IT für Dienstleister und Agenturen: Projekte, Kunden, Zeit im Blick
Ihr Produkt ist Wissen und Zeit. Wir richten Microsoft 365, CRM und Telefonie so ein, dass Ihr Team von überall arbeitet, Kundenanfragen nicht versanden und Projektdaten an einem Ort liegen.
Wie Agenturen, Beratungen und Büros arbeiten
Werbeagenturen, Ingenieurbüros, Unternehmensberatungen, Personaldienstleister oder IT-Dienstleister: Gemeinsam ist ihnen, dass Projekte und Kundenbeziehungen im Mittelpunkt stehen. Typisch sind Microsoft 365 oder Google Workspace, ein Projektmanagement-Tool, eine Zeiterfassung, ein CRM oder eine Kontaktliste, ein Buchhaltungsprogramm wie lexoffice, sevDesk oder DATEV und viele Videokonferenzen.
Gearbeitet wird im Büro, im Homeoffice und beim Kunden, oft zusammen mit freien Mitarbeitenden. Daraus entstehen eigene Fragen: Wer darf auf welche Projektordner zugreifen? Wie wird ein Freelancer sauber eingebunden und nach dem Projekt wieder entfernt?
Typische Stolpersteine
Dateien überall
Projektdaten liegen in persönlichen OneDrives, Mailanhängen und Chat-Verläufen. Niemand weiß, welche Version gilt.
Anfragen ohne Nachverfolgung
Neue Anfragen landen im Postfach eines Partners und werden in stressigen Wochen vergessen.
Externe mit Vollzugriff
Freie Mitarbeitende bekommen ein volles Konto und behalten es nach Projektende.
Angebot zu Rechnung von Hand
Angenommene Angebote werden in die Buchhaltung übertragen, Positionen einzeln abgetippt.
Bausteine für wissensbasierte Unternehmen
Ordnung in Teams und SharePoint
Mit einer Teams-Einführung bekommt jedes Projekt einen eigenen Bereich mit klarer Ablage.
Gäste statt Vollkonten
In Microsoft 365 arbeiten Freelancer als Gäste in einzelnen Projekten, ohne Zugang zum Rest.
Anfragen im CRM
Mit HubSpot oder einem anderen CRM wird jede Anfrage erfasst, zugewiesen und nachverfolgt.
Angebot wird Rechnung
Über Schnittstellen wird ein gewonnener Deal zur Rechnung in lexoffice, sevDesk oder DATEV.
Telefonie für mobile Teams
Die Cloud-Telefonie bringt Durchwahl und Rufgruppen auf Laptop und Smartphone.
Lizenzen im Griff
Über unsere Microsoft-Lizenzen passen Sie Anzahl und Tarife monatlich an Ihre Teamgröße an.
So könnte das bei Ihnen aussehen
Ein Beispielablauf in einer Agentur mit 15 Mitarbeitenden und wechselnden Freelancern. Zur Veranschaulichung, kein Kundenprojekt.
Anfrage über die Website
Ein Interessent füllt das Formular aus. Im CRM entsteht ein Kontakt mit Quelle, der Account-Manager bekommt eine Aufgabe.
Angebot gewonnen
Der Kunde sagt zu. Aus dem Deal entsteht automatisch ein Projektbereich in Teams mit Standardordnern.
Freelancer eingebunden
Eine freie Designerin wird als Gast eingeladen und sieht nur diesen Projektbereich. Nach Projektende wird der Zugang entfernt.
Abrechnung
Zum Meilenstein wird aus den Deal-Positionen eine Rechnung in der Buchhaltung angelegt, ohne Abtippen.
Warum gerade kleine Teams davon profitieren
In Agenturen und Beratungen kümmert sich oft eine Person nebenbei um die IT – meist die, die sich am besten auskennt und eigentlich Kundenprojekte betreuen sollte. Jede neue Lizenz, jedes vergessene Passwort und jeder neue Freelancer kostet dann abrechenbare Zeit.
Wir nehmen Ihnen diese Aufgaben ab und richten die Grundlagen so ein, dass sie im Alltag wenig Pflege brauchen: eine verständliche Ordnerstruktur, Gastzugänge mit Ablaufdatum, Mehrfaktor-Anmeldung für alle, ein CRM, das der Vertrieb wirklich nutzt. Wie Sie Teams und SharePoint sinnvoll ordnen, beschreibt der Ratgeber Teams-Ordnerstruktur.
Fragen von Dienstleistern und Agenturen
Welches CRM passt zu einer Agentur oder Beratung?
Das hängt davon ab, wie Sie verkaufen. Für viele kleinere Agenturen reichen HubSpot oder Pipedrive, wer bereits tief in Microsoft 365 arbeitet, schaut sich auch Dynamics 365 an. Wir sind herstellerunabhängig und empfehlen nach Ihren Abläufen, nicht nach Provision. Einen Vergleich bietet HubSpot vs. Pipedrive.
Wie binden wir Freelancer sicher ein?
Am besten als Gäste in Microsoft 365. Sie erhalten Zugriff auf einzelne Teams oder Ordner, nicht auf das gesamte Unternehmen. Mit Mehrfaktor-Anmeldung und regelmäßiger Überprüfung der Gastzugänge bleibt nachvollziehbar, wer was sehen kann.
Wir arbeiten mit Google Workspace. Müssen wir wechseln?
Nicht zwingend. Wir arbeiten schwerpunktmäßig mit Microsoft 365. Ob ein Wechsel sinnvoll ist, hängt von Ihren übrigen Programmen ab. Das besprechen wir offen, bevor Sie etwas umstellen.
Wie schnell sind erste Ergebnisse sichtbar?
Eine geordnete Teams- und SharePoint-Struktur oder eine erste Automatisierung steht oft nach wenigen Wochen. Eine vollständige CRM-Einführung dauert typischerweise 8 bis 16 Wochen. Jede Etappe hat einen Festpreis.
Passt oft dazu
Ihre Arbeitsweise besprechen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre