HubSpot oder Salesforce: Was braucht ein mittelständisches Unternehmen?

Kurz gesagt: HubSpot ist für die meisten Unternehmen mit 10 bis 250 Mitarbeitenden schneller einsatzbereit und einfacher zu pflegen. Salesforce spielt seine Stärken aus, wenn Vertriebsprozesse komplex sind, viele Sonderfälle abgebildet werden müssen und intern oder extern dauerhaft Administrationskapazität vorhanden ist.

Plattform gegen Baukasten

HubSpot liefert ein weitgehend fertiges System: Kontakte, Firmen, Deals, Tickets und Marketing-Werkzeuge sind vorkonfiguriert und greifen ineinander. Anpassungen erfolgen über eigene Felder, Pipelines, Objekte und Workflows – meist ohne Programmierung.

Salesforce ist eher ein Baukasten. Das Datenmodell, Oberflächen, Freigabeprozesse und Berechtigungen lassen sich sehr tief anpassen, bis hin zu eigener Programmierung auf der Plattform. Über den AppExchange-Marktplatz gibt es Erweiterungen für nahezu jede Branche. Diese Freiheit ist der Grund, warum Konzerne Salesforce wählen – und der Grund, warum kleine Teams damit oft überfordert sind.

Einführung und laufende Administration

Eine HubSpot-Einführung für ein mittelständisches Vertriebsteam dauert typischerweise einige Wochen bis wenige Monate. Danach kann eine geschulte Person im Unternehmen das System pflegen.

Salesforce-Projekte sind meist größer. Neben der Einführung braucht es eine Rolle, die das System dauerhaft betreut: neue Felder, Berechtigungen, Berichte, Updates der Erweiterungen. In größeren Unternehmen ist das eine eigene Stelle, im Mittelstand übernimmt es oft ein Dienstleister. Diese laufenden Kosten fehlen in vielen Vergleichen. Wie Sie ein Projekt realistisch planen, beschreibt der Ratgeber CRM einführen in Schritten.

Kosten realistisch vergleichen

Bei den Lizenzen sind beide Anbieter im professionellen Bereich nicht günstig. HubSpot Professional liegt je nach Hub bei rund 90 bis 150 € pro Platz und Monat, dazu kommt meist eine einmalige Onboarding-Gebühr. Salesforce bietet günstige Einstiegspakete für kleine Teams, die verbreitete Enterprise Edition liegt aber deutlich über 100 € pro Nutzer und Monat. Alle Werte sind gerundete Listenpreise mit Stand 2026.

Entscheidend ist der Gesamtaufwand: Bei Salesforce fallen häufig mehr Projekttage und laufende Betreuung an, bei HubSpot steigen die Kosten, wenn Sie mehrere Hubs auf höherem Niveau benötigen. Ein Vergleich über drei Jahre inklusive Einführung ist aussagekräftiger als jede Lizenztabelle.

Integration in die bestehende IT

Beide Systeme haben offene Schnittstellen und zahlreiche fertige Konnektoren. Salesforce ist in Konzernumgebungen mit SAP oder komplexen ERP-Systemen verbreiteter, entsprechend gibt es dafür etablierte Integrationslösungen. HubSpot bindet gängige Mittelstandssoftware gut an, bei Spezialsoftware arbeiten wir mit eigenen Schnittstellen über die API.

Für die Microsoft-Welt gilt: Beide integrieren sich mit Outlook und Teams, keines so tief wie Microsofts eigenes Dynamics 365.

Marketing und Kundenservice

HubSpot hat seinen Ursprung im Marketing und bietet diesen Bereich in einer zusammenhängenden Oberfläche an. Salesforce deckt Marketing und Service mit eigenen Produkten ab, die teils separat lizenziert werden und eigene Einführungsprojekte bedeuten. Für Unternehmen, die alles aus einer Datenbank steuern wollen, ist HubSpot meist der kürzere Weg.

Typische Fehler bei der Auswahl

Der häufigste Fehler ist eine Auswahl nach Funktionslisten. Beide Systeme können auf dem Papier fast alles, die Frage ist, mit welchem Aufwand. Lassen Sie sich deshalb in einer Vorführung Ihre eigenen Abläufe zeigen – etwa ein Angebot mit Freigabe oder die Übergabe vom Vertrieb an die Auftragsabwicklung – statt einer Standardpräsentation.

Ein zweiter Fehler ist, nur die ersten zwölf Monate zu rechnen. Lizenzen steigen mit Nutzerzahl und Paketstufe, und Salesforce-Umgebungen wachsen mit jeder Anpassung, die später gepflegt werden muss. Drittens wird die Datenübernahme unterschätzt: Dubletten, uneinheitliche Firmennamen und veraltete Kontakte aus Excel oder einem Alt-CRM sollten vor dem Import bereinigt werden. Das gilt für beide Systeme gleichermaßen und entscheidet stark darüber, ob das Vertriebsteam dem neuen CRM vertraut.

Schließlich lohnt der Blick auf die Menschen: Wer pflegt das System in zwei Jahren? Wenn die Antwort unklar ist, spricht das eher für die einfachere Lösung.

So unterstützt STKom

Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, ob Ihre Anforderungen Salesforce wirklich brauchen oder ob ein schlankeres System reicht. Bei Salesforce übernehmen wir Konzeption, Einrichtung und Schnittstellen, bei HubSpot zusätzlich den Health Check bestehender Portale. Details finden Sie unter Salesforce-Einführung und HubSpot-Agentur.