Was ist SharePoint?
SharePoint ist die Microsoft-Plattform für gemeinsame Dokumente und Informationen im Unternehmen. In Microsoft 365 dient es als zentrale Dateiablage für Abteilungen und Projekte und kann zusätzlich als Intranet genutzt werden.
Viele Anwender arbeiten mit SharePoint, ohne den Namen zu kennen: Jede Datei im Bereich „Dateien“ eines Teams-Kanals liegt technisch in SharePoint.
Websites, Bibliotheken, Listen
SharePoint ist in Websites gegliedert, etwa für die Buchhaltung oder ein Kundenprojekt. Jede Website enthält Dokumentbibliotheken – vergleichbar mit Netzlaufwerksordnern, aber mit Versionierung, Metadaten und gemeinsamer Bearbeitung in Echtzeit. Listen bilden strukturierte Daten ab, zum Beispiel ein Fahrzeugbuch oder Urlaubsanträge. Berechtigungen werden je Website oder Bibliothek vergeben.
Vom Netzlaufwerk zur Cloud-Ablage
Ein Bauunternehmen ersetzt sein Laufwerk „S:“ durch SharePoint. Statt eines riesigen Ordnerbaums gibt es je Abteilung eine Website und je Bauvorhaben einen Bereich in Teams. Bauleiter öffnen Pläne auf dem Tablet, das Büro bearbeitet gleichzeitig das Aufmaß. Wie man eine solche Struktur sinnvoll aufbaut, beschreibt der Ratgeber Teams-Ordnerstruktur und SharePoint.
Was eine Migration gelingen lässt
- Nicht den alten Ordnerbaum 1:1 kopieren, sondern aufräumen. - Pfadlängen und Sonderzeichen prüfen; sehr tiefe Strukturen machen Probleme. - Berechtigungen einfach halten, möglichst über Gruppen. - Mitarbeitende schulen: Speichern, Teilen und Versionen funktionieren anders als im Explorer. Abläufe in SharePoint-Listen lassen sich mit Power Automate automatisieren.
SharePoint und OneDrive
OneDrive ist der persönliche Speicher eines Benutzers, SharePoint die gemeinsame Ablage. Technisch nutzen beide dieselbe Plattform.
Passt oft dazu
Netzlaufwerk ablösen?
Struktur, Migration und Schulung übernehmen wir bei der SharePoint-Einführung.