Was bedeutet DSGVO?
Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist eine EU-Verordnung, die seit Mai 2018 regelt, wie personenbezogene Daten erhoben, gespeichert und weitergegeben werden dürfen. Sie gilt für jedes Unternehmen, das Daten von Kunden, Mitarbeitenden oder Interessenten verarbeitet.
In IT-Projekten taucht die DSGVO fast immer auf: bei der Wahl eines Cloud-Anbieters, beim Aufzeichnen von Gesprächen, beim CRM. Dieser Eintrag erklärt die Begriffe, die dabei regelmäßig fallen – eine Rechtsberatung ersetzt er nicht.
Grundprinzipien in Kürze
Daten dürfen nur mit Rechtsgrundlage verarbeitet werden, etwa zur Vertragserfüllung oder mit Einwilligung. Es gelten Zweckbindung und Datensparsamkeit: nur so viel speichern wie nötig, nur so lange wie nötig. Betroffene haben Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung. Datenpannen sind in vielen Fällen binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde zu melden.
Was das für die IT konkret heißt
- Auftragsverarbeitung (AVV): Mit jedem Dienstleister, der Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet – Cloud, CRM, Telefonanbieter –, ist ein Vertrag nötig.
- TOM: technische und organisatorische Maßnahmen wie Zugriffsrechte, Verschlüsselung, Backup und MFA.
- Drittlandtransfer: Bei Anbietern außerhalb der EU sind zusätzliche Garantien erforderlich.
Beispiel: Kundendaten im neuen CRM
Ein Dienstleister führt ein CRM ein. Vor dem Start prüft er, wo der Anbieter die Daten speichert, schließt den AVV, legt Löschfristen für alte Interessenten fest und vergibt Rechte so, dass Azubis keine Gehaltsdaten sehen. Wie das bei Microsoft-Diensten aussieht, beschreibt der Ratgeber Microsoft 365 und DSGVO.
Abgrenzung zu NIS2
Die DSGVO schützt personenbezogene Daten. NIS2 zielt dagegen auf die Cyber-Sicherheit ganzer Organisationen in bestimmten Sektoren. Überschneidungen gibt es bei den technischen Maßnahmen.
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