KI-Telefonassistent für die Physiotherapie: Die Hände bleiben am Patienten
Wer gerade behandelt, kann nicht ans Telefon. In Physiotherapie-Praxen landen deshalb viele Anrufe auf dem Band – oft genau die von Patienten mit neuer Verordnung. Der Assistent nimmt sie auf, plant Terminserien vor und füllt kurzfristig frei gewordene Termine nach.
- Serien
- mehrere Termine in einem Gespräch
- Nachrücker
- freie Termine wieder belegen
- Hausbesuche
- Anfragen vollständig erfasst
Behandeln und telefonieren geht nicht gleichzeitig
In vielen Therapiepraxen gibt es keine durchgehend besetzte Anmeldung. Therapeutinnen und Therapeuten nehmen zwischen zwei Behandlungen ab oder hören abends den Anrufbeantworter ab. Patienten mit einer neuen Heilmittelverordnung erreichen niemanden und versuchen es bei der nächsten Praxis. Gleichzeitig bleiben Termine leer, weil eine Absage morgens auf dem Band liegt und niemand Zeit hat, Wartende anzurufen.
Ein KI-Telefonassistent übernimmt hier zwei Aufgaben: neue Patienten vollständig aufnehmen und den Kalender voll halten. Er gibt dabei keine therapeutischen Empfehlungen und entscheidet nicht, ob eine Verordnung formal in Ordnung ist.
Womit Patienten in der Praxis anrufen
Neue Verordnung
Art des Heilmittels, Anzahl der Behandlungen, Ausstellungsdatum, ob Hausbesuch verordnet ist. Der Assistent erfasst die Angaben und bietet erste Termine an.
Terminserie
Sechs Termine, möglichst immer dienstags am späten Nachmittag – er sucht passende Zeiten und schlägt die ganze Serie vor.
Kurzfristige Absage
Er gibt den Termin frei und fragt auf Wunsch Patienten auf der Nachrückliste, ob sie einspringen möchten.
Selbstzahler und Kurse
Fragen zu Rückenkursen oder Leistungen ohne Verordnung beantwortet er aus Ihrer Wissensbasis, Preise nur, wenn Sie sie hinterlegen.
Hausbesuche
Adresse, Erreichbarkeit, Pflegeheim oder Privatwohnung: Die Anfrage geht vollständig an die Planung, die über die Annahme entscheidet.
Ärzte und Einrichtungen
Anrufe von Arztpraxen oder Pflegeheimen stellt er durch oder notiert sie als Nachricht für die Praxisleitung.
Eine neue Verordnung, sechs Termine
Fiktives Beispiel; Praxis, Patientin und Zeiten sind erfunden.
Begrüßung
Assistent: „Guten Tag, Sie sprechen mit dem KI-Assistenten der Praxis für Physiotherapie. Ich vergebe Termine und nehme Nachrichten auf.“
Verordnung
Anruferin: „Ich habe ein Rezept über sechsmal Krankengymnastik bekommen.“ – Assistent: „Von wann ist die Verordnung ausgestellt, und steht ein Hausbesuch darauf?“ – Anruferin: „Von gestern, kein Hausbesuch.“
Wunschzeiten
Assistent: „Wann passt es Ihnen in der Regel?“ – Anruferin: „Nach 17 Uhr, möglichst zweimal die Woche.“
Serie
Assistent: „Ich kann Ihnen montags und donnerstags um 17:30 Uhr anbieten, ab nächster Woche, insgesamt sechs Termine. Bitte bringen Sie die Verordnung zum ersten Termin mit.“
Übergabe
Die Serie ist vorgemerkt, die Angaben zur Verordnung liegen beim Team, das sie beim ersten Termin prüft.
Was der Assistent nicht beurteilt
Keine Therapieberatung
Ob Wärme oder Kälte hilft, welche Übung man zu Hause machen soll oder ob Schmerzen nach der Behandlung normal sind, beantwortet Ihr Team.
Keine Verordnungsprüfung
Ob eine Verordnung gültig ist, Fristen eingehalten sind oder etwas geändert werden muss, prüft die Praxis. Der Assistent notiert nur die Angaben.
Notfälle
Bei Hinweisen auf einen medizinischen Notfall nennt er die 112, außerhalb der Sprechzeiten den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117.
Terminplaner, Telefon, Schweigepflicht
Viele Praxen planen in einer Praxissoftware, andere in einem Online-Kalender. Ob der Assistent dort direkt buchen kann, prüfen wir im Erstgespräch – zugesagt wird das erst, wenn die Schnittstelle geklärt ist. Ohne Anbindung gehen Serienwünsche als strukturierte Nachricht an das Team. Auf der Telefonseite übernimmt der Assistent in einer Cloud-Telefonanlage zum Beispiel immer dann, wenn nach dreimal Klingeln niemand abnimmt. Hinweise zur Telefonie in Praxen stehen unter Telefonanlage für Praxis und Therapie.
Der Assistent meldet sich als KI, wie es der AI Act verlangt, und fragt nur ab, was für den Termin nötig ist – keine Diagnosen im Detail. Welche Dienste beteiligt sind und wie lange Daten gespeichert werden, sollte Ihr Datenschutzbeauftragter vorab prüfen. Grundlagen im Ratgeber KI-Telefonassistent und DSGVO.
Fragen aus Therapiepraxen
Kann der Assistent ganze Terminserien vergeben?
Ja, wenn er Zugriff auf einen Kalender mit freien Zeiten hat. Er fragt nach Wunschtagen und Uhrzeiten und schlägt die Serie vor. Ohne Kalenderanbindung nimmt er die Wünsche auf, und Ihr Team bestätigt die Serie per Rückruf oder SMS.
Was passiert mit kurzfristigen Absagen?
Der Assistent gibt den Termin frei. Wenn Sie eine Nachrückliste führen und das wünschen, informiert Ihr Team oder ein angebundenes System die Wartenden. Wie weit das automatisiert werden kann, hängt von Ihrem Terminplaner ab und wird vorab geprüft.
Prüft der Assistent, ob die Verordnung noch gültig ist?
Nein. Er notiert Ausstellungsdatum, Heilmittel und Anzahl. Die Prüfung der Verordnung bleibt bei der Praxis, die sich mit den geltenden Regeln auskennt.
Kann der Assistent Hausbesuche planen?
Er erfasst die Anfrage vollständig: Adresse, Einrichtung, Ansprechpartner, Erreichbarkeit. Ob und wann der Hausbesuch stattfindet, entscheidet Ihre Planung, weil Fahrzeiten und Touren mit hineinspielen.
Was kostet so ein Assistent?
Der Preis richtet sich nach Anrufvolumen und Umfang – Sie erhalten ein individuelles Angebot im Erstgespräch. Wie man Kosten und Nutzen ehrlich gegenüberstellt, beschreibt der Ratgeber Kosten und Nutzen.
Passt oft dazu
Telefonentlastung für Ihre Therapiepraxis besprechen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre