Sprachmenü (IVR): Jeder Anruf landet gleich in der richtigen Abteilung
Statt dass die Zentrale jeden Anruf annimmt und weiterverbindet, wählt der Anrufer selbst: Vertrieb, Service, Buchhaltung. Das entlastet den Empfang und verkürzt Wege. In unserer Cloud-Telefonie ist das Sprachmenü enthalten, wir bauen es mit Ihnen auf.
- inklusive
- in der Cloud-Telefonie
- Web-Portal
- Menü selbst anpassbar
- KI
- als nächste Stufe möglich
So funktioniert ein Sprachmenü
IVR steht für „Interactive Voice Response“. Gemeint ist das bekannte Menü am Anfang eines Anrufs: Eine Ansage nennt die Möglichkeiten, der Anrufer drückt eine Taste, und die Anlage verbindet ihn mit dem passenden Ziel. Das Ziel kann eine einzelne Person sein, eine Rufgruppe, eine Warteschleife, die Voicemail oder ein weiteres Untermenü. Einen Überblick über den Begriff gibt das Glossar unter IVR.
In der Cloud-Telefonanlage klicken Sie so ein Menü im Web-Portal zusammen: Ansage hinterlegen, Tasten belegen, Ziele auswählen, Zeitplan zuordnen. Änderungen wirken sofort. Ein Menü kann tagsüber anders aussehen als abends – etwa tagsüber mit Durchwahl zum Service, abends nur mit Ansage und Voicemail.
Ein gutes Sprachmenü ist kurz. Mehr als vier Optionen pro Ebene merkt sich kaum jemand, und mehr als zwei Ebenen nerven. Die wichtigste Option gehört auf die 1, und es sollte immer einen Weg zu einem Menschen geben.
Ein typisches Menü für einen Großhändler
| Taste | Ansagetext | Ziel tagsüber | Ziel nach Feierabend |
|---|---|---|---|
| 1 | Bestellungen und Lieferstatus | Rufgruppe Innendienst | Voicemail Innendienst |
| 2 | Reklamationen und Service | Warteschleife Service | Ansage mit Servicezeiten |
| 3 | Buchhaltung | Durchwahl Buchhaltung | Voicemail Buchhaltung |
| 0 oder keine Eingabe | Zentrale | Empfang | allgemeine Voicemail |
Die Tabelle ist ein Beispiel. Ihr Menü entsteht aus Ihren Anrufgründen – die ermitteln wir vorher gemeinsam.
Wo ein Sprachmenü im Mittelstand hilft
Werkstatt
Termine, Teileanfragen und Rückfragen zum Fahrzeug gehen an unterschiedliche Leute. Das Menü sortiert vor.
Hausverwaltung
Schadensmeldungen, Mieterfragen und Abrechnung trennen – Schäden landen nicht bei der Buchhaltung.
Maschinenbau
Ersatzteile, technischer Service und Vertrieb erreichen ihre Fachleute direkt statt über die Zentrale.
Kanzlei
Mandanten mit Terminwunsch, laufenden Fällen oder Unterlagen kommen gezielt beim richtigen Team an.
Wenn Tasten nicht mehr reichen: der KI-Telefonassistent
Ein Sprachmenü sortiert, aber es versteht nichts. Es kann keine Frage beantworten, keinen Termin buchen und kein Anliegen aufnehmen. Wer „Ich habe einen Wasserschaden in der Küche“ sagen will, muss erst herausfinden, welche Taste dazu passt.
Genau da setzt der KI-Telefonassistent an. Er versteht frei gesprochene Sätze, stellt Rückfragen, erfasst das Anliegen und stellt bei Bedarf an die richtige Person durch – oder erledigt einfache Dinge selbst. Wie das technisch abläuft, erklärt So funktioniert der KI-Telefonassistent. Den Unterschied zum Tastenmenü beschreibt das Glossar unter Voicebot.
Viele Betriebe starten mit einem schlanken Sprachmenü und ergänzen später den KI-Assistenten für einzelne Anrufarten. Der Preis des Assistenten richtet sich nach dem Anrufvolumen; ein Angebot erhalten Sie im Erstgespräch.
- Sprachmenü sofort, KI später ergänzbar
- Beides läuft an derselben Rufnummer
- Übergabe an Menschen bleibt immer möglich
So bauen wir Ihr Sprachmenü auf
Anrufgründe sammeln
Warum rufen Kunden an? Eine Woche Strichliste am Empfang reicht oft schon.
Menü entwerfen
Höchstens vier Optionen, die häufigste auf der 1, ein Weg zur Zentrale.
Ansage aufnehmen
Kurzer Text, klare Reihenfolge, kein Werbeblock vor der Auswahl.
Ziele verknüpfen
Rufgruppen, Warteschleifen und Zeitpläne im Portal zuordnen und testen.
Fragen zum Sprachmenü
Ist ein Sprachmenü in der Cloud-Telefonie inklusive?
Ja. Das Sprachmenü gehört ohne Aufpreis zum Funktionsumfang unserer Cloud-Telefonie. Sie zahlen pro Nutzer, nicht pro Menü. Für die Planung und Einrichtung durch uns bekommen Sie ein Angebot vorab.
Wie viele Optionen sollte ein Sprachmenü haben?
So wenige wie möglich. Drei bis vier Optionen pro Ebene sind die Obergrenze, mehr merkt sich niemand. Wer viele Themen hat, sortiert zuerst grob und führt nur dort eine zweite Ebene ein, wo sie wirklich nötig ist. Ein direkter Weg zur Zentrale gehört immer dazu.
Nervt ein Sprachmenü nicht die Kunden?
Ein langes schon. Ein kurzes Menü mit klaren Optionen spart dagegen Zeit, weil niemand zweimal weiterverbunden wird. Stammkunden, die eine Durchwahl kennen, umgehen das Menü ohnehin. Die Ratgeberseite Warteschleife und IVR richtig einrichten zeigt typische Fehler.
Kann ich das Menü selbst ändern?
Ja, im Web-Portal der Anlage. Tasten neu belegen, Ziele tauschen oder eine Urlaubsansage vorschalten geht ohne Technikkenntnisse. Wer das lieber abgibt, schickt uns die Änderung, und wir setzen sie zu unseren Geschäftszeiten um.
Was ist der Unterschied zwischen IVR und KI-Telefonassistent?
Ein IVR erkennt nur Tastendrücke und leitet weiter. Ein KI-Telefonassistent versteht gesprochene Sätze, beantwortet Fragen, nimmt Anliegen auf und kann Termine eintragen. Das Sprachmenü ist schnell eingerichtet und inklusive, der KI-Assistent ist eine eigene Leistung mit Angebot nach Anrufvolumen.
Kann das Menü nach Feierabend anders aussehen?
Ja. Jedem Menü lässt sich ein Zeitplan zuordnen. Tagsüber führen die Tasten zu Rufgruppen und Warteschleifen, nach Feierabend etwa nur noch zu einer Ansage mit Ihren Geschäftszeiten und der Voicemail. An Feiertagen und im Betriebsurlaub greift automatisch eine eigene Variante, ohne dass jemand umschalten muss.
Weiterlesen im Ratgeber
Passt oft dazu
Sprachmenü planen lassen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre