Fax to Mail: Faxe landen als PDF im Postfach, das Gerät hat Feierabend
Behörden, Labore, Lieferanten – manche schicken immer noch Faxe. Sie müssen dafür kein Gerät mehr betreiben. In unserer Cloud-Telefonie kommt jedes Fax als PDF per E-Mail an, Ihre bekannte Faxnummer bleibt erhalten.
- per E-Mail statt Papier
- Faxnummer
- bleibt erhalten
- inklusive
- in der Cloud-Telefonie
Vom Faxgerät zum Postfach
Bei Fax to Mail nimmt nicht mehr ein Gerät im Flur das Fax entgegen, sondern die Telefonanlage im Rechenzentrum. Sie wandelt das eingehende Fax in eine PDF-Datei um und schickt sie an eine hinterlegte E-Mail-Adresse. Der Absender merkt davon nichts – er faxt wie bisher an Ihre Nummer.
Für Sie heißt das: kein Papierstau, kein Toner, keine Faxe, die übers Wochenende im Ausgabefach liegen. Das PDF lässt sich weiterleiten, ablegen, in ein Dokumentenmanagement übernehmen oder einem Vorgang im CRM zuordnen. Wer im Homeoffice arbeitet, sieht das Fax genauso schnell wie im Büro.
Die bisherige Faxnummer ziehen wir bei der Umstellung mit um. Sie ist Teil Ihres Rufnummernblocks oder eine Einzelnummer – beides lässt sich portieren. Auf Wunsch bekommen einzelne Abteilungen eigene Faxnummern und eigene Zieladressen.
Warum das Thema gerade jetzt anfällt: Bei der Umstellung auf eine Cloud-Telefonanlage fällt oft die letzte analoge Leitung im Haus weg, an der bisher das Faxgerät hing. Statt dafür eine Sonderlösung zu bauen, ist Fax to Mail meist der einfachere Weg. Das alte Gerät kann ausgemustert werden, die Faxnummer bleibt auf Briefbogen und Website stehen, und niemand muss Absendern eine neue Nummer mitteilen. Wer mit einem Multifunktionsgerät auch scannt und druckt, behält diese Funktionen natürlich – nur das Fax läuft künftig über die Anlage.
Faxgerät und Fax to Mail nebeneinander
| Faxgerät im Büro | Fax to Mail | |
|---|---|---|
| Wo kommt das Fax an? | Im Ausgabefach am Gerät | Als PDF im Postfach |
| Erreichbar im Homeoffice | nein | ja |
| Verbrauchsmaterial | Papier, Toner, Wartung | keines |
| Archivierung | scannen oder abheften | Datei direkt ablegen |
| Leitung | eigener Anschluss oder Adapter | läuft über die Cloud-Anlage |
Wer heute noch Faxe bekommt
Steuerberater und Kanzleien
Gerichte, Ämter und manche Mandanten faxen weiterhin. Das PDF geht direkt an das zuständige Sekretariat.
Arztpraxen
Labore und Kliniken übermitteln Befunde teils per Fax. Ein eigenes Postfach hält das vom Rest getrennt.
Handwerk und Bau
Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Bestellungen von Großhändlern landen ohne Umweg im Büro.
Logistik
Frachtpapiere und Avise kommen bei der Disposition an, auch nachts, und warten dort als Datei.
Faxe versenden und vorhandene Geräte
Empfang ist der Hauptgrund für Fax to Mail und klappt zuverlässig. Wie Sie Faxe künftig versenden – über das Portal, per E-Mail oder weiterhin über ein vorhandenes Gerät –, klären wir im Erstgespräch anhand Ihres Bedarfs. Viele Betriebe stellen dabei fest, dass sie kaum noch selbst faxen.
Soll ein bestehendes Faxgerät oder Multifunktionsgerät weiterlaufen, lässt es sich oft über einen Analog-Telefonadapter an die Cloud-Anlage hängen. Faxübertragung über das Internet ist allerdings empfindlicher als Sprache, deshalb testen wir das vor der Umschaltung. Hintergründe zu Türsprechstellen, Fax und anderen Altgeräten stehen im Ratgeber Türsprechstelle, Fax und Analoggeräte in der Cloud.
- Empfang als PDF für jede Faxnummer
- Eigene Zieladressen je Abteilung möglich
- Weiterbetrieb alter Geräte wird vorher getestet
So stellen wir Ihr Fax um
Faxnummern erfassen
Welche Nummern gibt es, wer bekommt dort heute welche Faxe?
Ziele festlegen
Pro Faxnummer eine E-Mail-Adresse, gern ein Gruppenpostfach statt einer Einzelperson.
Portieren und einrichten
Die Nummern ziehen mit der übrigen Telefonanlage um, Fax to Mail wird aktiviert.
Testfax
Wir faxen an jede Nummer und prüfen, ob das PDF lesbar ankommt.
Fragen zu Fax to Mail
Behalte ich meine Faxnummer?
Ja. Die Faxnummer wird wie Ihre übrigen Rufnummern zur Cloud-Telefonanlage mitgenommen, die Portierung ist bei uns kostenfrei. Absender faxen weiter an dieselbe Nummer. Sie müssen niemanden informieren und keine Briefbögen ändern.
Kostet Fax to Mail extra?
Nein. Der Faxempfang per E-Mail gehört zum Funktionsumfang unserer Cloud-Telefonie, ohne Aufpreis. Sie brauchen kein eigenes Faxgerät, keinen eigenen Anschluss und kein Verbrauchsmaterial mehr.
Können mehrere Personen die Faxe sehen?
Ja. Am einfachsten über ein Gruppenpostfach, in das alle Faxe einer Nummer gehen. Alternativ bekommt jede Abteilung eine eigene Faxnummer mit eigener Zieladresse. So landen Befunde, Bestellungen und Behördenpost gleich beim richtigen Team.
Ist Fax to Mail datenschutzkonform?
Die Telefonanlage läuft auf Servern in Deutschland. Entscheidend ist danach Ihr Postfach: Wer hat Zugriff, wie lange werden Faxe aufbewahrt? Bei sensiblen Inhalten wie Befunden sollten Sie das mit Ihrem Datenschutzbeauftragten festlegen. Wir richten Ziele und Postfächer entsprechend ein.
Kann ich weiterhin Faxe verschicken?
Das hängt davon ab, wie oft Sie selbst faxen und welche Geräte vorhanden sind. Möglich ist etwa der Weiterbetrieb eines vorhandenen Geräts über einen Adapter. Welcher Weg für Sie am einfachsten ist, besprechen wir im Erstgespräch.
Kommen Faxe auch nachts und am Wochenende an?
Ja. Die Anlage nimmt Faxe rund um die Uhr entgegen und stellt sie als PDF zu, auch wenn niemand im Büro ist. Gelesen werden sie, sobald jemand ins Postfach schaut. Anders als beim Gerät im Flur geht nichts verloren, weil Papier fehlt oder das Gerät ausgeschaltet war.
Weiterlesen im Ratgeber
Passt oft dazu
Fax auf E-Mail umstellen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre