Software und KI, die im Mittelstand verlässlich funktionieren.

STKom ist ein IT-Systemhaus mit Sitz in Lehre bei Braunschweig, gegründet 2002, und arbeitet für Unternehmen in ganz Deutschland. Der Schwerpunkt liegt auf Software und künstlicher Intelligenz für mittelständische Unternehmen. Wir entwickeln individuelle Anwendungen und Schnittstellen zwischen ERP, CRM, Buchhaltung und Branchensoftware, automatisieren wiederkehrende Abläufe und setzen KI-Anwendungen wie den KI-Telefonassistenten oder den WhatsApp-Assistenten ein. Damit diese Lösungen zuverlässig laufen, betreuen wir auch die Grundlagen darunter: CRM-Systeme wie HubSpot oder Pipedrive, Microsoft 365, Cloud-Telefonie, IT-Support, Netzwerk und IT-Sicherheit. Entwicklung, Betrieb und Support liegen bei uns im selben Haus. Sie haben also einen Ansprechpartner, der Ihre Systeme kennt und auch nach dem Projekt Verantwortung übernimmt. Mehr als 500 Unternehmen arbeiten mit uns, mehr als die Hälfte davon seit über fünf Jahren.

Oft ja, aber nicht immer. Bevor wir entwickeln, prüfen wir, ob eine fertige Software oder ein vorhandener Konnektor in n8n oder Power Automate die Aufgabe günstiger löst. Ist das der Fall, empfehlen wir diesen Weg. Eigene Software lohnt sich vor allem in drei Situationen: wenn zwei Systeme zusammenarbeiten müssen, für die es keine fertige Verbindung gibt, wenn ein Ablauf ein echter Wettbewerbsvorteil ist, den Standardsoftware nicht abbildet, oder wenn eine gewachsene Excel-Lösung an ihre Grenzen stößt und ein ERP-System zu groß wäre. Entscheidend ist die Wirtschaftlichkeit: Wir rechnen gemeinsam mit Ihnen, wie viel Arbeitszeit eine Lösung pro Monat spart und wann sich die Entwicklung amortisiert. Häufig reichen wenige Tage Entwicklung, um eine wöchentliche Routinearbeit dauerhaft abzulösen, etwa das Übertragen von Aufträgen, Rechnungen oder Stammdaten.

Wir setzen KI dort ein, wo sich wiederkehrende Arbeit klar beschreiben lässt und das Ergebnis überprüfbar ist. Typische Einsatzfelder im Mittelstand sind die Annahme von Telefonaten durch einen KI-Telefonassistenten, der Fragen beantwortet, Termine bucht und Anliegen im CRM ablegt, die Beantwortung von Kundenanfragen per WhatsApp, das Auslesen von Dokumenten wie Rechnungen, Lieferscheinen oder Bestellungen sowie die Übertragung von Daten zwischen Systemen. Wichtig ist uns, dass die KI in bestehende Abläufe eingebunden wird und klare Grenzen hat: Was sie nicht sicher lösen kann, übergibt sie an einen Menschen. Wir starten meist mit einem eng umrissenen Anwendungsfall, messen den Nutzen und bauen erst danach aus. Welche Einsatzfelder sich in Ihrem Unternehmen rechnen und wo KI heute noch nicht zuverlässig genug ist, beschreibt unser Ratgeber KI im Mittelstand.

Datenschutz klären wir vor dem Start, nicht danach. Zuerst legen wir fest, welche personenbezogenen Daten eine KI-Anwendung überhaupt verarbeiten muss, und beschränken sie auf das Nötige. Dann dokumentieren wir, wo die Verarbeitung stattfindet, welche Dienstleister beteiligt sind und wer Zugriff auf Gespräche, Protokolle und Auswertungen hat. Mit allen Beteiligten wird die Auftragsverarbeitung vertraglich geregelt. Gegenüber Ihren Kunden ist die KI klar gekennzeichnet: Anrufer erfahren zu Beginn des Gesprächs, dass sie mit einem digitalen Assistenten sprechen,. Was der Assistent nicht klären kann, gibt er als Rückrufbitte an Ihr Team weiter. Speicherfristen für Aufzeichnungen und Transkripte stimmen wir mit Ihnen ab. So können Sie gegenüber Kunden, Mitarbeitenden und Ihrem Datenschutzbeauftragten nachvollziehbar erklären, was mit den Daten passiert. Was im Einzelnen zu beachten ist, von der Hinweisansage bis zum AV-Vertrag, erklärt unser Ratgeber KI-Telefonassistent und DSGVO.

Bei Softwareprojekten liegt in der Regel nach etwa zwei Wochen ein erster lauffähiger Prototyp vor. Damit arbeiten Sie mit echten Daten und geben Rückmeldung, bevor der volle Umfang entwickelt wird. Das verhindert, dass am Ende etwas entsteht, das am Alltag vorbeigeht. Davor steht eine kurze Analyse, in der wir Abläufe, Systeme und Datenquellen aufnehmen und den Aufwand abschätzen. Bei klar umrissenem Umfang erhalten Sie anschließend ein Festpreisangebot, bei offenen Anforderungen arbeiten wir in überschaubaren Abschnitten mit transparentem Aufwand. Ein KI-Telefonassistent ist üblicherweise nach vier bis sechs Wochen im Live-Betrieb, einschließlich Wissensbasis, Anbindung an Kalender oder CRM und einer Testphase mit Ihrem Team. Kleinere Automatisierungen, etwa die Übergabe von Rechnungen an DATEV oder die Synchronisierung von Kontakten zwischen zwei Systemen, laufen oft schon nach wenigen Tagen. Den konkreten Zeitplan legen wir im Konzept schriftlich fest.

Ja. Entwicklung, Betrieb und Support liegen bei STKom im selben Haus in Lehre. Das Team, das eine Lösung gebaut hat, betreut sie auch danach. Dazu gehören die Überwachung von Schnittstellen und Automatisierungen, Updates, wenn sich angebundene Systeme ändern, Anpassungen an neue Abläufe und die Weiterentwicklung, wenn Ihr Unternehmen wächst. Bei KI-Anwendungen pflegen wir außerdem die Wissensbasis und werten aus, wo der Assistent an Grenzen stößt, um ihn gezielt zu verbessern. Auf Wunsch übernehmen wir zusätzlich den laufenden IT-Betrieb mit Managed Services, sodass Software, Server, Arbeitsplätze und Telefonie in einer Hand liegen. Unser Support ist Montag bis Donnerstag von 8:30 bis 17:00 Uhr und Freitag von 8:30 bis 15:30 Uhr erreichbar, per Telefon, E-Mail oder über das Support-Portal. Eine Rufbereitschaft am Wochenende bieten wir nicht an, das sagen wir offen.