Bestellannahme per KI-Telefonassistent: Aufträge aufnehmen, ohne dass jemand mitschreiben muss
Stammkunden, die per Telefon nachbestellen, sind wertvoll – aber jede Bestellung bindet jemanden am Hörer, der mitschreibt, nachfragt und abtippt. Der Assistent nimmt die Bestellung im Gespräch auf, wiederholt sie zur Kontrolle und gibt sie strukturiert weiter.
Telefonische Bestellungen: beliebt bei Kunden, aufwendig im Betrieb
Im Großhandel, bei Lieferdiensten, in Bäckereien mit Firmenkunden oder bei Herstellern mit Ersatzteilgeschäft kommen Bestellungen nach wie vor am Telefon an. Kunden schätzen das, weil sie nichts installieren müssen und nebenbei eine Frage stellen können. Für den Betrieb heißt das: Mitschreiben, Artikelnummern nachschlagen, Rückfragen klären, alles ins System übertragen. Verhörer und Zahlendreher fallen oft erst bei der Auslieferung auf.
Ein KI-Telefonassistent übernimmt die Aufnahme. Er fragt Artikel, Mengen, Lieferadresse und Wunschtermin ab, liest die Bestellung am Ende vollständig vor und schickt sie an Ihr Team oder in Ihr System. Gerade bei Bestellungen, die morgens gesammelt eingehen, entzerrt das den Betrieb. Welche Telefonie dafür sinnvoll ist, beschreibt die Seite Cloud-Telefonie.
Eine Nachbestellung beim Getränkegroßhandel
Fiktives Beispiel; Kunde, Artikel und Mengen sind erfunden.
Begrüßung
Assistent: „Guten Morgen, hier ist der KI-Bestellassistent. Möchten Sie eine Bestellung aufgeben?“ – Anrufer: „Ja, Kundennummer 20417, Gaststätte am Markt.“
Kunde zuordnen
Assistent: „Danke, ich habe Sie gefunden. Lieferung wie immer an die Marktstraße?“ – Anrufer: „Genau.“
Artikel aufnehmen
Anrufer: „Zehn Kisten Mineralwasser still, sechs Kisten Apfelschorle und zwei Fässer vom Hellen.“ – Assistent: „Beim Mineralwasser haben Sie zuletzt die Glasflaschen bestellt. Wieder die?“
Vorlesen
Assistent: „Ich lese vor: zehn Kisten Mineralwasser still in Glas, sechs Kisten Apfelschorle, zwei Fässer Helles. Stimmt das so?“ – Anrufer: „Ja, passt.“
Abschluss
Assistent: „Die Bestellung ist aufgenommen und geht an den Innendienst. Die Bestätigung mit Liefertermin bekommen Sie von dort per E-Mail.“
Aufnehmen ja, verhandeln nein
Der Assistent nimmt auf
Kundenzuordnung, Artikel nach Namen oder Nummer, Mengen, Lieferadresse, Wunschtermin und Bemerkungen. Bei Unklarheiten fragt er nach, statt zu raten.
Ihr Team bestätigt
Verfügbarkeit, Liefertermin und Preis bestätigt der Innendienst, solange keine Anbindung an die Warenwirtschaft besteht. Sonderpreise und Rabatte verhandelt ausschließlich ein Mensch.
Sonderfälle
Reklamationen, Neukunden mit Prüfbedarf oder ungewöhnlich große Bestellungen markiert der Assistent und übergibt sie zur persönlichen Klärung.
Von der E-Mail bis zur Warenwirtschaft
Der einfachste Weg ist eine strukturierte Bestell-E-Mail an Ihr Innendienst-Postfach – in festem Format, sodass sie sich schnell übertragen lässt. Besser ist eine direkte Übergabe: Hat Ihre Warenwirtschaft oder Ihr ERP eine Schnittstelle, legt der Assistent einen Auftragsentwurf an, den Ihr Team nur noch freigibt. Ob und wie das bei Ihrer Software geht, klären wir im Erstgespräch; die technische Seite übernehmen wir mit Schnittstellen oder n8n.
Damit der Assistent Artikel sicher erkennt, braucht er einen Artikelstamm mit gängigen Bezeichnungen, auch umgangssprachlichen. Je besser diese Liste, desto seltener muss er nachfragen. Infos zum Hintergrund liefert das Glossar unter Speech-to-Text.
Gut geeignet, weniger geeignet
Am besten funktioniert die Bestellannahme bei wiederkehrenden Kunden mit überschaubarem Sortiment: Getränke, Backwaren, Verbrauchsmaterial, Ersatzteile mit bekannten Nummern. Schwieriger wird es bei sehr großen Katalogen mit vielen ähnlich klingenden Artikeln oder bei Bestellungen, die Beratung brauchen. Dort ist der Assistent eher Annahmestelle für Rückrufe als Bestellaufnahme. Im Erstgespräch schauen wir uns an, welcher Teil Ihrer Bestellungen sich eignet.
Klar als KI erkennbar
Auch Stammkunden hören zu Beginn, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen; das gehört zur Transparenzpflicht der KI-Verordnung. Wer lieber direkt beim Innendienst bestellt, wird während der Geschäftszeiten verbunden. Personenbezogene Daten beschränken sich auf das, was für die Bestellung nötig ist. Mehr im Ratgeber KI-Telefonassistent und DSGVO.
Fragen zur Bestellannahme per KI
Wie sicher erkennt der Assistent Artikelnamen und Mengen?
Bei sauber gepflegtem Artikelstamm gut, aber nicht fehlerfrei. Deshalb liest er jede Bestellung am Ende vollständig vor und lässt sie bestätigen. Bei ähnlich klingenden Artikeln fragt er gezielt nach. Ihr Team sieht die Bestellung vor der Auslieferung und kann korrigieren.
Kann der Assistent Preise und Verfügbarkeit nennen?
Nur, wenn er Zugriff auf aktuelle Daten aus Ihrem System hat und Sie das freigeben. Ohne Anbindung nimmt er die Bestellung auf und sagt offen, dass Bestätigung und Liefertermin vom Innendienst kommen.
Funktioniert das auch mit Neukunden?
Ja, der Assistent nimmt dann Firmenname, Ansprechpartner, Lieferadresse und Kontaktdaten auf. Ob Sie Neukunden ohne Prüfung beliefern, entscheiden Sie – meist wird die erste Bestellung vom Team bestätigt.
Was passiert, wenn die Bestellung sehr lang ist?
Der Assistent nimmt auch längere Listen auf und fasst sie abschnittsweise zusammen. Bei sehr umfangreichen Bestellungen ist eine Bestellliste per E-Mail oft praktischer; der Assistent kann darauf hinweisen und die Adresse nennen.
Was kostet ein Bestellassistent?
Der Preis richtet sich nach Anrufvolumen und Umfang, insbesondere nach der gewünschten Systemanbindung – Sie erhalten ein konkretes Angebot. Eine Einordnung liefert der Ratgeber Kosten und Nutzen.
Können Kunden ihre letzte Bestellung einfach wiederholen?
Ja, wenn der Assistent Zugriff auf die Bestellhistorie hat. Dann reicht ein „wie letzte Woche“, und er liest die damalige Bestellung zur Bestätigung vor. Ohne diese Anbindung fragt er die Artikel einzeln ab. Welche Variante bei Ihrer Software möglich ist, klären wir vorab.
Passt oft dazu
Telefonische Bestellungen automatisieren
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre