IT für Steuerberater: DATEV, Telefon und Mandanten im Takt
In der Kanzlei zählen Fristen, Verschwiegenheit und ein Telefon, das in der Abgabesaison nicht stillsteht. Wir verbinden DATEV mit Ihrer Telefonie, entlasten das Sekretariat und halten die Arbeitsplätze sicher.
Wie Kanzleien heute arbeiten
DATEV ist in den meisten Kanzleien gesetzt: Finanzbuchhaltung, Lohn, Jahresabschluss, Steuererklärungen, Dokumentenmanagement. Mandanten liefern Belege digital über DATEV Unternehmen online oder per Post, Rückfragen kommen per Telefon und E-Mail. Daneben laufen Outlook, eine Telefonanlage und oft eine Fristenliste, die irgendwo zwischen DATEV und Excel gepflegt wird.
Als Berufsgeheimnisträger unterliegen Steuerberater der Verschwiegenheitspflicht. Wer externe IT-Dienstleister einsetzt, muss sie sorgfältig auswählen und zur Verschwiegenheit verpflichten. Das betrifft jede Fernwartung, jeden Cloud-Dienst und jeden Telefonassistenten.
Wo Kanzleien Zeit verlieren
Suchen beim Anruf
Ein Mandant ruft an, die Mitarbeiterin fragt nach der Mandantennummer und sucht die Akte, während er wartet.
Spitzen in der Saison
Vor Abgabeterminen und zum Jahresende klingelt das Telefon pausenlos. Rückrufe gehen unter.
Rückfragen per E-Mail
Unterlagen fehlen, Nachfragen laufen über verstreute Postfächer, niemand sieht den Stand.
Homeoffice nachgerüstet
Mitarbeitende arbeiten von zu Hause, aber Telefon und Zugriff auf DATEV sind dafür nie richtig eingerichtet worden.
Leistungen für Steuerkanzleien
Mandant beim Klingeln erkannt
Mit TAPICall erkennt die Telefonie den Anrufer anhand der DATEV-Stammdaten und zeigt ihn vor dem Abheben an.
Anrufe in der Saison abfangen
Ein KI-Telefonassistent nimmt Standardanfragen und Rückrufwünsche auf, wenn alle Leitungen belegt sind.
Daten zu DATEV
Eine DATEV-Schnittstelle übergibt Daten aus anderen Systemen, statt sie abzutippen.
Telefonanlage aus der Cloud
Die Cloud-Telefonie bringt Durchwahl und Rufgruppen auch ins Homeoffice.
Rückfragen strukturiert
Mit Power Automate werden Mandantenanfragen aus E-Mails zu Aufgaben mit Zuständigkeit und Frist.
Sichere Arbeitsplätze
Verwalteter Virenschutz mit EDR, Mehrfaktor-Anmeldung und Datensicherung für alle Kanzlei-PCs.
So könnte das bei Ihnen aussehen
Ein Beispielablauf für eine Kanzlei mit zwölf Mitarbeitenden im Mai. Zur Veranschaulichung, kein Kundenprojekt.
Anruf kommt rein
Ein Mandant ruft wegen seiner Steuererklärung an. Noch vor dem Abheben zeigt das Popup Namen und Mandantennummer.
Akte in einem Klick
Die Sachbearbeiterin öffnet den Mandanten direkt aus dem Popup. Das Gespräch wird mit Dauer und Notiz protokolliert.
Alle Leitungen belegt
Ein weiterer Mandant ruft an. Der KI-Assistent nimmt ab, fragt nach dem Anliegen und legt einen Rückrufwunsch an.
Rückruf geplant
Der Rückruf erscheint als Aufgabe beim zuständigen Team, sortiert nach Dringlichkeit statt nach Zettelstapel.
Warum Kanzleien mit uns arbeiten
Eine Kanzlei braucht keine IT-Experimente. Sie braucht Arbeitsplätze, die morgens laufen, ein Telefon, das in der Saison nicht zum Engpass wird, und einen Dienstleister, der Verschwiegenheit ernst nimmt. Wir verbinden die Telefonie mit DATEV, damit Mandanten erkannt werden, und automatisieren Abläufe rund um Rückfragen und Unterlagen.
Dabei bleiben wir nüchtern: Was DATEV selbst kann, bauen wir nicht nach. Wo eine Kanzlei mit einer sauberen Rufgruppe und einer guten Warteschleife schon viel gewinnt, empfehlen wir keinen KI-Assistenten. Und wenn eine Aufgabe besser beim DATEV-Support liegt, sagen wir das. Seit 2002 sitzen wir in Lehre, gut erreichbar für Kanzleien in Braunschweig, Wolfsburg und Wolfenbüttel.
Fragen von Steuerberaterinnen und Steuerberatern
Funktioniert die Anruferkennung mit DATEV?
Ja, über TAPICall von ESTOS. Die Software bringt einen Connector für DATEV mit und gleicht eingehende Rufnummern mit den Stammdaten ab. Voraussetzung ist eine TAPI-fähige Telefonanlage. Welche Konfiguration bei Ihrer DATEV-Installation passt, prüfen wir vor der Einrichtung.
Darf ein KI-Telefonassistent Mandantenanrufe annehmen?
Grundsätzlich ja, wenn Datenschutz und Verschwiegenheit geregelt sind: Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Verschwiegenheitsverpflichtung, Verarbeitung in Deutschland und ein klar begrenzter Auftrag. Der Assistent nimmt Anliegen und Rückrufwünsche auf, er berät nicht. Mehr dazu im Ratgeber KI-Telefonassistent und DSGVO.
Betreuen Sie auch die DATEV-Programme selbst?
Unser Schwerpunkt liegt auf allem rund um DATEV: Arbeitsplätze, Netzwerk, Microsoft 365, Telefonie, Datensicherung und Schnittstellen. Welche Aufgaben an der DATEV-Installation wir übernehmen und welche besser beim DATEV-Support liegen, klären wir im Erstgespräch.
Passt oft dazu
Kanzlei-IT besprechen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre