KI-Voicebot einrichten lassen – fertig angebunden, getestet und betreut

Meist 4 bis 6 Wochen vom Workshop bis zum Live-Betrieb. Ein einzelner Anwendungsfall wie Rückrufbitten nach Feierabend geht schneller. Mehrere Anwendungsfälle mit CRM- und Kalenderanbindung brauchen länger. Im Workshop legen wir fest, welche Anrufe der Voicebot übernehmen soll, welche Fragen er stellt und wohin er übergibt – dafür schauen wir uns Ihre echten Anruftypen an, statt mit einer Standardvorlage zu starten. Danach bauen wir eine Demo mit Ihren Abläufen, die Sie selbst testen können, und richten vor dem eigentlichen Start eine interne Testnummer ein, über die Ihr Team den Voicebot ausprobiert und Antworten korrigieren lässt. Erst wenn diese Testphase für Sie passt, schalten wir ihn live auf der echten Rufnummer. Während der Einrichtung halten wir Sie über kurze Zwischenstände auf dem Laufenden, statt Sie bis zum fertigen Ergebnis warten zu lassen, damit Verzögerungen früh sichtbar werden und nicht erst am geplanten Starttermin.

Das hängt von Anrufvolumen, Zahl der Anwendungsfälle und Anbindungen ab. Sie erhalten nach dem Erstgespräch ein konkretes Angebot. Wie man Kosten und Nutzen gegeneinander stellt, erklärt der Ratgeber KI-Telefonassistent: Kosten und Nutzen. Eine pauschale Zahl können wir vorab nicht seriös nennen, weil ein einzelner Anwendungsfall wie Rückrufbitten nach Feierabend deutlich weniger Aufwand macht als mehrere Anwendungsfälle mit CRM- und Kalenderanbindung. Im Erstgespräch klären wir deshalb zuerst, wie viele Anrufe betroffen sind, welche Systeme angebunden werden sollen und ob Spracherkennung, Sprachmodell und Stimme Standardkomponenten sein können oder projektspezifisch ausgewählt werden müssen. Erst auf dieser Basis erhalten Sie ein Angebot, das zu Ihrem tatsächlichen Bedarf passt statt zu einem Durchschnittswert. Im Angebot ist neben der Einrichtung auch die laufende Betreuung nach dem Start enthalten, sodass für spätere Anpassungen keine versteckten Zusatzkosten entstehen, solange sich der ursprünglich besprochene Anwendungsfall nicht grundlegend ändert.

Meist reicht Ihre bestehende Anlage. Der Voicebot wird als Ziel eingebunden, etwa für Anrufe nach Feierabend oder wenn alle besetzt sind. Ob Ihre Anlage passt, prüfen wir im Workshop. Mit unserer Cloud-Telefonie ist die Anbindung besonders einfach. Technisch reicht dafür meist eine Rufumleitung oder ein zusätzlicher Eintrag im Routing, ohne dass Hardware ausgetauscht werden muss. Nutzen Sie eine andere Anlage als unsere, prüfen wir im Workshop, ob sie SIP-Trunks oder eine vergleichbare Schnittstelle unterstützt – das deckt die meisten modernen Systeme ab. Nur bei sehr alten ISDN-Anlagen ohne passende Schnittstelle braucht es vorher einen Zwischenschritt, den wir dann gemeinsam planen, bevor an der bestehenden Anlage etwas umgestellt wird. Auch wenn Sie aktuell noch keine Cloud-Telefonanlage einsetzen, lässt sich der Voicebot zunächst unabhängig davon in Betrieb nehmen und später bei Bedarf enger integrieren, sobald eine passende Anbindung ansteht.

Mit vielen. Für Telefonie, CRM, Kalender und Workflows nutzen wir die Systeme, die Sie schon haben, und ergänzen, was fehlt. Die Bausteine für Spracherkennung, Sprachmodell und Stimme wählen wir pro Projekt nach Qualität und Datenschutz aus und dokumentieren sie im Auftragsverarbeitungsvertrag. So bleibt der Voicebot kein Fremdkörper neben Ihrer IT, sondern fügt sich in bestehende Abläufe ein. Bei der Telefonanbindung setzen wir, wo möglich, auf unsere eigene Cloud-Telefonie oder gängige SIP-Schnittstellen; für CRM- und Kalenderanbindung nutzen wir die üblichen Schnittstellen von Systemen wie HubSpot, Pipedrive oder Microsoft 365. Welche konkrete Kombination aus Spracherkennung, Sprachmodell und Stimme für Ihren Anwendungsfall sinnvoll ist, legen wir im Workshop fest – entscheidend sind dabei Sprachqualität, Reaktionszeit und ein Auftragsverarbeitungsvertrag, der die Datenverarbeitung vertraglich regelt. Für welches Projekt welche Kombination am besten passt, zeigen wir transparent im Workshop, statt eine einzelne Tool-Wahl ungefragt vorauszusetzen.

Ja. Nach dem Erstgespräch richten wir eine Demo mit Ihren Abläufen ein, die Sie selbst anrufen können. Vor dem Start läuft Ihr Voicebot auf einer internen Testnummer, damit Ihr Team ihn ausprobieren und Antworten korrigieren kann. Diese Testphase findet statt, bevor der Voicebot auf Ihrer echten Rufnummer live geht – es gibt also keine Phase, in der Anrufer mit einer unausgereiften Version sprechen. Sie und Ihr Team rufen die Testnummer so oft an, wie es nötig ist, geben uns Rückmeldung zu Formulierungen, Übergaben und Sonderfällen, und wir passen den Voicebot entsprechend an. Erst wenn die Testergebnisse für Sie passen, vereinbaren wir den Umschalttag auf den Live-Betrieb. Auch nach dem Live-Start bleibt die interne Testnummer bestehen, damit Sie neue Formulierungen oder Abläufe vor der Veröffentlichung weiterhin ausprobieren können, bevor sie bei den echten Anrufern ankommen.

Wir. Wir prüfen regelmäßig Gespräche, ergänzen neue Fragen und passen Abläufe an. Geänderte Öffnungszeiten oder neue Antworten geben Sie uns einfach durch, wir pflegen sie ein. Der Voicebot ist damit kein einmal eingerichtetes System, das sich selbst überlassen bleibt, sondern wird von uns laufend betreut wie die übrige IT-Infrastruktur auch. Fällt bei der regelmäßigen Prüfung auf, dass Anrufer häufiger eine bestimmte Frage stellen, die bisher nicht vorgesehen war, ergänzen wir die passende Antwort, ohne dass Sie das selbst anstoßen müssen. Für größere Änderungen, etwa einen neuen Anwendungsfall oder eine zusätzliche Systemanbindung, vereinbaren wir einen kurzen Termin, ähnlich wie beim ursprünglichen Workshop. Damit tragen Sie nach dem Start keine zusätzliche technische Verantwortung für den Voicebot, sondern können sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren, während wir die Pflege übernehmen und bei Rückfragen jederzeit telefonisch oder per E-Mail ansprechbar bleiben.

Unser Sitz ist in Lehre zwischen Braunschweig und Wolfsburg, und viele Kunden kommen aus der Region. Die Einrichtung läuft aber größtenteils remote, deshalb betreuen wir auch Unternehmen außerhalb Niedersachsens. Workshop, Demo und Testphase lassen sich per Videocall und Telefon durchführen, ein Besuch vor Ort ist für die Voicebot-Einrichtung in der Regel nicht nötig – anders als etwa bei einer klassischen Telefonanlagen-Umstellung, bei der wir am Umschalttag persönlich dabei sind. Das gilt unabhängig davon, welche Telefonanlage oder welches CRM-System Sie einsetzen, solange eine der gängigen Schnittstellen vorhanden ist. Bei Fragen zur laufenden Betreuung ist unser Support ohnehin remote erreichbar, unabhängig von Ihrem Standort. Gerade bei einer Lösung, die ohnehin über Telefon und Internet läuft, macht die räumliche Entfernung zwischen Ihrem Unternehmen und unserem Standort in Lehre technisch keinen Unterschied, egal ob Sie in der Region oder deutlich weiter entfernt sitzen.