Hauptnummer. Dahinter stecken Verkauf, Serviceannahme, Teile und Zubehör, Buchhaltung und oft eine Mietwagen- oder Reifenabteilung.
Spitzen am Morgen
Zwischen 7 und 9 Uhr rufen Kunden wegen Terminen, Abholzeiten und Ersatzwagen an. Gleichzeitig steht die Annahme voller Fahrzeuge.
Mitarbeitende auf dem Hof
Verkäufer bei der Probefahrt, Meister in der Halle, Teiledienst im Lager: Wer nicht am Schreibtisch sitzt, braucht ein Telefon, das mitgeht.
Sprachmenü und Warteschlangen statt Weiterverbinden
Ein kurzes Sprachmenü sortiert Anrufer vor: „Für einen Werkstatttermin drücken Sie 1, für den Verkauf die 2, für Teile und Zubehör die 3.“ Dahinter liegen eigene Rufgruppen mit eigener Warteschleife. Die Serviceannahme sieht nur Serviceanrufe, der Verkauf nur Verkaufsanfragen.
Für Abteilungen mit vielen Anrufen bietet die Anlage Warteschlangen mit Ansage der Position, Rückrufoption und Auswertungen. Damit erkennen Sie, zu welchen Uhrzeiten Anrufe unbeantwortet bleiben und wo eine zusätzliche Person in der Annahme hilft. Was diese Funktionen im Detail können, steht unter Callcenter-Funktionen.
- Sprachmenü nach Abteilungen, im Web-Portal änderbar
- Warteschlangen mit Rückrufoption
- Auswertungen zu Annahmequote und Spitzenzeiten
Erreichbar zwischen Hebebühne und Ausstellung
Für Werkstatt und Lager eignen sich schnurlose DECT-Telefone, die an der Cloud-Anlage hängen und bei großen Flächen über mehrere Basisstationen funken. Verkäuferinnen und Verkäufer nutzen die App auf dem Diensthandy: Die Durchwahl klingelt auch während der Probefahrt, ausgehend erscheint die Nummer des Autohauses. Mehr dazu unter Handy als Nebenstelle.
Am Serviceschalter selbst empfehlen sich Tischtelefone mit Headset, damit die Hände für Schlüssel und Auftragsmappe frei bleiben. Ob Ihre Dealer-Management-Software Anrufer per TAPI erkennen kann, hängt vom Hersteller ab – das prüfen wir vor dem Angebot, statt es zu versprechen.
Zwei Standorte, eine Anlage
Viele Autohäuser haben einen zweiten Betrieb im Nachbarort oder eine ausgelagerte Karosserie- und Lackwerkstatt. In der Cloud hängen alle Standorte an derselben Anlage: Jeder behält seine Ortsnummer, Gespräche zwischen den Häusern sind intern, und die Präsenzanzeige zeigt, wer am anderen Standort frei ist. Fällt ein Betrieb zur Mittagszeit unbesetzt aus, übernimmt per Zeitsteuerung der andere. Den Aufbau beschreibt Telefonanlage für mehrere Standorte.
Umstellung ohne Stillstand in der Annahme
Wir erfassen Rufnummern, Abteilungen und Geräte, beantragen die kostenfreie Portierung und richten Sprachmenü und Rufgruppen vorab ein. Der Umschalttag liegt idealerweise auf einem Samstagnachmittag oder einem ruhigen Wochentag; wir sind vor Ort und testen jede Abteilung. Ab Auftrag rechnen Sie mit drei bis fünf Wochen.
Terminanfragen auch nach Werkstattschluss
Viele Kunden kümmern sich erst abends um den Werkstatttermin. Die Telefonanlage kann dann eine Ansage spielen oder auf die Voicemail leiten – ein Gespräch führt sie nicht. Wer Terminwünsche auch außerhalb der Öffnungszeiten vollständig aufnehmen lassen möchte, ergänzt einen KI-Telefonassistenten, der Kennzeichen, Anliegen und Wunschtag abfragt. Wie das funktioniert, zeigt KI-Telefonassistent für Autohaus und Werkstatt.
Fragen zur Telefonanlage im Autohaus
Wie viele Optionen sollte das Sprachmenü haben?
So wenige wie möglich – drei bis vier sind für die meisten Autohäuser genug. Jede weitere Option verlängert die Zeit, bis der Anrufer jemanden erreicht. Wir empfehlen, die häufigsten Anliegen nach vorn zu stellen und eine Option „alle anderen Fragen“ an die Zentrale zu geben. Ändern lässt sich das Menü jederzeit im Web-Portal.
Können wir sehen, wie viele Anrufe in der Serviceannahme verloren gehen?
Ja. Die Auswertungen zeigen pro Rufgruppe, wie viele Anrufe angenommen wurden, wie lange Anrufer gewartet haben und zu welchen Uhrzeiten es eng wird. Viele Betriebe planen danach die Besetzung der Annahme am Morgen neu.
Funktioniert die Anlage mit unserer Herstellersoftware?
Über TAPI lassen sich viele Windows-Programme anbinden, damit Anrufer erkannt werden oder per Klick gewählt wird. Ob Ihr Dealer-Management-System das unterstützt, hängt vom Anbieter ab. Wir klären das vorab mit Ihnen.
Können wir unsere Rufnummern behalten, auch die Faxnummer?
Ja. Wir portieren Hauptnummer, Durchwahlblöcke und Faxnummern ohne Zusatzkosten. Faxe kommen künftig als PDF per E-Mail, etwa im Teiledienst. Bis zum Umschalttag läuft Ihre alte Anlage normal weiter.
Was passiert, wenn in der Serviceannahme niemand frei ist?
Der Anrufer bleibt in der Warteschlange der Annahme und hört eine Ansage, auf Wunsch mit seiner Position. Nach einer festgelegten Zeit bietet die Anlage einen Rückruf an oder leitet in eine zweite Rufgruppe weiter, etwa ins Büro der Serviceleitung. Welche Regel gilt, legen Sie fest und ändern sie bei Bedarf im Web-Portal.
Was kostet eine Telefonanlage für ein Autohaus?
Das hängt von der Zahl der Nutzer, den Standorten, den Endgeräten für Halle und Ausstellung sowie dem Umfang von Sprachmenü und Warteschlangen ab. Eine Pauschale nennen wir nicht. Nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie ein individuelles Angebot; der Vertrag ist monatlich kündbar.
Passt oft dazu
Telefonanlage für Ihr Autohaus anfragen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre