Teams und SharePoint: Die Ordnerstruktur, die im Alltag funktioniert

Eine tragfähige Struktur in Microsoft 365 folgt drei Regeln: Persönliche Arbeitsdateien gehören in OneDrive, gemeinsame Dateien in Teams oder SharePoint-Websites, und jedes Team entsteht entlang einer festen Gruppe von Menschen – nicht entlang eines Ordnerbaums. Weniger, dafür klar abgegrenzte Teams mit flachen Ordnern funktionieren besser als ein Nachbau des alten Laufwerks S:.

Wie Teams, SharePoint und OneDrive zusammenhängen

Diese drei Dienste verwirren, weil sie ineinandergreifen:

• OneDrive ist der persönliche Speicher jedes Nutzers. Entwürfe und eigene Unterlagen gehören hierhin.
• SharePoint ist der gemeinsame Speicher des Unternehmens, organisiert in Websites mit Dokumentbibliotheken.
• Teams ist die Oberfläche für Zusammenarbeit. Jedes Team hat im Hintergrund eine eigene SharePoint-Website, die Dateien eines Kanals liegen dort in einem Ordner.

Wer in Teams auf „Dateien“ klickt, arbeitet also in SharePoint. Daraus folgt die wichtigste Erkenntnis: Die Rechte eines Teams gelten für seine gesamte Ablage. Wer Mitglied ist, sieht grundsätzlich alles – bis auf private und freigegebene Kanäle, die eigene Websites erhalten.

Teams nach Personengruppen bilden, nicht nach Ordnern

Der häufigste Fehler beim Umzug: Für jeden Hauptordner des alten Servers entsteht ein Team. Das Ergebnis sind Dutzende Teams mit überlappenden Mitgliedern, in denen niemand weiß, wo etwas hingehört.

Besser ist die Frage: Welche Gruppe von Menschen arbeitet regelmäßig gemeinsam an denselben Unterlagen? Daraus ergeben sich typischerweise:

• Abteilungsteams wie Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung, Technik – mit stabiler Mitgliedschaft.
• Projekt- oder Kundenteams mit begrenzter Laufzeit, die nach Abschluss archiviert werden.
• Ein unternehmensweites Team oder eine Intranet-Website für Formulare, Vorlagen und Ankündigungen, auf die alle lesend zugreifen.
• Leitungsteams für Geschäftsführung und Personal mit eng begrenztem Kreis.

Für ein Unternehmen mit 30 bis 80 Mitarbeitenden reichen erfahrungsgemäß wenige Abteilungsteams plus Projektteams nach Bedarf.

Ein Beispiel: Maschinenbauer mit 50 Mitarbeitenden

Wie das konkret aussehen kann, zeigt ein fiktives, typisches Beispiel eines Herstellers mit Vertrieb, Konstruktion, Fertigung und Verwaltung:

• Intranet-Website „Unternehmen“: Formulare, Vorlagen, Telefonliste, Arbeitsanweisungen. Alle lesen, wenige bearbeiten.
• Team „Vertrieb“ mit den Kanälen Angebote, Messen, Preislisten.
• Team „Konstruktion“ mit den Kanälen Normteile, Prüfmittel, Vorlagen. Große CAD-Daten bleiben gegebenenfalls in ihrer Fachanwendung.
• Team „Fertigung“ für Schichtleitungen: Dienstpläne, Wartungspläne, Qualitätsberichte.
• Team „Verwaltung“ mit einem privaten Kanal „Personal“ für die Lohnbuchhaltung.
• Team „Geschäftsleitung“ mit drei Mitgliedern.
• Projektteams pro Großauftrag, die nach der Abnahme archiviert werden.

Kundenakten liegen nicht als eigene Teams vor, sondern als Ordner oder Einträge mit Metadaten in einer Bibliothek des Vertriebs. So bleiben es wenige Teams, und jeder Mitarbeitende sieht in seiner Teams-App nur die vier oder fünf Bereiche, die ihn betreffen.

Kanäle sparsam einsetzen

Jeder Standardkanal bekommt einen eigenen Ordner in der Dateiablage des Teams. Kanäle eignen sich für dauerhafte Themen innerhalb eines Teams – im Vertrieb etwa „Angebote“, „Messen“, „Preislisten“. Sie sind kein Ersatz für Unterordner jeder Kundenakte.

Private Kanäle für einen kleineren Kreis innerhalb eines Teams sind praktisch, erzeugen aber jeweils eine eigene SharePoint-Website mit eigenen Rechten. Setzen Sie sie gezielt ein, etwa für Personalthemen im Abteilungsteam, nicht als Standardlösung für Zugriffsbeschränkungen.

Daneben gibt es freigegebene Kanäle, die mit Personen aus anderen Teams oder sogar anderen Organisationen geteilt werden können, ohne dass diese Mitglied des gesamten Teams werden. Sie eignen sich für die Zusammenarbeit mit einem festen Partner, etwa einem Ingenieurbüro, brauchen aber klare Absprachen, welche Dateien dort liegen dürfen.

Eine Faustregel: Wenn ein Kanal über Monate keine Nachricht und keine Datei bekommt, gehört er weg.

Ordner innerhalb der Kanäle: flach und eindeutig

Auf dem alten Server waren sieben Ebenen tief verschachtelte Ordner normal. In SharePoint führt das zu langen Pfaden, Problemen bei der Synchronisation und Suchfrust. Empfehlungen:

• Höchstens drei Ebenen unterhalb eines Kanals.
• Eindeutige Namen ohne Sonderzeichen und ohne „Neu“, „Alt“, „Final_v2“.
• Datumsformat JJJJ-MM-TT am Anfang, wenn Chronologie wichtig ist.
• Metadaten statt Ordner, wo es sich lohnt: Eine Dokumentbibliothek mit Spalten wie Kunde, Jahr und Status lässt sich filtern, statt sich durchzuklicken.
• Versionierung nutzen, statt Kopien anzulegen. SharePoint speichert Vorgängerversionen automatisch.

Berechtigungen: so einfach wie möglich

In SharePoint lassen sich Rechte bis auf einzelne Dateien herunterbrechen. Genau das sollten Sie vermeiden. Einzelne Ausnahmen summieren sich zu einem Geflecht, das niemand mehr überblickt.

Bewährt hat sich:

• Rechte auf Ebene des Teams oder der Website vergeben, nicht pro Ordner.
• Was einen anderen Personenkreis braucht, kommt in ein anderes Team oder einen privaten Kanal.
• Jedes Team hat mindestens zwei Besitzer, die über Mitglieder entscheiden.
• Externe Gäste nur dort zulassen, wo sie gebraucht werden, und Gastzugänge regelmäßig prüfen.

Wer Rechte so plant, braucht später keine Detektivarbeit, um herauszufinden, warum eine Auszubildende die Gehaltsliste öffnen konnte.

Der Umzug vom Dateiserver

Bevor Daten migriert werden, lohnt eine Inventur: Welche Ordner wurden seit Jahren nicht geöffnet? Was ist Archiv, was ist aktiv? Erfahrungsgemäß ist ein großer Teil der Daten auf alten Servern selten oder nie genutzt.

Ein sinnvolles Vorgehen:

1. Zielstruktur auf Papier festlegen und mit den Abteilungen abstimmen.
2. Aktive Daten der neuen Struktur zuordnen, Altbestand separat archivieren.
3. Eine Abteilung als Pilot umziehen und eine Woche damit arbeiten lassen.
4. Erkenntnisse einarbeiten, dann die übrigen Bereiche umziehen.
5. Den alten Server schreibgeschützt erreichbar lassen, bis alle sicher sind.

Wer nach Alternativen mit Datenhaltung ausschließlich in Deutschland sucht, findet sie im Ratgeber Cloud-Speicher in Deutschland.

Spielregeln festhalten

Eine Struktur hält nur, wenn alle sie kennen. Halten Sie auf einer Seite fest: Wer darf neue Teams anlegen? Wie heißen sie? Wo liegen Vorlagen? Wann wird ein Projektteam archiviert? Viele Unternehmen beschränken das Anlegen neuer Teams auf wenige Personen – das klingt nach Bürokratie, verhindert aber den Wildwuchs, der nach einem Jahr kaum noch aufzuräumen ist.

So unterstützt STKom

Wir planen mit Ihnen die Zielstruktur, richten Teams, Websites und Berechtigungen ein und migrieren Ihre Daten vom Dateiserver, NAS oder aus anderen Cloud-Diensten. Ihre Mitarbeitenden bekommen eine kurze Einweisung in die neue Ablage. Mehr dazu unter SharePoint-Einführung und Microsoft-Teams-Einführung.