IT für Hausverwaltungen: weniger Telefonchaos, mehr Überblick
Mieter melden Schäden, Eigentümer fragen nach der Abrechnung, Handwerker brauchen Zugang. Wir helfen, Anfragen geordnet aufzunehmen, Dokumente zentral abzulegen und Versammlungen auch digital abzuhalten.
Womit Hausverwaltungen arbeiten
Herzstück ist die Verwaltungssoftware: Objekte, Einheiten, Mieter und Eigentümer, Buchhaltung, Hausgeldabrechnung und Nebenkostenabrechnung. Drumherum laufen Telefon, E-Mail, die Ablage für Verträge, Protokolle und Rechnungen sowie die Abstimmung mit Hausmeistern und Handwerksbetrieben.
Seit der WEG-Reform 2020 können Eigentümer per Beschluss online an Versammlungen teilnehmen. Viele Verwaltungen bieten deshalb hybride Versammlungen an – mit Technik, die zuverlässig funktionieren muss, wenn zwanzig Eigentümer zuschauen.
Wo Hausverwaltungen ausgebremst werden
Anrufe zu jeder Tageszeit
Mieter melden Schäden morgens, mittags und abends. Ein großer Teil der Arbeitszeit geht ans Telefon.
Unvollständige Meldungen
Es fehlen Objekt, Wohnung, Fotos oder Erreichbarkeit. Jede Meldung braucht einen zweiten Anruf.
Belege im Postfach
Rechnungen von Handwerkern kommen per E-Mail und müssen von Hand dem Objekt zugeordnet werden.
Versammlungstechnik improvisiert
Laptop, Konferenzlink und Mikrofon werden jedes Mal neu zusammengesucht.
Bausteine für Verwaltungen
Schadensmeldung am Telefon
Ein KI-Telefonassistent fragt Objekt, Wohnung, Schaden und Rückrufnummer ab und übergibt eine vollständige Meldung.
Fotos per WhatsApp
Mieter schicken Bilder an den WhatsApp-Assistenten, der sie der Meldung zuordnet.
Rechnungen automatisch zuordnen
Mit n8n werden Rechnungen aus dem Postfach erkannt, abgelegt und zur Prüfung vorgelegt.
Hybride Versammlungen
Wir richten Microsoft Teams und Konferenztechnik so ein, dass Online-Teilnehmende gut hören und gesehen werden.
Ablage je Objekt
Eine strukturierte SharePoint-Ablage mit Ordnern pro Liegenschaft und klaren Zugriffsrechten.
Telefonie mit Zeitsteuerung
Die Cloud-Telefonie schaltet außerhalb der Sprechzeiten automatisch auf Ansage oder Assistent um.
So könnte das bei Ihnen aussehen
Ein ausgedachter Ablauf in einer Verwaltung mit rund 1.500 Einheiten. Kein Kundenprojekt.
Meldung nach Feierabend
Ein Mieter ruft um 18 Uhr wegen eines klemmenden Garagentors an. Der KI-Assistent nimmt ab und fragt die nötigen Angaben ab.
Akuter Fall erkannt
Bei Stichworten wie Wasser oder Gas nennt der Assistent die Notdienstnummer, die Sie für das Objekt hinterlegt haben.
Vorgang am Morgen
Am nächsten Morgen liegt die Meldung vollständig im Postfach, inklusive Foto, das der Mieter per WhatsApp nachgereicht hat.
Auftrag und Rechnung
Die Verwaltung beauftragt den Handwerker. Dessen Rechnung wird später automatisch dem Objekt zugeordnet abgelegt.
Was sich für Ihr Team konkret ändert
Die meisten Verwaltungen, mit denen wir sprechen, wollen nicht weniger Kontakt zu Mietern und Eigentümern – sie wollen weniger unstrukturierte Anrufe. Eine Schadensmeldung, die vollständig ankommt, spart zwei Rückfragen. Eine Rechnung, die automatisch im richtigen Objektordner liegt, spart die Suche bei der Abrechnung.
Wir führen die Bausteine einzeln ein und fangen dort an, wo die meiste Zeit verloren geht. Oft ist das die Telefonie: klare Sprechzeiten, eine Ansage mit den wichtigsten Infos und eine Rufgruppe, in der Anrufe nicht an einer einzigen Person hängen. Danach folgen Assistent, Ablage und Automatisierung. Jede Etappe hat einen Festpreis, sodass Sie die Kosten auf Ihre Verwaltungsvergütung abstimmen können.
Fragen aus Hausverwaltungen
Wird der KI-Assistent an unsere Verwaltungssoftware angebunden?
Das hängt von der Software ab. Manche Programme bieten eine Schnittstelle, über die Meldungen direkt als Vorgang angelegt werden können, bei anderen bleibt es bei einer strukturierten E-Mail. Wir prüfen das vor dem Angebot und sagen Ihnen ehrlich, was geht.
Übernimmt STKom den Notdienst für unsere Objekte?
Nein. STKom bietet keine Notfallbereitschaft. Der KI-Assistent kann aber nach Ihren Vorgaben bei akuten Schäden die Notdienstnummer nennen, die Sie oder Ihre Vertragshandwerker bereitstellen. Die Zuständigkeit bleibt bei Ihnen.
Ist ein Telefonassistent bei Mieterdaten datenschutzkonform?
Ja, wenn er sauber eingerichtet ist: Verarbeitung auf Servern in Deutschland, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Hinweis zu Beginn des Gesprächs und nur die Daten, die für die Meldung nötig sind. Der Ratgeber KI-Telefonassistent und DSGVO erklärt die Details.
Welche Technik brauchen wir für hybride Eigentümerversammlungen?
Meist reichen ein Notebook mit Teams, eine Konferenzkamera mit Raummikrofon und eine stabile Internetverbindung im Versammlungsraum. Wir stimmen die Technik auf Ihre Räume ab und testen sie vorher. Die rechtlichen Voraussetzungen der Online-Teilnahme klären Sie mit Ihrer Verwaltungspraxis.
Passt oft dazu
Ihre Verwaltung entlasten
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre