KI-Dokumentenmanagement: Fragen stellen statt Ordner durchsuchen.

KI-Dokumentenmanagement bedeutet, dass Sie Ihre Unternehmensdokumente nicht mehr nur über Ordner und Dateinamen finden, sondern Fragen in normaler Sprache stellen: „Welche Kündigungsfrist hat der Wartungsvertrag mit Firma Müller?“ oder „Fasse die Protokolle der letzten drei Baubesprechungen zusammen.“ Ein KI-Assistent sucht die passenden Dateien, liest die relevanten Stellen und formuliert eine Antwort mit Verweis auf das Dokument, statt wie bisher zehn Minuten durch Unterordner zu klicken. Grundlage ist eine saubere, zentrale Ablage. Bei STKom ist das PowerFolder, ein Cloud-Speicher mit Servern in deutschen Rechenzentren. Darauf aufbauend binden wir entweder ChatGPT oder Claude an, oder Sie nutzen die KI-Funktionen von PowerFolder selbst, die laut Hersteller ausschließlich in Deutschland verarbeiten. Auch Fragen, die Informationen aus mehreren Dokumenten zusammenführen, etwa aus drei verschiedenen Verträgen, beantwortet der Assistent in einem Schritt. Was zu Ihren Dokumenten und Ihren Datenschutzanforderungen passt, klären wir im Erstgespräch.

Die bekannten KI-Assistenten ChatGPT und Claude können Texte aus Dokumenten lesen, zusammenfassen, vergleichen und Fragen dazu beantworten. Der Unterschied liegt weniger in der Qualität als im Zugriff: Normalerweise laden Mitarbeitende einzelne Dateien von Hand in den Chat hoch, oft mit privaten Konten und ohne dass jemand im Unternehmen nachvollziehen kann, welche Dokumente dabei wohin übertragen wurden. Bei der Anbindung an PowerFolder greift der Assistent dagegen direkt auf die Ordner zu, die Sie ihm freigeben, und holt sich nur, was er für die Antwort braucht. Wer Dokumente gar nicht an einen US-Dienst geben möchte, kann WingMan nutzen, die KI von PowerFolder für semantische Suche, Texterkennung und Auswertungen. Laut Hersteller verarbeitet sie ausschließlich in Deutschland, ohne Training mit Kundendaten. Welche Formate in Ihrer Ablage liegen, wie sauber diese bereits verschlagwortet sind und wie gut die Antworten damit werden, testen wir vor der Einführung an echten Beispielen aus Ihrem Unternehmen.

Das hängt vom Aufbau ab, nicht vom Werkzeug allein. Die Dokumente bleiben bei der Anbindung in PowerFolder gespeichert, auf Servern in Deutschland und mit Ihren Berechtigungen. Für eine Antwort liest der Assistent aber die benötigten Textstellen, und diese werden beim jeweiligen KI-Anbieter verarbeitet. Deshalb gehören drei Dinge dazu: ein Business-Tarif beim KI-Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Nutzung Ihrer Inhalte für das Training, ein eigenes Konto für den Assistenten, das nur die wirklich nötigen Ordner sieht, und klare Regeln, welche Dokumentarten nicht angebunden werden, etwa Personalakten, Gesundheitsdaten oder Verträge mit besonderer Vertraulichkeitsstufe. Wo das nicht reicht, ist die Verarbeitung in Deutschland mit WingMan die Alternative, bei der Dokumente den PowerFolder-Server nicht verlassen. Die Bewertung im Einzelfall trifft Ihr Datenschutzbeauftragter, auch weil sie von Ihrer bestehenden Auftragsverarbeitung und Ihren Dokumentkategorien abhängt. Wir liefern die technischen Fakten und dokumentieren die Datenflüsse so, dass er sie prüfen kann.

Ja, das ist der Kern der Anbindung. Seit Oktober 2026 lassen sich ChatGPT, Claude und andere Assistenten über einen Zugangsschlüssel mit PowerFolder verbinden. Der Assistent kann dann die freigegebenen Ordner auflisten, Dateien öffnen und Fragen daraus beantworten. Gängige Formate wie PDF, Word, Excel oder Textdateien sind dabei der Normalfall. Gescannte Dokumente ohne Texterkennung sind schwieriger, hier hilft die Volltextsuche mit OCR in PowerFolder, die auch handschriftliche Vermerke und eingescannte Rechnungen durchsuchbar macht. Wichtig zu wissen: Über diesen Zugang könnte ein Assistent auch Dateien ändern oder löschen. Deshalb richten wir ein separates Konto mit eng begrenzten Ordnern ein, vergeben nur Lesezugriff, wo kein Schreibzugriff nötig ist, und legen fest, dass Änderungen vorher bestätigt werden müssen. Einen eigenen Connector mit Anmeldung per Zwei-Faktor hat PowerFolder angekündigt, einen Termin gibt es dafür noch nicht; wir setzen die Anbindung bis dahin über den bestehenden Zugangsschlüssel um.

Ein klassisches Dokumentenmanagementsystem bildet oft feste Abläufe ab: Posteingang, Freigabe-Workflows, Aktenpläne und revisionssichere Archivierung nach GoBD. PowerFolder ist in erster Linie eine sichere Ablage zum Speichern, Synchronisieren und Teilen, mit Versionen, Berechtigungen, Schlagworten und Volltextsuche. Die KI kommt als Such- und Antwortschicht darüber, nicht als zusätzliches Workflow-System. Für viele mittelständische Unternehmen ist das genau richtig, weil sie keine starren Workflows brauchen, sondern Dokumente schneller wiederfinden wollen, zum Beispiel den passenden Werkvertrag unter hunderten Projektordnern. Wer zusätzlich Rechnungen revisionssicher archivieren muss oder feste Freigabeprozesse braucht, bekommt von uns eine ehrliche Einschätzung, ob PowerFolder allein genügt oder ein Archivsystem dazugehört, statt dass wir Ihnen eine Lösung verkaufen, die mehr kann als Sie brauchen. Über Schnittstellen und Automatisierungen lassen sich beide Welten auch verbinden, etwa indem ein Freigabe-Workflow am Ende automatisch in PowerFolder ablegt.

Die laufenden Kosten setzen sich aus drei Teilen zusammen und hängen stark von der Unternehmensgröße ab. Erstens PowerFolder selbst, abgerechnet pro Nutzer und Monat, je nach Speicherbedarf und Variante als Cloud oder auf eigenen Servern. Als PowerFolder-Partner bekommen Sie die Lizenzen direkt über uns, ohne Umweg über einen weiteren Zwischenhändler. Zweitens die KI: Für ChatGPT oder Claude brauchen Sie einen Business-Tarif beim jeweiligen Anbieter, WingMan bietet PowerFolder auf Anfrage an, auch als Pilotprojekt mit einer kleineren Nutzergruppe zum Testen. Drittens die Einrichtung durch STKom, also Analyse der Ablage, Ordner- und Berechtigungskonzept, Umzug der Daten, KI-Anbindung und Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Antworten. Bei klar umrissenem Umfang erhalten Sie dafür einen Festpreis statt einer offenen Abrechnung nach Aufwand. Ein konkretes Angebot erstellen wir, sobald wir Nutzerzahl, Datenmenge und Ihre Anforderungen an den Datenschutz kennen.