CRM-Datenmigration: Ihre Kundendaten sauber umziehen.
Ein neues CRM ist nur so gut wie die Daten, mit denen es startet. Wir übernehmen Kontakte, Firmen, Verkaufschancen, Aktivitäten und Dokumente aus Excel, Outlook oder dem alten CRM – bereinigt, ohne Dubletten und mit Testlauf.
- Testlauf
- vor der endgültigen Übernahme
- Dubletten
- erkannt und zusammengeführt
- Festpreis
- nach Sichtung der Daten
Der unterschätzte Teil jeder CRM-Einführung
Datenübernahme klingt nach Import-Knopf. In der Praxis liegen Kundendaten in fünf Excel-Dateien mit unterschiedlichen Spalten, in Outlook-Adressbüchern einzelner Mitarbeiter und in einem alten CRM, dessen Export nur halb dokumentiert ist. Dieselbe Firma steht dreimal drin, mal mit „GmbH“, mal ohne. Telefonnummern stehen im Notizfeld.
Wer das ungeprüft importiert, startet im neuen System mit dem alten Chaos – und das Team verliert schnell das Vertrauen in das CRM. Eine sorgfältige Datenübernahme ist deshalb eine der wichtigsten Voraussetzungen dafür, dass ein CRM dauerhaft genutzt wird. Wir bieten sie als Teil unserer CRM-Einführung an oder als eigenes Projekt, wenn Sie das neue System bereits haben.
Woher und wohin wir migrieren
Excel und CSV
Kundenlisten, Interessentenlisten und Verkaufstabellen, auch wenn sie über Jahre gewachsen sind.
Outlook und Exchange
Kontakte und auf Wunsch E-Mail-Verläufe aus Postfächern einzelner Mitarbeitender.
Alte CRM-Systeme
Exporte aus bisherigen CRM-Lösungen, inklusive Aktivitäten und Notizen, soweit das Altsystem sie herausgibt.
ERP und Warenwirtschaft
Kundenstammdaten und Kundennummern, damit CRM und ERP später zusammenpassen.
Ziel: HubSpot oder Pipedrive
Übernahme in HubSpot oder Pipedrive mit passender Zuordnung zu Kontakten, Firmen und Deals.
Ziel: Dynamics oder Salesforce
Übernahme in Dynamics 365 oder Salesforce, auch mit eigenen Objekten und Beziehungen.
Sechs Schritte zur sauberen Übernahme
Quellen sichten
Welche Daten liegen wo, in welcher Qualität? Danach erhalten Sie einen Festpreis für die Migration.
Feldzuordnung
Jede Spalte bekommt ein Ziel im neuen System. Was nicht gebraucht wird, bleibt bewusst draußen.
Bereinigung
Dubletten zusammenführen, Schreibweisen vereinheitlichen, Pflichtfelder ergänzen, veraltete Kontakte markieren.
Testmigration
Ein Teil der Daten wird übernommen. Sie prüfen Stichproben im neuen System.
Produktive Übernahme
Vollständige Migration zu einem festen Termin, möglichst ohne Unterbrechung im Vertrieb.
Nachkontrolle
Abgleich der Datensatzzahlen, Prüfung der Beziehungen, Korrektur von Einzelfällen.
Gute Gelegenheit zum Aufräumen
Eine Migration ist der richtige Moment, um zu klären, welche Daten Sie überhaupt noch behalten dürfen und wollen. Kontakte ohne Geschäftsbeziehung seit vielen Jahren, Newsletter-Adressen ohne nachweisbare Einwilligung oder doppelte Personendaten müssen nicht ins neue System.
Wir markieren solche Fälle und stimmen mit Ihnen ab, was übernommen, archiviert oder gelöscht wird. Die Entscheidung über Aufbewahrung und Löschung treffen Sie, gegebenenfalls mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Hintergrund im Glossar unter DSGVO.
- Veraltete Kontakte markiert statt blind übernommen
- Einwilligungen für Newsletter geprüft
- Übernahme dokumentiert
Fragen zur CRM-Datenmigration
Wie lange dauert eine CRM-Datenmigration?
Das hängt von Menge und Zustand der Daten ab. Eine gut gepflegte Excel-Liste ist schnell übernommen, mehrere Quellen mit vielen Dubletten brauchen deutlich länger. Nach der Sichtung nennen wir Ihnen Termin und Festpreis. Die eigentliche produktive Übernahme planen wir so, dass der Vertrieb möglichst nicht unterbrochen wird.
Können auch E-Mails und Dokumente übernommen werden?
Oft ja, abhängig davon, was das Altsystem exportieren kann und das neue System importieren lässt. E-Mail-Verläufe und Dateianhänge sind technisch aufwendiger als Kontaktdaten. Wir prüfen vorab, was möglich ist, und schlagen vor, welche Historie sich lohnt.
Was passiert mit Dubletten?
Wir erkennen Dubletten anhand von Name, E-Mail, Telefonnummer und Anschrift und führen sie nach festgelegten Regeln zusammen. Unklare Fälle bekommen Sie als Liste zur Entscheidung. So startet das neue CRM mit einem Datensatz pro Kunde.
Läuft das alte System während der Migration weiter?
Ja. Bis zur produktiven Übernahme arbeiten Sie im alten System. Kurz vor dem Stichtag friert man Änderungen ein oder übernimmt die zwischenzeitlichen Änderungen in einem zweiten Durchgang. Den passenden Weg legen wir gemeinsam fest.
Machen Sie auch Migrationen, wenn wir das CRM selbst eingeführt haben?
Ja. Die Datenmigration bieten wir auch als eigenes Projekt an. Wir richten uns dann nach der Struktur Ihres bestehenden CRM und weisen auf Felder oder Zuordnungen hin, die für eine saubere Übernahme fehlen.
Weiterlesen im Ratgeber
Passt oft dazu
Datenmigration anfragen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre