Lead-Qualifizierung per KI-Telefonassistent: Ihr Vertrieb ruft nur noch passende Anfragen zurück
Wer eine Anfrage stellt, will schnell eine Antwort. Der Assistent nimmt neue Interessenten sofort an, stellt die Fragen, die Ihr Vertrieb sonst im ersten Gespräch stellt, legt den Kontakt im CRM an und bucht bei Bedarf direkt einen Termin.
Gute Anfragen gehen im Tagesgeschäft unter
Neue Interessenten rufen meist dann an, wenn der Vertrieb unterwegs oder im Termin ist. Die Zentrale notiert eine Nummer, manchmal einen Namen, selten den Bedarf. Bis jemand zurückruft, vergehen Stunden oder Tage – und der Interessent hat womöglich schon mit dem Wettbewerb gesprochen. Gleichzeitig verbringt der Vertrieb Zeit mit Anfragen, die gar nicht zum Angebot passen.
Ein KI-Telefonassistent sorgt dafür, dass jede Anfrage sofort beantwortet und vollständig erfasst wird. Er stellt einen festen Fragenkatalog, ordnet die Anfrage ein und legt einen sauberen Datensatz im CRM an. Ihr Vertrieb sieht auf einen Blick, worum es geht und wie dringend es ist.
Eine Anfrage bei einem Anbieter für Büroeinrichtung
Fiktives Beispiel; Firma, Anrufer und Angaben sind erfunden.
Begrüßung
Assistent: „Guten Tag, Sie sprechen mit dem KI-Assistenten. Ich nehme Ihre Anfrage auf und vereinbare gern einen Termin mit unserem Vertrieb.“
Bedarf
Anruferin: „Wir ziehen im Frühjahr um und brauchen neue Arbeitsplätze, so um die 30.“ – Assistent: „Geht es um Schreibtische und Stühle oder auch um Besprechungsräume und Akustik?“
Rahmen klären
Der Assistent fragt nach Firma, Ort, Zeitrahmen und ob es schon eine Planung gibt. Nach dem Budget fragt er nur, wenn Sie das vorgeben, und akzeptiert „weiß ich noch nicht“.
Termin
Assistent: „Für Projekte dieser Größe ist Herr Schulte zuständig. Er hätte Mittwoch um 15 Uhr oder Donnerstag um 10 Uhr Zeit für ein Gespräch vor Ort.“ – Anruferin: „Mittwoch.“
Übergabe
Im CRM entsteht ein Kontakt mit Firma, Ansprechpartnerin, Bedarf, Zeitrahmen und Termin. Herr Schulte bekommt eine Zusammenfassung, bevor er losfährt.
Vorarbeit durch den Assistenten, Abschluss durch Menschen
Fragenkatalog
Branche, Größe, Bedarf, Zeitrahmen, Entscheidungsweg: Sie legen fest, was gefragt wird und in welcher Reihenfolge.
Einordnung
Nach Ihren Kriterien markiert der Assistent Anfragen als passend, unklar oder nicht passend und leitet entsprechend weiter.
Termin mit dem Vertrieb
Passende Interessenten bekommen direkt einen Gesprächstermin im Kalender der zuständigen Person.
Beim Vertrieb: Beratung
Lösungen, Varianten und Empfehlungen bespricht Ihr Vertrieb. Der Assistent verkauft nicht.
Beim Vertrieb: Preise
Angebote, Rabatte und Konditionen nennt der Assistent nicht. Allgemeine Preisangaben nur, wenn Sie sie freigeben.
Beim Vertrieb: Absagen
Passt eine Anfrage nicht, formuliert der Assistent höflich und nach Ihrer Vorgabe – die Entscheidung haben Sie vorher getroffen.
CRM, Kalender und Benachrichtigung
Der Assistent legt Kontakte, Firmen und Verkaufschancen direkt im CRM an, etwa in HubSpot oder Pipedrive, und hängt eine Gesprächszusammenfassung an. Wenn Sie noch kein CRM nutzen oder es neu aufsetzen wollen, unterstützt Sie unsere CRM-Einführung. Termine bucht er in den Kalendern Ihres Vertriebs; eine Benachrichtigung per E-Mail oder im Team-Chat sorgt dafür, dass niemand eine heiße Anfrage übersieht.
Wichtig: Diese Seite beschreibt eingehende Anrufe. Der Assistent meldet sich auf Anfragen, er ruft keine fremden Kontakte unaufgefordert an.
Woher die Anrufe kommen
Besonders gut wirkt der Assistent, wenn Sie Anfragen gezielt auf eine Rufnummer lenken – etwa die Nummer auf Ihrer Website, in Anzeigen oder auf Messeunterlagen. Mit einer eigenen Durchwahl je Kampagne sehen Sie später auch, welcher Kanal wie viele passende Anfragen bringt.
Fair gegenüber Interessenten
Der Assistent stellt sich als KI vor – so verlangt es die Transparenzpflicht der KI-Verordnung, und Interessenten wissen, woran sie sind. Er fragt nur, was für die Einordnung nötig ist, und speichert die Daten in Ihrem CRM mit den Löschregeln, die dort ohnehin gelten. Wer lieber direkt mit dem Vertrieb sprechen will, bekommt einen Rückruf. Mehr im Ratgeber KI-Telefonassistent und DSGVO.
Fragen zur Lead-Qualifizierung per KI
Schreckt eine KI neue Interessenten nicht ab?
Weniger als ein Anrufbeantworter oder ein Besetztzeichen. Entscheidend ist, dass der Assistent schnell zum Punkt kommt, sich ehrlich als KI vorstellt und einen echten Nutzen bietet, etwa einen festen Termin. Mehr dazu im Ratgeber Akzeptanz bei Anrufern.
Welche Fragen sollte der Assistent stellen?
So wenige wie möglich, so viele wie nötig. Als Richtwert taugen vier bis sechs Fragen: Worum geht es, für welches Unternehmen, bis wann, wer entscheidet, wie erreichbar. Den genauen Katalog stimmen wir mit Ihrem Vertrieb ab und testen ihn vor dem Start.
Landen die Daten direkt im CRM?
Ja, sofern Ihr CRM eine Schnittstelle hat, was bei gängigen Systemen der Fall ist. Der Assistent legt Kontakt, Firma und Verkaufschance an und vermeidet Dubletten, indem er nach vorhandenen Einträgen sucht.
Kann der Assistent auch Interessenten anrufen?
Wir richten ihn für eingehende Anrufe ein. Ausgehende Anrufe an Interessenten unterliegen engen rechtlichen Grenzen, gerade gegenüber Privatpersonen. Rückrufe auf ausdrücklichen Wunsch lassen sich im Einzelfall besprechen.
Was ist, wenn ein Interessent gar nicht passt?
Dann nimmt der Assistent die Anfrage trotzdem höflich auf und sagt, wie es weitergeht – zum Beispiel, dass sich jemand mit einer Einschätzung meldet. Ob und wie abgesagt wird, entscheiden Sie; der Assistent lehnt niemanden eigenmächtig ab.
Wie schnell erfährt der Vertrieb von einer neuen Anfrage?
Sofort nach dem Gespräch. Der Datensatz steht im CRM, und eine Benachrichtigung per E-Mail oder im Team-Chat weist auf die neue Anfrage hin. Besonders passende Anfragen kann der Assistent während der Geschäftszeiten auch direkt an einen freien Vertriebsmitarbeiter durchstellen.
Passt oft dazu
Anfragen schneller qualifizieren
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre