Microsoft Teams einführen, bevor es von selbst wuchert.
Ohne Plan entstehen in Teams schnell 40 Teams mit ähnlichen Namen, Dateien an drei Orten und Gäste, die niemand mehr kennt. Wir legen die Struktur vorher fest und zeigen Ihrem Team, wie es damit arbeitet.
- Struktur
- Teams und Kanäle nach Ihrer Organisation
- Regeln
- für Gäste, Namen und Ablage
- Schulung
- für Anwender und Teamleitungen
Warum Teams eine Einführung braucht
Microsoft Teams ist in den meisten Microsoft-365-Paketen enthalten und deshalb oft schon da, bevor jemand entschieden hat, wofür. Jeder kann ein Team anlegen, jedes Team bekommt im Hintergrund eine eigene SharePoint-Website, und nach einem Jahr weiß niemand mehr, welches „Projekt Neubau“ das richtige ist.
Eine Einführung beantwortet vorher ein paar einfache Fragen: Wer darf Teams anlegen? Wie heißen sie? Welche Teams bilden Abteilungen ab, welche Projekte, und was passiert mit einem Projektteam nach Abschluss? Dürfen externe Partner eingeladen werden? Wo liegen Dateien – im Chat, im Kanal oder in einer Bibliothek?
Die Antworten halten wir in einer kurzen Richtlinie fest und setzen sie technisch um, soweit Microsoft 365 das zulässt. Wie man die Ablage dahinter sinnvoll aufbaut, erklärt der Ratgeber Teams-Ordnerstruktur und SharePoint.
Was zur Teams-Einführung gehört
Struktur-Workshop
Gemeinsam legen wir fest, welche Teams und Kanäle es gibt – entlang Ihrer Abteilungen, Standorte und Projekte.
Namen und Vorlagen
Einheitliche Namenskonventionen und Vorlagen für wiederkehrende Projektteams.
Gastzugriff
Regeln, wer Externe einladen darf, und regelmäßige Überprüfung der Gastkonten.
Besprechungen
Lobby, Aufzeichnung, Teilnahme von außen und Besprechungsräume passend zu Ihrem Datenschutzbedarf.
Ablage und Dateien
Bestehende Ordner aus Fileserver oder Netzlaufwerk den richtigen Teams zuordnen und umziehen.
Schulung
Kurze Anwenderschulung plus Einweisung für Teamverantwortliche, die ihre Teams selbst pflegen.
So führen wir Teams ein
Wie lange es dauert, hängt vor allem davon ab, wie viele Abteilungen beteiligt sind und ob Dateien mit umziehen. Den Zeitplan bekommen Sie nach dem Workshop.
Bestandsaufnahme
Wird Teams schon genutzt? Welche Teams, Gäste und Dateien gibt es bereits?
Struktur-Workshop
Teams, Kanäle, Zuständigkeiten und Regeln mit Geschäftsführung und Schlüsselpersonen festlegen.
Einrichtung
Richtlinien setzen, Teams anlegen oder bestehende aufräumen, Dateien umziehen.
Pilot
Eine Abteilung startet, wir sammeln Rückmeldungen und justieren nach.
Rollout & Schulung
Alle Mitarbeitenden steigen ein, mit Schulung und Ansprechpartner für Fragen.
Und das Telefon?
Viele fragen bei der Teams-Einführung, ob Teams auch die Telefonanlage ersetzen kann. Technisch geht das, es braucht dann zusätzliche Lizenzen und eine Anbindung ans Telefonnetz.
Alternativ bleibt die Telefonie in einer eigenen Cloud-Telefonanlage, die mit Teams und Outlook zusammenarbeitet. Was besser passt, hängt von Warteschleifen, Rufgruppen und Ihrem Empfang ab.
- Präsenzstatus zwischen Teams und Telefonie abgleichen
- Wählen per Klick aus Outlook und Teams
- Firmennummer auch im Homeoffice
Typische Zeichen für Teams ohne Plan
Doppelte Teams
Drei Teams für dasselbe Projekt, weil niemand das erste gefunden hat. Nachrichten und Dateien verteilen sich.
Dateien im Chat
Wichtige Dokumente liegen in Einzelchats und sind weg, sobald die Person das Unternehmen verlässt.
Vergessene Gäste
Externe von längst abgeschlossenen Projekten haben noch Zugriff auf interne Kanäle.
Fragen zur Teams-Einführung
Wir nutzen Teams schon. Lohnt sich eine Einführung noch?
Ja, dann heißt es eben Aufräumen. Wir sehen uns die vorhandenen Teams, Gäste und Dateiablagen an, schlagen eine Zielstruktur vor und führen doppelte oder verwaiste Teams zusammen. Danach gelten die gleichen Regeln wie bei einer Neueinführung.
Wer darf bei uns Teams anlegen?
Das entscheiden Sie. Bewährt hat sich, das Anlegen auf wenige Personen zu begrenzen oder über eine Anfrage laufen zu lassen. So bleiben Namen einheitlich und es entstehen keine Doppelungen. Technisch setzen wir das über Gruppenrichtlinien in Microsoft 365 um.
Können Kunden und Partner mitarbeiten?
Ja, über Gastzugriff. Gäste sehen nur die Teams, in die sie eingeladen werden. Wir legen fest, wer einladen darf, und richten eine regelmäßige Überprüfung ein, damit Gastkonten nach Projektende nicht ewig bestehen bleiben.
Wo liegen die Dateien aus Teams?
Dateien in Kanälen liegen in der SharePoint-Website des Teams, Dateien aus Einzelchats im OneDrive der Person, die sie teilt. Deshalb ist es wichtig, Projektdateien im Kanal abzulegen und nicht im Chat. Das ist Teil unserer Schulung. Mehr zur Ablage auf der Seite SharePoint-Einführung.
Wie läuft die Schulung ab?
In kurzen Einheiten von etwa einer Stunde, vor Ort oder per Videokonferenz. Anwender lernen den Alltag: Kanäle, Dateien, Besprechungen, Benachrichtigungen. Teamverantwortliche bekommen zusätzlich eine Einweisung, wie sie Mitglieder und Gäste verwalten. Dazu gibt es eine kurze schriftliche Übersicht mit Ihren Regeln.
Was kostet eine Teams-Einführung?
Das hängt von der Zahl der Teams, dem Datenumzug und dem Schulungsumfang ab. Nach dem Struktur-Workshop bekommen Sie ein Angebot mit festem Umfang. Teams selbst ist in den meisten Microsoft-365-Business-Paketen enthalten – die passenden Lizenzen liefern wir mit.
Weiterlesen im Ratgeber
Passt oft dazu
Teams-Einführung anfragen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre