HubSpot Health Check: 20–30 Findings in 5 Werktagen.

Weil niemand ehrlich beziffern kann, wie lange die Umsetzung dauert, ohne das Portal gesehen zu haben. Ein Angebot ohne diese Grundlage wird entweder zu knapp kalkuliert, weil Probleme erst während der Arbeit auftauchen, oder bewusst großzügig, um das Risiko abzudecken – in beiden Fällen zahlen Sie am Ende drauf. Der Health Check liefert die Grundlage: über 50 geprüfte Punkte, typischerweise 20–30 Findings mit Lösungsweg und eine Priorisierung. Darauf lässt sich ein faires Angebot kalkulieren – egal, ob von uns, Ihrem Team oder jemand anderem. In der Praxis sehen wir das häufig bei Dashboards, die je nach Datenquelle unterschiedliche Zahlen zeigen, oder bei Workflows, die als inaktiv gelten, aber über alte Auslöser noch E-Mails verschicken – solche Funde lassen sich erst nach der Prüfung beziffern, nicht vorher. Der gesamte Ablauf ist dabei auf fünf Werktage festgelegt: Kickoff-Call, systematische Prüfung, schriftlicher Report mit Screen-Recording und ein 30-minütiger Priorisierungs-Call, in dem Sie die Reihenfolge der Umsetzung selbst mitbestimmen. Wie eine Überarbeitung in die gesamte CRM-Einführung passt, besprechen wir gern.

Ja, gerade dann lohnt er sich besonders. In den ersten Monaten fallen Entscheidungen, die sich später nur schwer korrigieren lassen: Struktur der Eigenschaften, Pipeline-Aufbau, Lebenszyklusphasen. Was früh falsch angelegt wird, zieht sich danach durch jeden weiteren Workflow und jeden importierten Datensatz. Typische Frühfehler, die wir regelmäßig finden, sind fehlerhaftes Lead-Routing, bei dem Leads durch eine leere Pflichtfeld-Verzweigung in eine unbeachtete Warteschlange laufen, oder Pipelines ohne realistische Wahrscheinlichkeiten pro Phase, die den Forecast von Anfang an verzerren. Auch ein fehlendes Double-Opt-In bei neu aufgesetzten Newsletter-Formularen gehört zu den häufigen Frühfehlern und ist unter der DSGVO ein eigenes Risiko. Der Health Check macht solche Weichenstellungen sichtbar, bevor sie sich durch Monate an Daten und Workflows verfestigen und eine spätere Korrektur viel aufwendiger machen würde. Diese Punkte zeigen sich oft erst, wenn jemand von außen systematisch durch Pipelines und Formulare geht, nicht beim alltäglichen Arbeiten im Portal.

Nein. Ein Benutzer mit Lesezugriff reicht völlig aus. Nach dem 15-minütigen Kickoff-Call legen Sie diesen Zugang selbst in Ihrem HubSpot-Portal an und behalten dabei die volle Kontrolle darüber, was wir sehen können. Wir ändern während der gesamten Prüfung keine Einstellungen, legen keine Workflows an und löschen nichts – der Health Check ist eine reine Zustandsanalyse, kein Eingriff in Pipelines, Formulare, Berichte, Eigenschaften oder Berechtigungen. Das gilt auch für sensible Bereiche wie Vertriebsdaten oder Kundendatensätze: Wir lesen sie zur Prüfung mit, exportieren oder speichern aber nichts darüber hinaus, was für den Report nötig ist. Nach Abschluss der fünf Werktage entfernen Sie den Zugang einfach wieder, Ihr Portal bleibt in jedem Fall unverändert, bis Sie selbst entscheiden, was davon umgesetzt wird. Administratorrechte würden uns zudem Möglichkeiten geben, die wir für eine reine Analyse gar nicht brauchen – aus Prinzip beschränken wir uns deshalb bewusst auf das Minimum.

Nein. Report und Recording sind bewusst so aufgebaut, dass Ihr eigenes Team oder auch eine andere Agentur die Punkte vollständig eigenständig umsetzen kann, ohne dass ein Stundenpaket daran hängt. Zu jedem der 20 bis 30 Findings im PDF-Report steht, was das Problem ist, was es kostet, wie es behoben wird, mit Priorität und Aufwandsschätzung – lesbar auch ohne tiefes HubSpot-Fachwissen. Es gibt auch keinen Automatismus in die andere Richtung: Der Health Check ist bewusst keine laufende Beratung und kein Retainer, sondern eine einmalige Zustandsanalyse – was danach passiert, entscheiden ausschließlich Sie. Wenn Sie die Umsetzung trotzdem bei uns anfragen möchten, bekommen Sie dafür ein separates Angebot, ohne dass wir Sie dazu drängen. Wie wir Portale danach laufend weiterentwickeln oder neu einrichten, steht unter HubSpot-Einführung und -Betreuung. So bleibt die Entscheidung, ob und wie schnell umgesetzt wird, vollständig bei Ihnen.

Ein kostenloses Audit ist meist ein Vertriebsinstrument, das vor allem ein Folgemandat anbahnen soll – der Umfang richtet sich dann oft danach, was im Anschluss verkauft werden soll. Unser Health Check ist dagegen ein bezahltes, eigenständiges Produkt mit festem Lieferumfang: Screen-Recording, schriftlicher Report und Priorisierungs-Call, unabhängig davon, ob Sie danach überhaupt etwas bei uns beauftragen. Wir prüfen vor allem, was Sie schon lizenziert haben und nicht nutzen, statt am Ende automatisch eine Lizenzaufstockung zu empfehlen. Ebenso wenig ändern wir während der Prüfung etwas an Ihrem Portal: Es gibt keine Neukonfiguration und keine Umsetzung der Findings, nur die Analyse und der Report – Ihr Portal bleibt bis zu Ihrer eigenen Entscheidung unverändert. Liegen am Ende weniger als 15 handlungsrelevante Findings vor, entfällt der Preis sogar komplett – Report und Recording behalten Sie trotzdem. Dieses Risiko tragen wir, nicht Sie.

Nein, Sie zahlen erst nach Lieferung, nicht vorab. Den Festpreis nennen wir Ihnen bereits vor dem Kickoff, zugeschnitten auf Größe und genutzte Hubs Ihres Portals – es gibt also keine Überraschung am Ende. Die Rechnung kommt an Tag 5 des festen Ablaufs, wenn Report, Recording und der 30-minütige Priorisierungs-Call tatsächlich bei Ihnen liegen. Zur Orientierung, was in diesen fünf Tagen passiert: Das Screen-Recording dauert rund 90 Minuten, der PDF-Report braucht etwa 45 Minuten Lesezeit, und der Priorisierungs-Call findet typischerweise mit Geschäftsführung oder Vertriebs- und Marketingleitung statt. Finden wir dabei weniger als 15 handlungsrelevante Findings, entfällt der Preis komplett, Report und Recording gehören Ihnen trotzdem – das ist unsere Garantie dafür, dass sich der Check für Sie lohnt, bevor Sie überhaupt bezahlen. Das gibt Ihnen vorab klare Planungssicherheit, ohne dass Sie in finanzielle Vorleistung gehen müssen.