Was ist Microsoft Teams?

Viele Unternehmen haben Teams während der Pandemie im Schnellverfahren eingeführt – oft nur für Videokonferenzen. Das eigentliche Potenzial liegt in der strukturierten Zusammenarbeit.

Teams, Kanäle und Chats

Ein Team ist eine Gruppe von Personen, zum Beispiel eine Abteilung oder ein Projekt. Innerhalb eines Teams gibt es Kanäle für Themen, jeweils mit Unterhaltungen und einem Dateibereich, der technisch in SharePoint liegt. Daneben stehen private Chats für Absprachen zwischen Einzelnen. Besprechungen lassen sich planen, aufzeichnen und mit Externen durchführen.

Eine Projektabwicklung mit Teams

Ein Messebauer legt für jeden Auftrag ein Team an. Grafik, Werkstatt und Projektleitung tauschen sich im Kanal aus, statt E-Mails mit wechselnden Verteilern zu schreiben. Entwürfe liegen im Dateibereich, die Abstimmung mit dem Kunden läuft über eine Teams-Besprechung. Nach Abschluss wird das Team archiviert. Ein solches Ablagekonzept beschreibt der Ratgeber Teams-Ordnerstruktur und SharePoint.

Telefonieren in Teams?

Mit einer Zusatzlizenz (Teams Phone) und einem Anschluss ans Telefonnetz kann Teams auch extern telefonieren. Für Betriebe mit vielen Warteschlangen, Sprachmenüs oder Tischtelefonen ist eine eigenständige Cloud-Telefonie oft passender. Die Vor- und Nachteile stellt der Vergleich Cloudya vs. Teams-Telefonie gegenüber.

Was die Einführung erfolgreich macht

Klare Regeln, wofür Teams und wofür E-Mail genutzt wird, eine überschaubare Zahl an Teams mit festen Besitzern und eine kurze Schulung. Persönliche Dateien gehören weiterhin in OneDrive.