CRM-Einführung: Ihre Kunden in einem Bild, für alle.

Wir führen HubSpot, Pipedrive, Microsoft Dynamics 365 und Salesforce ein, für kleine Teams mit knappem Budget zusätzlich Zoho CRM. Bei der Auswahl beraten wir anbieterneutral und richten uns danach, mit welchen Systemen das CRM zusammenarbeiten muss: Telefonie, E-Mail, ERP und Website. In der Praxis unterscheiden sich die vier großen Plattformen deutlich: HubSpot bündelt Vertrieb, Marketing und Service in einer Oberfläche und passt für Unternehmen, die beide Bereiche zusammen denken. Pipedrive punktet mit schlanker Pipeline-Steuerung für kleine Vertriebsteams mit klarem Verkaufsprozess. Dynamics 365 ist tief in Microsoft 365 und die Power Platform eingebunden und passt in Microsoft-Umgebungen mit eigenen Prozessen. Salesforce ist am anpassbarsten, mit dem größten Ökosystem, und trägt auch komplexe, wachsende Vertriebsstrukturen. Zoho CRM bleibt die Option für einen günstigeren Einstieg mit begrenztem Budget. Eine ausführliche Entscheidungshilfe mit allen Kriterien bietet der Ratgeber Welches CRM für KMU?, direkte Gegenüberstellungen liefern HubSpot vs. Pipedrive und HubSpot vs. Salesforce.

Typischerweise 8 bis 16 Wochen, je nachdem, wie viele Abteilungen, Systeme und Altdaten beteiligt sind. Wir liefern in fünf Phasen mit Festpreis pro Etappe: Anforderungen und Systemauswahl, Einrichtung von Benutzern, Rollen, Pipelines und E-Mail-Vorlagen, Datenübernahme mit Testmigration und Dubletten-Bereinigung, Integration von Telefonanlage, Outlook, ERP und DATEV, sowie Schulung und Go-Live mit enger Begleitung der ersten Wochen und einem Rückblick nach 90 Tagen. Dadurch sind erste Teile wie Kontaktverwaltung und Pipeline schon früh nutzbar, bevor die komplette Einführung abgeschlossen ist – Sie warten also nicht 8 bis 16 Wochen auf das erste Ergebnis, sondern starten etappenweise und sehen schon in den ersten Wochen, wie sich das System anfühlt. Wie lange welche Phase konkret dauert, sagen wir Ihnen vor dem Projektstart, nicht erst während der laufenden Arbeit, damit Sie intern realistisch planen können. Die einzelnen Schritte mit Beispielen aus der Praxis beschreibt der Ratgeber CRM einführen in 8 Schritten.

Ja. Über CTI oder TAPI wählen Sie per Klick aus dem Kontakt heraus, eingehende Anrufer werden sofort mit Kundendaten, Historie und offenen Vorgängen angezeigt, und Gespräche werden automatisch im Datensatz protokolliert, statt dass jemand sie manuell nachträgt. Die Anbindung ist bei uns kein optionales Extra, sondern fester Bestandteil der Integrationsphase jeder CRM-Einführung, zusammen mit E-Mail, ERP und DATEV – alles in derselben, innerhalb von 8 bis 16 Wochen abgeschlossenen Projektphase. Da wir als IT-Systemhaus auch die Telefonanlage selbst entwickeln und betreuen, stammt die Anbindung aus einer Hand statt von zwei Dienstleistern, die sich bei Problemen gegenseitig die Verantwortung zuschieben. Details zur technischen Umsetzung, auch für Bestandskunden mit vorhandener Telefonanlage und ohne CRM-Neueinführung, stehen unter TAPI-Integration. Das gilt unabhängig vom gewählten CRM-System – HubSpot, Pipedrive, Dynamics 365, Salesforce und Zoho CRM lassen sich alle auf diesem Weg anbinden, ohne dass Sie später das System wechseln müssen.

Ja, die Datenübernahme gehört zu jeder Einführung dazu und wird nicht separat berechnet – egal ob die Daten aus Excel-Listen, einem alten CRM-System oder ERP-Exporten stammen. Übernommen werden Kontakte, Aktivitäten und Dokumente, jeweils mit Qualitätskontrolle vor der produktiven Übernahme: Wir gleichen Feldzuordnungen ab, führen eine Testmigration mit Prüfung durch und bereinigen Dubletten, statt alte Unordnung einfach in das neue System zu kopieren. Das ist einer von fünf festen Schritten unseres Einführungs-Vorgehens, direkt nach der Einrichtung von Benutzern, Rollen und Pipelines und vor der Integration an Telefonie, ERP und DATEV. Welche Felder wie zugeordnet werden, legen wir gemeinsam vor der eigentlichen Migration fest, damit bei der produktiven Übernahme nichts verloren geht oder doppelt landet. Für besonders große oder komplizierte Datenbestände, etwa aus mehreren Alt-Systemen gleichzeitig, bieten wir die CRM-Datenmigration zusätzlich als eigenständiges Projekt mit eigenem Festpreis an.

Das hängt vor allem von drei Faktoren ab: der Zahl der Nutzer, der Anzahl der Integrationen wie Telefonie, ERP oder DATEV, und dem Umfang der zu übernehmenden Altdaten. Jede der fünf Phasen – Anforderungen und Systemauswahl, Einrichtung, Datenübernahme, Integration sowie Schulung und Go-Live – bekommt bei uns einen eigenen Festpreis, den Sie vor dem Start kennen, statt am Ende eine Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand zu erhalten. Dazu kommen die laufenden Lizenzkosten des jeweiligen Herstellers, die wir bei der Systemauswahl von Anfang an mit einrechnen, damit keine Überraschung entsteht, wenn die ersten Rechnungen eintreffen. Da eine Einführung typischerweise 8 bis 16 Wochen dauert, verteilen sich die Festpreise entsprechend auf mehrere Etappen statt auf eine einzige große Rechnung am Projektende. Marktübliche Spannen für Lizenzen und Projektkosten, nach Teamgröße gestaffelt, erklärt der Ratgeber Was kostet eine CRM-Einführung? im Detail.

Ja, das ist ein häufiger Fall und meist kein Software-Problem, sondern eine Einrichtung, die nicht zum tatsächlichen Arbeitsalltag passt. Für HubSpot bieten wir dafür einen Health Check zum Festpreis an, der systematisch über 50 Prüfpunkte durchgeht und die konkreten Schwachstellen mit Lösungsvorschlag in einem schriftlichen Report benennt, statt nur allgemein zu sagen, dass etwas nicht rund läuft. Bei anderen Systemen wie Pipedrive, Dynamics 365 oder Salesforce sehen wir uns Einrichtung und Abläufe gemeinsam in einem Workshop vor Ort oder per Video-Call an. In der Praxis liegt es überraschend oft an denselben zwei Ursachen: fehlenden Integrationen, sodass der Vertrieb Daten doppelt in CRM und Excel pflegen muss, oder an Pflichtfeldern, die im Alltag niemand ausfüllen will und die Nutzung dadurch spürbar bremsen. Beides lässt sich in der Regel beheben, ohne das CRM komplett neu aufzusetzen oder laufende Prozesse zu unterbrechen.