Was ist OneDrive?
OneDrive ist der Cloud-Speicher von Microsoft. In Microsoft 365 erhält jeder Benutzer einen persönlichen Bereich – bei den Business-Tarifen in der Regel 1 TB –, dessen Dateien zwischen PC, Smartphone und Browser synchronisiert werden.
Für viele ist OneDrive das blaue Wolkensymbol in der Taskleiste. Dahinter steckt der Ort, an dem persönliche Arbeitsdateien liegen sollen, statt auf der lokalen Festplatte.
Synchronisierung und Dateien bei Bedarf
Der OneDrive-Client spiegelt Dateien in den Windows-Explorer. Mit „Dateien bei Bedarf“ werden sie nur angezeigt und erst beim Öffnen heruntergeladen, was Speicherplatz spart. Änderungen landen automatisch in der Cloud; frühere Versionen lassen sich wiederherstellen. Häufig werden auch Desktop- und Dokumente-Ordner automatisch nach OneDrive umgeleitet – ein ausgefallener Laptop ist dann kein Datenverlust mehr.
Persönlicher Bereich statt Teamablage
Ein Vertriebsmitarbeiter bereitet einen Angebotsentwurf in OneDrive vor und teilt ihn per Link mit seiner Chefin zur Durchsicht. Sobald das Angebot final ist, gehört es aber in die gemeinsame Ablage in SharePoint beziehungsweise in den Dateien-Bereich von Teams. Denn: Verlässt jemand das Unternehmen, wird sein OneDrive nach einer Frist gelöscht.
Worauf Sie achten sollten
- Klare Regel: Persönliches in OneDrive, Gemeinsames in SharePoint.
- Externe Freigaben einschränken oder mit Ablaufdatum versehen.
- Für Mitarbeiteraustritte einen Übergabeprozess festlegen.
- Synchronisierung ersetzt kein Backup: Gelöschte Dateien verschwinden auch in der Cloud.
OneDrive und Alternativen
Wer Wert auf einen deutschen Anbieter oder eine eigene Serverlösung legt, betrachtet Alternativen wie PowerFolder. Einen Überblick gibt der Vergleich PowerFolder vs. OneDrive.
Passt oft dazu
Dateiablage neu ordnen?
Ablagekonzept und Einrichtung übernehmen wir bei der Einführung von Microsoft 365.