Prozesse automatisieren: Daten fließen, statt abgetippt zu werden.
Angebot im CRM, Auftrag im ERP, Rechnung an DATEV – und dazwischen jemand, der kopiert. Wir verbinden Ihre Programme so, dass diese Handgriffe entfallen. Mit Power Automate, n8n oder eigenem Code, in Etappen mit Festpreis.
- 2–6 Wochen
- bis zur ersten produktiven Automatisierung
- Festpreis
- pro Etappe, vorher vereinbart
- 3 Wege
- Power Automate, n8n oder eigener Code
Wo im Mittelstand die Zeit verloren geht
In den meisten Unternehmen arbeiten heute fünf bis zehn Programme nebeneinander: Telefonanlage, E-Mail, CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Ablage, vielleicht ein Online-Shop. Jedes für sich funktioniert. Das Problem liegt zwischen ihnen. Eine Kundenanfrage kommt per Formular, wird in Outlook gelesen, ins CRM übertragen, später als Angebot in die Warenwirtschaft getippt und am Monatsende als Rechnungsliste für die Steuerkanzlei exportiert.
Jeder dieser Übergänge kostet ein paar Minuten und ist eine Fehlerquelle. Zahlendreher, vergessene Rückrufe, doppelte Kundenstämme und Excel-Listen, die nur eine Person versteht, sind die Folge. Das fällt selten auf einmal auf, sondern summiert sich über Wochen und Monate.
Automatisierung heißt bei uns: Diese Übergänge übernimmt eine Software, die nach festen Regeln arbeitet, Fehler meldet und dokumentiert ist. Ihre Mitarbeitenden kümmern sich um die Fälle, die ein Urteil brauchen – nicht um das Abtippen.
Was sich automatisieren lässt
Alles, was heute regelmäßig von Hand zwischen zwei Programmen übertragen wird, ist ein Kandidat.
Anfragen erfassen
Website-Formular, E-Mail oder WhatsApp landen als Kontakt mit Quelle im CRM und werden der richtigen Person zugewiesen.
Angebot zu Auftrag
Ist der Deal im CRM gewonnen, entsteht der Auftrag in der Warenwirtschaft – mit Positionen und Kundendaten.
Rechnungen an DATEV
Ausgangsrechnungen und Belege gehen buchungsfertig an die Steuerkanzlei. Mehr zur DATEV-Schnittstelle.
Telefonie im CRM
Der Anrufer wird erkannt, die Kundenakte öffnet sich, das Gespräch wird protokolliert – per TAPI-Integration.
Dokumente ablegen
E-Mail-Anhänge, Lieferscheine und Verträge landen automatisch im richtigen Kundenordner in SharePoint oder OneDrive.
Berichte statt Excel
Monatliche Auswertungen, die heute jemand zusammenkopiert, werden zu einem Dashboard, das sich selbst aktualisiert.
Drei Wege – wir wählen nach Ihrem Fall
Wir sind an kein Werkzeug gebunden. Entscheidend sind Ihre vorhandenen Systeme, das Datenvolumen und wer die Lösung später pflegt.
| Power Automate | n8n | Eigener Code | |
|---|---|---|---|
| Passt gut, wenn … | Sie mit Microsoft 365 arbeiten und Abläufe rund um Outlook, Teams und SharePoint laufen | mehrere Fremdsysteme beteiligt sind oder Sie die Daten im eigenen Betrieb halten wollen | es keine fertige Schnittstelle gibt oder viel Logik dahintersteckt |
| Betrieb | Microsoft-Cloud, Teil Ihrer Microsoft-Umgebung | selbst betrieben oder als Cloud-Dienst | auf einem Server Ihrer Wahl |
| Lizenz | in vielen Microsoft-365-Tarifen enthalten, Premium-Konnektoren kosten extra | quelloffen nutzbar, Cloud-Version kostenpflichtig | keine Lizenz, dafür Entwicklungsaufwand |
| Mehr dazu | Power Automate | n8n-Automatisierung | Softwareentwicklung |
Auch Zapier und Make setzen wir ein, wenn sie bei Ihnen schon laufen. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie unter n8n vs. Power Automate vs. Zapier.
Vom ersten Gespräch zur laufenden Automatisierung
Kein Großprojekt mit Lastenheft über hundert Seiten. Wir fangen mit dem Ablauf an, der am meisten Zeit kostet.
Abläufe aufnehmen
Wir sehen uns an, wer was zwischen welchen Programmen überträgt. Sie bekommen eine Liste der Kandidaten mit grober Einschätzung von Aufwand und Nutzen.
Erste Etappe festlegen
Sie wählen den Ablauf, der zuerst automatisiert wird. Dafür gibt es einen Festpreis, einen Termin und ein klar beschriebenes Ergebnis.
Bauen und testen
Wir richten die Automatisierung ein und testen sie mit echten Daten, zuerst parallel zum bisherigen Weg.
2–6 WochenÜbergeben und dokumentieren
Ihr Team wird eingewiesen, die Dokumentation gehört Ihnen. Fehlermeldungen gehen an eine feste Adresse.
Nächste Etappe
Läuft der erste Ablauf stabil, nehmen wir uns den nächsten vor – oder Sie pausieren. Es gibt keine Mindestlaufzeit.
Automatisierung und Software bei STKom
Vom einzelnen Workflow bis zur eigenen Anwendung.
Automatisierung vom Systemhaus, nicht von der Agentur
Wir kennen beide Seiten
Wir betreuen auch Telefonanlage, Microsoft 365 und Netzwerk. Eine Automatisierung scheitert bei uns nicht an einem Firewall-Port.
Herstellerunabhängig
Power Automate, n8n, Zapier, Make oder eigener Code – wir verdienen nicht an einem bestimmten Werkzeug.
In Etappen
Jede Etappe hat einen Festpreis und ein Ergebnis, das Sie im Alltag sehen. Sie entscheiden nach jeder Etappe neu.
Seit 2002 in Lehre
Ein Standort, kein Besitzerwechsel. Wer Ihre Automatisierung gebaut hat, ist auch in ein paar Jahren noch erreichbar.
Fragen zur Prozessautomatisierung
Welche Prozesse eignen sich für eine Automatisierung?
Am besten eignen sich Abläufe, die regelmäßig vorkommen, festen Regeln folgen und heute Daten von einem Programm ins andere übertragen. Typisch sind Anfragen ins CRM, Aufträge ins ERP, Rechnungen an DATEV oder Dokumente in die Ablage. Schlecht geeignet sind seltene Sonderfälle oder Entscheidungen, die Erfahrung brauchen. Unser Ratgeber Prozesse automatisieren im Mittelstand hilft bei der Auswahl.
Wie lange dauert es bis zur ersten Automatisierung?
Die erste produktive Automatisierung läuft meist nach 2 bis 6 Wochen. Wie lange es genau dauert, hängt davon ab, ob die beteiligten Programme fertige Schnittstellen haben und wie sauber die Daten sind. Den Termin legen wir vor dem Start fest, zusammen mit dem Festpreis der Etappe.
Was kostet eine Automatisierung?
Jede Etappe bekommt bei uns einen Festpreis, den Sie vor dem Start kennen. Die Höhe hängt von Anzahl der Systeme, Datenmenge und Sonderfällen ab. Hinzu kommen gegebenenfalls Lizenzen, etwa für Premium-Konnektoren in Power Automate oder eine n8n-Cloud-Version. Das Erstgespräch und die grobe Einschätzung kosten nichts.
Brauchen wir dafür neue Software?
In den meisten Fällen nicht. Wir verbinden die Programme, die Sie schon nutzen. Wenn Sie Microsoft 365 haben, ist Power Automate oft bereits lizenziert. Nur wenn ein System gar keine Schnittstelle bietet oder ersetzt werden sollte, sprechen wir das offen an.
Was passiert, wenn eine Automatisierung einen Fehler hat?
Jede Automatisierung meldet Fehler an eine feste Adresse, statt still stehen zu bleiben. Wir legen vorher fest, wer informiert wird und was im Fehlerfall passiert. Behoben wird zu unseren Geschäftszeiten, Mo–Do 8:30–17:00 und Fr 8:30–15:30 Uhr. Eine Rufbereitschaft rund um die Uhr bieten wir nicht an.
Gehört uns die Automatisierung am Ende?
Ja. Abläufe, Dokumentation und Zugangsdaten gehören Ihnen. Läuft eine Lösung in Ihrem Microsoft-Konto oder auf Ihrem Server, kann sie auch ein anderer Dienstleister übernehmen. Wir halten die Dokumentation so, dass das möglich ist.
Weiterlesen im Ratgeber
Passt oft dazu
Welcher Ablauf kostet Sie die meiste Zeit?
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre