KI-Telefonassistent für Kanzleien: Mandanten erreichen jemanden, Berufsträger arbeiten ungestört
In Steuer- und Anwaltskanzleien kostet jede Unterbrechung Konzentration. Der Assistent nimmt Anrufe an, wenn das Sekretariat besetzt ist, vergibt Besprechungstermine, nimmt Rückrufbitten mit Aktenbezug auf und gibt keine fachliche Auskunft.
Das Sekretariat als Nadelöhr
In kleineren Kanzleien teilen sich wenige Mitarbeitende Sekretariat, Buchhaltung und Mandantenkommunikation. In der Hochphase vor Abgabefristen oder bei mehreren laufenden Verfahren laufen viele Anrufe auf, die meisten mit dem Wunsch: „Bitte Rückruf von Frau Doktor.“ Werden sie notiert, fehlt oft das Aktenzeichen oder der Grund. Werden sie durchgestellt, ist die Konzentration weg.
Ein KI-Telefonassistent nimmt solche Anrufe strukturiert an und sortiert sie. Was er dabei strikt vermeidet: jede Aussage zur Sache. Er ersetzt keine Berufsträger und keine Fachangestellte, sondern entlastet beide vom Telefon. Allgemeine IT-Themen behandelt die Seite IT für Steuerberater und Kanzleien; hier geht es nur um Anrufe.
Ein Mandant möchte zurückgerufen werden
Fiktives Beispiel einer Steuerkanzlei; Mandant und Angaben sind erfunden.
Begrüßung
Assistent: „Guten Tag, Sie sprechen mit dem KI-Assistenten der Kanzlei. Ich vereinbare Termine und nehme Nachrichten auf. Fachliche Auskünfte kann ich nicht geben.“
Anliegen
Anrufer: „Ich hab Post vom Finanzamt bekommen, einen Bescheid, der kommt mir falsch vor.“
Grenze und Frist
Assistent: „Das sollte sich Ihre Sachbearbeiterin ansehen. Steht im Bescheid ein Datum, bis wann Sie reagieren können?“ – Anrufer: „Ja, ein Monat, der Bescheid ist von letzter Woche.“
Rückruf vorbereiten
Assistent: „Auf welchen Namen läuft Ihr Mandat?“ – nach der Zuordnung: „Ich notiere einen Rückruf durch Frau Krüger mit dem Hinweis auf den Bescheid und die Frist. Bitte schicken Sie den Bescheid vorab per Upload oder E-Mail an die Kanzlei.“
Übergabe
Rückrufbitte mit Mandantenname, Anliegen „Bescheid prüfen“, Fristhinweis und Rückrufnummer liegt bei der zuständigen Sachbearbeiterin.
Organisation beim Assistenten, Beratung bei der Kanzlei
Der Assistent übernimmt
Terminvergabe für Erst- und Folgegespräche, Rückrufbitten mit Bezug und Fristhinweis, Fragen zu Bürozeiten, Anfahrt und benötigten Unterlagen, Erstaufnahme neuer Anfragen.
Die Kanzlei übernimmt
Jede inhaltliche Einschätzung, jede Auskunft zu Fristen und Verfahren, Honorarfragen, die Annahme neuer Mandate und alles, was Akteneinsicht erfordert.
Fristsachen
Erwähnt ein Anrufer eine Frist, markiert der Assistent die Nachricht als fristrelevant und stellt nach Ihren Regeln durch. Er beurteilt nie, ob eine Frist noch läuft.
Kalender, Postfach, Kanzleisoftware
Für Termine wird der Assistent mit den Kalendern der Berufsträger verbunden, häufig in Microsoft 365. Rückrufbitten landen im Postfach der zuständigen Person oder des Sekretariats. Eine direkte Anbindung an Kanzleisoftware sagen wir nicht pauschal zu – ob es eine passende Schnittstelle gibt, klären wir im Erstgespräch. Für Steuerkanzleien mit DATEV gibt es zur Datenübergabe die Seite DATEV-Schnittstelle.
Auf Telefonseite übernimmt der Assistent, wenn das Sekretariat besetzt ist oder nicht abnimmt. In einer Cloud-Telefonanlage lässt sich das je Durchwahl einstellen, sodass zum Beispiel Direktanrufe bei Berufsträgern zuerst zum Sekretariat und erst dann zum Assistenten gehen.
Hochphasen planbar machen
Vor Abgabeterminen, zum Jahresende oder nach Versand von Unterlagenanforderungen ballen sich die Anrufe. In solchen Wochen kann der Assistent bewusst früher übernehmen, etwa schon nach dem ersten Klingeln, und Mandanten gezielt auf die benötigten Unterlagen hinweisen. Die Einstellung lässt sich danach wieder zurücknehmen.
Verschwiegenheit hat Vorrang
Kanzleien unterliegen beruflichen Verschwiegenheitspflichten. Deshalb ist der Assistent besonders sparsam: Er fragt Name, Anliegen in einem Satz und Rückrufnummer ab, keine Details zur Sache, und gibt Dritten keine Auskunft darüber, ob jemand Mandant ist. Er stellt sich als KI vor, wie es der AI Act vorschreibt. Welche Dienstleister beteiligt sind und wo verarbeitet wird, sollten Sie vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen; Hintergrund im Ratgeber KI-Telefonassistent und DSGVO.
Fragen von Kanzleien
Darf ein KI-Assistent in einer Kanzlei überhaupt ans Telefon?
Für organisatorische Aufgaben ja, wenn die Einrichtung stimmt: offene Ansage als KI, sparsame Datenerfassung, vertragliche Regelung mit den beteiligten Dienstleistern und keine Auskunft zur Sache. Die berufsrechtliche Bewertung im Einzelfall liegt bei Ihnen bzw. Ihrem Datenschutzbeauftragten; wir liefern die technischen Angaben dafür.
Erkennt der Assistent, ob jemand Mandant ist?
Er kann Namen mit einer hinterlegten Liste abgleichen, wenn Sie das möchten. Gegenüber Anrufern bestätigt er aber nicht, ob jemand Mandant ist, um keine vertraulichen Informationen preiszugeben. Die Zuordnung dient nur der richtigen Weiterleitung.
Was passiert bei Anrufen von Gerichten oder Behörden?
Solche Anrufe sollen in der Regel sofort bei einem Menschen landen. Der Assistent erkennt sie an der Selbstauskunft des Anrufers und stellt nach Ihren Regeln durch oder nimmt eine dringende Rückrufbitte auf.
Kann der Assistent neue Mandatsanfragen aufnehmen?
Ja, als Erstaufnahme: Name, Kontakt, Rechtsgebiet oder Steuerthema in groben Zügen, gewünschter Zeitraum. Ob ein Mandat angenommen wird und ob vorher eine Konfliktprüfung nötig ist, entscheidet die Kanzlei. Auf Wunsch vergibt er direkt einen Termin für ein Erstgespräch.
Hört die Kanzlei, was der Assistent gesagt hat?
Sie sehen zu jedem Gespräch eine Zusammenfassung und, wenn vereinbart, ein Transkript. Ob und wie lange Transkripte gespeichert werden, entscheiden Sie. Viele Kanzleien beschränken sich bewusst auf die Zusammenfassung.
Wie viel Arbeit macht die Einrichtung für die Kanzlei?
Überschaubar. Im Workshop legen wir fest, welche Anrufe der Assistent annimmt, wie Rückrufbitten aussehen sollen und welche Anrufer immer durchgestellt werden. Danach testen Sie den Assistenten auf einer internen Nummer. Die technische Einrichtung übernehmen wir.
Passt oft dazu
Telefonentlastung für Ihre Kanzlei besprechen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
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