SharePoint einführen: die Ablage, die der Fileserver nie war.
Wir planen mit Ihnen, wie Ihre Dateien in SharePoint Online organisiert werden, wer was sehen darf und wie der alte Fileserver geordnet abgelöst wird – damit danach niemand mehr „Laufwerk S“ sucht.
- Planung
- vor dem ersten Dateiumzug
- Berechtigungen
- über Gruppen statt Einzelpersonen
- Umzug
- in Etappen nach Abteilung
Warum ein 1:1-Umzug selten gut geht
Ein über Jahre gewachsener Fileserver hat meist eine Ordnerstruktur, die nur noch ein oder zwei Personen verstehen: tiefe Verschachtelungen, Ordner mit Namen wie „Alt_neu_2019“, Berechtigungen auf einzelnen Unterordnern. Wer das 1:1 nach SharePoint kopiert, nimmt alle Probleme mit – und bekommt neue dazu, etwa zu lange Pfade oder Dateien, die sich nicht synchronisieren lassen.
Wir gehen deshalb anders vor: erst die Zielstruktur, dann der Umzug. In SharePoint arbeiten Sie mit Websites und Bibliotheken statt mit einem einzigen großen Laufwerk. Abteilungen, Projekte und zentrale Dokumente wie Vorlagen oder Handbücher bekommen jeweils ihren Platz. Berechtigungen vergeben wir über Gruppen, nicht über einzelne Personen, damit sie auch in drei Jahren noch nachvollziehbar sind.
Wenn Sie zusätzlich Microsoft Teams nutzen, planen wir beides zusammen – denn hinter jedem Team steckt eine SharePoint-Website. Wer Daten bewusst außerhalb von Microsoft speichern möchte, findet mit PowerFolder eine Alternative mit Servern in Deutschland.
Was wir bei der SharePoint-Einführung übernehmen
Analyse des Fileservers
Datenmenge, Dateitypen, Pfadlängen, Berechtigungen und ungenutzte Altdaten auswerten.
Zielstruktur
Websites, Bibliotheken und Metadaten so planen, dass Ihr Team Dateien ohne Suchen findet.
Berechtigungskonzept
Wer liest, wer bearbeitet, wer verwaltet – dokumentiert und über Gruppen umgesetzt.
Datenmigration
Umzug mit den Microsoft-Migrationswerkzeugen, in Etappen und mit Prüfung danach.
Synchronisierung
OneDrive-Client so einrichten, dass wichtige Bibliotheken im Explorer erscheinen.
Intranet auf Wunsch
Eine Startseite mit Neuigkeiten, Telefonliste und Links für das ganze Unternehmen.
Vom Fileserver zu SharePoint in fünf Schritten
Der Fileserver bleibt bis zum Schluss lesbar. Abgeschaltet wird erst, wenn alle Abteilungen umgezogen sind und niemand mehr darauf zugreift.
Analyse
Datenbestand auswerten, Altdaten mit Ihnen zum Archivieren oder Löschen markieren.
Zielbild
Struktur und Berechtigungen in einem Workshop festlegen und schriftlich festhalten.
Einrichtung
Websites, Bibliotheken, Gruppen und Synchronisierung anlegen.
Umzug in Etappen
Abteilung für Abteilung migrieren, prüfen, alte Ordner schreibschützen.
Abschluss
Kurze Schulung, Dokumentation, Fileserver nach Freigabe außer Betrieb nehmen.
Was wir vor dem Umzug klären
Drei Punkte, an denen SharePoint-Projekte im Mittelstand am häufigsten hängen bleiben.
Pfade und Dateinamen
Sehr tiefe Ordner und Sonderzeichen machen Probleme bei der Synchronisierung. Wir finden sie vorher und kürzen mit Ihnen.
Verknüpfte Dateien
Excel-Mappen mit Bezügen auf andere Dateien oder Vorlagen mit festen Laufwerkspfaden müssen angepasst werden.
Fachanwendungen
Manche Programme erwarten ein Netzlaufwerk. Für sie planen wir eine eigene Lösung, statt sie zu übersehen.
Fragen zur SharePoint-Einführung
Was ist der Unterschied zwischen SharePoint und OneDrive?
OneDrive ist der persönliche Speicher jeder Person, SharePoint die gemeinsame Ablage für Abteilungen und Projekte. Faustregel: Was nach Ihrem Austritt noch gebraucht wird, gehört nach SharePoint. Den Unterschied erklärt auch das Glossar zu OneDrive.
Können wir weiter im Windows-Explorer arbeiten?
Ja. Über den OneDrive-Client erscheinen ausgewählte SharePoint-Bibliotheken im Explorer wie ein Ordner. Dateien werden bei Bedarf heruntergeladen. Wir richten ein, welche Bibliotheken für welche Gruppen automatisch eingebunden werden.
Was passiert mit sehr großen Dateien oder CAD-Daten?
Große Dateien, CAD-Projekte mit vielen Verknüpfungen oder Datenbanken eignen sich oft nicht für die Synchronisierung. Das prüfen wir in der Analyse. Für solche Fälle bleibt manchmal ein lokaler Speicher sinnvoll – das sagen wir Ihnen vorher, nicht nach dem Umzug.
Wie lange dauert der Umzug?
Das hängt von Datenmenge und Struktur ab. Die reine Übertragung ist meist das Kleinere, Planung und Aufräumen brauchen mehr Zeit. Nach der Analyse bekommen Sie einen Zeitplan je Abteilung. Ihr Team arbeitet während des Umzugs normal weiter.
Wer darf welche Dateien sehen?
Das legen wir im Berechtigungskonzept fest, bevor migriert wird. Typisch sind drei Stufen: lesen, bearbeiten, verwalten. Vergeben werden sie über Gruppen wie „Buchhaltung“ oder „Projektleitung“. Wer die Abteilung wechselt, bekommt eine neue Gruppe – statt dass jemand in zwanzig Ordnern Rechte nachpflegen muss.
Brauchen wir zusätzliche Lizenzen?
In der Regel nicht. SharePoint Online ist in Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium enthalten. Der Gesamtspeicher wächst mit der Zahl der Lizenzen. Reicht er nicht, lässt sich Speicher dazubuchen. Die Lizenzen beziehen Sie auf Wunsch über uns als CSP.
Passt oft dazu
SharePoint-Einführung anfragen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre