Exchange-Online-Migration ohne verlorene Mails.
Ob alter Exchange-Server im Keller, Postfächer bei einem Hoster oder IMAP-Konten: Wir ziehen E-Mails, Kalender und Kontakte zu Exchange Online um und stellen DNS, Weiterleitungen und Outlook so um, dass Ihr Team am Morgen danach einfach weiterarbeitet.
- Postfächer
- mit Kalender, Kontakten, Ordnern
- DNS
- MX, SPF, DKIM, DMARC
- Termin
- Umschaltung zu Ihrem Wunschzeitpunkt
Wann sich der Umzug zu Exchange Online lohnt
Ein eigener Exchange-Server braucht Updates, Sicherheitspatches, Backup und irgendwann neue Hardware. Ältere Versionen erhalten von Microsoft keine Sicherheitsupdates mehr – ein Risiko, das gerade Mailserver betrifft, weil sie direkt aus dem Internet erreichbar sind. Postfächer bei kleinen Hostern stoßen dagegen oft an Speichergrenzen oder bieten keine gemeinsamen Kalender.
Exchange Online ist Teil der meisten Microsoft-365-Pakete. Jedes Postfach hat in den Business-Paketen 50 GB Speicher, gemeinsame Kalender und Postfächer funktionieren ohne Zusatzsoftware, Outlook läuft auf PC, Smartphone und im Browser. Updates und Hardware übernimmt Microsoft.
Wichtig ist, dass der Umzug sauber vorbereitet ist. Die meisten Probleme entstehen nicht beim Kopieren der Mails, sondern bei vergessenen Weiterleitungen, Druckern und Scannern, die per E-Mail versenden, oder Programmen, die Mails über den alten Server schicken. Diese Punkte gehen wir vorher mit Ihnen durch. Die komplette Einführung beschreibt die Seite Microsoft 365.
Welcher Weg für Ihre Ausgangslage passt
Microsoft bietet mehrere Migrationsverfahren an. Welches wir nutzen, hängt vom Quellsystem und der Zahl der Postfächer ab.
| Ausgangslage | Verfahren | Was mitkommt |
|---|---|---|
| Eigener Exchange-Server, wenige Postfächer | Übernahme aller Postfächer in einem Schritt (Cutover) | Mails, Kalender, Kontakte, Ordner |
| Eigener Exchange-Server, viele Postfächer oder Standorte | Stufenweise oder hybride Migration | Alles, plus gemeinsame Übergangsphase |
| Postfächer bei einem Hoster (IMAP) | IMAP-Migration plus Nacharbeit | Mails und Ordner; Kalender und Kontakte separat |
| Anderer Cloud-Anbieter | Migration mit passendem Werkzeug | Je nach Anbieter – prüfen wir vorab |
Die konkrete Methode legen wir nach der Bestandsaufnahme fest. Bei IMAP-Quellen sagen wir Ihnen vorher, welche Daten manuell übertragen werden müssen.
Was bei der Migration mit umzieht
Ein Mailsystem besteht aus mehr als den Postfächern einzelner Personen. Diese Punkte nehmen wir mit.
Gemeinsame Postfächer
Adressen wie info@ oder rechnung@ als freigegebene Postfächer, ohne eigene Lizenz.
Verteiler und Gruppen
Verteilerlisten und Microsoft-365-Gruppen mit denselben Mitgliedern wie vorher.
Weiterleitungen und Regeln
Serverseitige Weiterleitungen und Abwesenheitsnotizen neu einrichten und prüfen.
Signaturen
Einheitliche Signaturen für alle, auf Wunsch zentral gepflegt.
Archiv
Alte PST-Dateien und Archive ins Online-Archiv übernehmen, statt sie auf Rechnern liegen zu lassen.
Smartphones
Outlook-App oder Mail-App auf Firmenhandys neu verbinden, mit kurzer Anleitung für Ihr Team.
So läuft die Exchange-Online-Migration
Ihre Postfächer bleiben bis zum Umschalten in Betrieb. Neue Mails gehen nicht verloren, weil wir vor und nach der Umstellung abgleichen.
Bestandsaufnahme
Postfächer, Größen, Weiterleitungen, Verteiler, freigegebene Postfächer, Geräte und Programme, die Mails senden.
Vorbereitung
Tenant und Domain einrichten, Benutzer anlegen, Lizenzen zuweisen, SPF und DKIM vorbereiten.
Vorab-Synchronisierung
Der Großteil der Daten wird im Hintergrund kopiert, während Ihr Team normal arbeitet.
Umschaltung
MX-Eintrag umstellen, letzte Abgleiche, Outlook-Profile auf den Arbeitsplätzen und Smartphones neu verbinden.
Nacharbeit
Scanner, Drucker und Fachprogramme umstellen, DMARC aktivieren, alten Server nach Freigabe abschalten.
Fragen zur Exchange-Online-Migration
Gehen bei der Umstellung E-Mails verloren?
Nein, wenn die Umstellung sauber geplant ist. Wir kopieren die Postfächer vorab und gleichen nach dem Umschalten des MX-Eintrags noch einmal ab. Mails, die in der Übergangszeit beim alten Server ankommen, werden nachgezogen. Die Umschaltung legen wir auf einen ruhigen Zeitpunkt.
Wie lange dauert die Migration?
Bei kleinen und mittleren Unternehmen meist zwei bis sechs Wochen von der Bestandsaufnahme bis zur Abschaltung des alten Servers, abhängig von Postfachgrößen und Standorten. Die eigentliche Umschaltung passiert an einem Tag, die Vorarbeit davor braucht mehr Zeit.
Was ist mit Scannern und Programmen, die Mails versenden?
Die gehören zur Bestandsaufnahme. Multifunktionsgeräte, Warenwirtschaft oder Branchensoftware versenden oft über den alten Mailserver. Wir stellen sie auf Exchange Online um, je nach Gerät per authentifiziertem Versand oder über einen Konnektor.
Was bedeuten SPF, DKIM und DMARC?
Das sind DNS-Einträge, die belegen, dass Mails mit Ihrer Absenderadresse wirklich von Ihnen kommen. Ohne sie landen Ihre Mails häufiger im Spam, und Betrüger können leichter in Ihrem Namen schreiben. Wir richten alle drei im Rahmen der Migration ein. Mehr zu gefälschten Mails im Ratgeber Phishing erkennen.
Brauchen wir dafür Microsoft 365 Business Premium?
Nein. Exchange Online ist schon in Business Basic und Standard enthalten. Premium lohnt sich, wenn Sie zusätzlich Geräte zentral verwalten und Zugriffe stärker einschränken möchten. Welche Lizenzen zu welcher Rolle passen, klären wir vorher.
Passt oft dazu
Exchange-Online-Migration anfragen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre