Terminvereinbarung per KI-Telefonassistent: Der Kalender füllt sich, während Ihr Team arbeitet
Ein großer Teil der Anrufe in vielen Betrieben dreht sich um Termine: neu vereinbaren, verlegen, absagen. Der Assistent erledigt das im Gespräch – mit Blick in Ihren echten Kalender und mit Bestätigung an den Anrufer.
- buchen
- verschieben und absagen im Gespräch
- E-Mail/SMS
- Bestätigung an den Anrufer
- Ihre Regeln
- Dauer, Puffer, Zuständigkeit
Warum Terminanrufe so viel Zeit binden
Ein Terminanruf dauert selten lange, aber er unterbricht. Wer am Empfang oder in der Werkstatt den Hörer abnimmt, muss den Kalender öffnen, freie Zeiten suchen, Namen und Nummer notieren und den Termin eintragen. Kommen fünf solcher Anrufe in einer Stunde, bleibt dazwischen wenig Ruhe für die eigentliche Arbeit. Und wer gerade nicht abnehmen kann, verliert den Anrufer oft an den nächsten Anbieter, der erreichbar ist.
Ein KI-Telefonassistent übernimmt genau diesen Teil. Er kennt Ihre Terminarten, ihre Dauer und wer sie durchführt, sieht freie Zeiten und trägt den Termin direkt ein. Ihr Team findet ihn im Kalender, statt einen Zettel abzuarbeiten.
So klingt eine Terminverschiebung
Fiktives Beispiel einer Beratungsfirma; Namen und Zeiten sind erfunden.
Begrüßung
Assistent: „Guten Tag, Sie sprechen mit dem KI-Assistenten der Firma. Ich helfe bei Terminen und nehme Anliegen auf. Was kann ich für Sie tun?“
Anliegen
Anrufer: „Ich hab nächste Woche Dienstag einen Termin bei Herrn Becker, das schaffe ich leider nicht.“
Termin finden
Assistent: „Das kläre ich gern. Auf welchen Namen ist der Termin eingetragen?“ – Anrufer: „Jonas Wirth.“ – Assistent: „Ich sehe Dienstag, 14 Uhr, bei Herrn Becker. Möchten Sie ihn verschieben oder absagen?“
Alternativen
Anrufer: „Verschieben, am liebsten vormittags.“ – Assistent: „Herr Becker hat am Donnerstag um 9:30 Uhr oder am Freitag um 11 Uhr Zeit.“
Bestätigung
Anrufer: „Donnerstag passt.“ – Assistent: „Ich habe Ihren Termin auf Donnerstag, 9:30 Uhr, verlegt. Sie bekommen gleich eine Bestätigung per E-Mail.“
Was der Assistent übernimmt – und was beim Team bleibt
Freie Zeiten anbieten
Er schlägt passende Zeiten vor, statt den Anrufer eine Liste wählen zu lassen, und berücksichtigt Dauer und Puffer je Terminart.
Verschieben und absagen
Bestehende Termine findet er über Name und Rückfrage. Frei gewordene Zeiten stehen sofort wieder zur Verfügung.
Bestätigen und erinnern
Bestätigung per E-Mail oder SMS, auf Wunsch eine Erinnerung vor dem Termin.
Bleibt beim Team: Ausnahmen
Doppeltermine, Termine außerhalb der Regeln oder besondere Kunden entscheidet ein Mensch. Der Assistent nimmt den Wunsch auf.
Bleibt beim Team: Inhalte
Fragen zur Sache, Preise, Angebote – dafür ist der Termin da. Der Assistent bereitet nur vor, was besprochen werden soll.
Bleibt beim Team: Kalenderpflege
Urlaube, Abwesenheiten und Sperrzeiten tragen Sie wie gewohnt ein. Der Assistent hält sich daran.
Welche Kalender angebunden werden
Am häufigsten verbinden wir den Assistenten mit Kalendern in Microsoft 365 bzw. Outlook. Er bekommt Zugriff nur auf die Kalender, in die er buchen soll, und sieht dort frei oder belegt, keine Inhalte fremder Termine. Nutzen Sie ein Online-Buchungstool oder einen Terminkalender in einer Branchensoftware, prüfen wir im Erstgespräch, ob es eine Schnittstelle gibt.
Zusätzlich lässt sich der Termin als Aktivität im CRM ablegen, damit der Vertrieb sieht, wer wann kommt. Die Weiterleitung an den Assistenten richten Sie in Ihrer Cloud-Telefonanlage ein: zum Beispiel nur für die Terminrufnummer oder als Menüpunkt „Termine“ vor der Rufgruppe.
Transparent und sparsam
Der Assistent nennt sich zu Beginn als KI-Assistent, wie es die Transparenzpflicht der KI-Verordnung verlangt. Für eine Terminbuchung fragt er Name, Kontaktweg und Terminart ab – den Grund des Termins nur, wenn Sie das brauchen. Wer lieber mit einem Menschen spricht, sagt das einfach. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber KI-Telefonassistent und DSGVO.
Fragen zur Terminvereinbarung per KI
Kann der Assistent Termine für mehrere Mitarbeitende vergeben?
Ja. Sie legen fest, wer welche Terminarten übernimmt. Der Assistent fragt nach dem Anliegen oder dem Wunschansprechpartner und sucht im passenden Kalender. Ist jemand ausgebucht, bietet er eine Kollegin mit derselben Qualifikation an, sofern Sie das erlauben.
Was passiert, wenn kein Termin frei ist?
Dann sagt der Assistent das ehrlich und bietet den nächsten freien Termin an. Passt keiner, nimmt er eine Rückrufbitte mit Wunschzeitraum auf. Auf Wunsch führt er auch eine Warteliste, damit frei werdende Termine nachbesetzt werden können.
Erhalten Anrufer eine Bestätigung?
Ja, per E-Mail oder SMS, je nachdem, was Sie einrichten. Die Bestätigung enthält Datum, Uhrzeit, Ort und auf Wunsch Hinweise zur Vorbereitung. Eine Erinnerung vor dem Termin senkt die Zahl der vergessenen Termine.
Können Kunden auch online buchen, ohne anzurufen?
Das ist eine eigene Lösung, die wir auf Wunsch mitdenken. Wichtig ist, dass beide Wege in denselben Kalender schreiben, damit nichts doppelt vergeben wird. Für Kunden, die lieber schreiben, eignet sich außerdem der WhatsApp-Assistent.
Lohnt sich das für einen kleinen Betrieb?
Das hängt vor allem davon ab, wie viele Terminanrufe Sie verpassen oder wie viel Zeit die Annahme bindet. Eine erste Einschätzung liefert der Ratgeber Kosten und Nutzen. Der Preis richtet sich nach Anrufvolumen und Umfang – Sie erhalten ein konkretes Angebot.
Wie viel Vorbereitung braucht die Terminbuchung?
Vor allem klare Regeln: Welche Terminarten gibt es, wie lange dauern sie, wer führt sie durch, wie viel Puffer liegt dazwischen? Diese Angaben erarbeiten wir im Workshop gemeinsam mit Ihnen. Wichtig ist außerdem, dass Ihre Kalender aktuell gepflegt sind – der Assistent kann nur so gut planen wie die Daten, die er sieht.
Weiterlesen im Ratgeber
Passt oft dazu
Terminbuchung per KI besprechen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre