IT für Arztpraxen: ein Empfang, der nicht nur telefoniert
Morgens um acht ist die Leitung dauerbesetzt, während am Tresen Patienten warten. Wir entlasten Ihr Praxisteam mit einer durchdachten Telefonie und einem KI-Telefonassistenten für Routineanliegen.
Was Praxen am Telefon und in der IT beschäftigt
In Haus- und Facharztpraxen, Zahnarztpraxen und Therapiepraxen konzentrieren sich die Anrufe auf wenige Stunden: Terminwünsche, Absagen, Rezeptbestellungen, Überweisungen, Fragen zu Befunden. Das Team am Empfang telefoniert, nimmt Patienten auf und koordiniert das Wartezimmer gleichzeitig.
Die Praxisverwaltungssoftware (PVS) und die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) betreut in der Regel Ihr PVS-Anbieter oder ein spezialisierter TI-Dienstleister. Für die übrigen Systeme, also Telefonie, Netzwerk, Arbeitsplätze, Virenschutz und Datensicherung, gilt die IT-Sicherheitsrichtlinie der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV). Gesundheitsdaten sind nach DSGVO besonders geschützt, und die ärztliche Schweigepflicht gilt auch gegenüber Dienstleistern.
Wo Praxen an Grenzen stoßen
Besetzt am Morgen
In der ersten Stunde kommt nur ein Bruchteil der Anrufer durch. Viele versuchen es immer wieder.
Routine blockiert die Leitung
Rezeptbestellungen und Terminabsagen belegen die Leitung, die für dringende Fälle gebraucht wird.
Anrufbeantworter voll
Nachrichten werden in der Mittagspause abgehört, mitgeschrieben und einzeln zurückgerufen.
IT nebenbei
Updates, Virenschutz und Datensicherung laufen ohne klare Zuständigkeit.
Leistungen für Praxen
KI-Assistent für Routineanliegen
Ein KI-Telefonassistent nimmt Terminwünsche, Absagen und Rezeptanfragen auf und übergibt sie gesammelt ans Team.
Warteschleife und Ansagen
Die Cloud-Telefonie bietet Sprachmenü, Warteschleife mit Ansage und Zeitsteuerung für Sprechzeiten.
Rückruf statt Besetztzeichen
Anrufende können einen Rückruf hinterlassen, statt es immer wieder zu versuchen.
Virenschutz mit EDR
Verwalteter Virenschutz auf allen Praxis-PCs, mit Überwachung statt Einzelinstallation.
Netzwerk und Firewall
Eine Firewall trennt Praxisnetz, Gäste-WLAN und Telefonie sauber voneinander.
Ansprechpartner für die Büro-IT
Im IT-Support kümmern wir uns um Arbeitsplätze, Drucker und Updates außerhalb der PVS.
So könnte das bei Ihnen aussehen
Ein ausgedachter Ablauf in einer Hausarztpraxis mit zwei Ärztinnen. Kein Kundenprojekt.
Anruf um 8:05 Uhr
Alle Mitarbeiterinnen sind im Gespräch. Statt Besetztzeichen meldet sich der KI-Assistent mit Hinweis auf die Datenverarbeitung.
Anliegen sortiert
Der Patient möchte ein Folgerezept. Der Assistent fragt Name, Geburtsdatum und Medikament ab. Bei Hinweisen auf einen Notfall verweist er auf die 112.
Übergabe ans Team
Die Anfrage erscheint in einer Liste, getrennt nach Rezepten, Terminwünschen und Rückrufen.
Bearbeitung in der PVS
Eine Mitarbeiterin bearbeitet die Liste in einer ruhigen Minute und trägt Rezepte und Termine wie gewohnt in der Praxissoftware ein.
Was wir für Praxen leisten – und was nicht
Wir sehen uns als Partner für alles außerhalb von PVS und TI: Telefonanlage, Netzwerk, WLAN, Arbeitsplätze, Virenschutz, Datensicherung und Microsoft 365. Die Schnittstelle zu Ihrem PVS-Anbieter halten wir bewusst klar, damit bei einer Störung niemand rätselt, wer zuständig ist.
Beim Telefon fangen wir meist mit dem Naheliegenden an: Sprechzeiten in der Zeitsteuerung, eine Ansage mit den häufigsten Informationen, eine Warteschleife statt Besetztzeichen. Erst wenn das Grundgerüst steht, lohnt sich der KI-Assistent für Rezepte und Terminwünsche. Ob er sich für Ihre Praxis rechnet, zeigt der Ratgeber Kosten und Nutzen eines KI-Telefonassistenten.
Fragen aus Arzt- und Therapiepraxen
Trägt der KI-Assistent Termine direkt in unsere Praxissoftware ein?
Davon gehen wir nicht aus. Eine direkte Anbindung an Praxisverwaltungssoftware sagen wir nicht zu, weil sie vom jeweiligen Hersteller abhängt. Der Assistent nimmt Anliegen strukturiert auf und übergibt sie ans Team, das sie in der PVS bearbeitet. Ob Ihre PVS mehr zulässt, klären wir gern gemeinsam mit dem Hersteller.
Ist ein KI-Telefonassistent in der Praxis datenschutzkonform?
Er kann es sein, wenn die Rahmenbedingungen stimmen: Verarbeitung auf Servern in Deutschland, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Hinweisansage, Verschwiegenheitsverpflichtung und nur die nötigsten Angaben. Medizinische Beratung gibt der Assistent nicht. Prüfen Sie den Einsatz mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Mehr im Ratgeber KI-Telefonassistent und DSGVO.
Kümmern Sie sich um Konnektor und Telematikinfrastruktur?
Nein. Konnektor, Kartenterminals und TI-Anbindung liegen bei Ihrem PVS-Anbieter oder TI-Dienstleister. Wir übernehmen Telefonie, Netzwerk, Arbeitsplätze, Virenschutz und Datensicherung und stimmen uns bei Änderungen am Netzwerk mit Ihrem TI-Dienstleister ab.
Was passiert mit Notfällen am Telefon?
Sie legen fest, wie der Assistent reagiert. Üblich ist: Bei Hinweisen auf einen Notfall nennt er sofort die 112 und den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117 und verweist nicht auf einen Rückruf. Dringende Anliegen während der Sprechzeit können direkt ans Team durchgestellt werden.
Können wir die Telefonanlage wechseln, ohne die Praxisnummer zu verlieren?
Ja. Wir portieren Ihre Rufnummern kostenfrei. Die alte Anlage läuft bis zum Umschalttag weiter, an dem wir vor Ort sind. Die Umstellung dauert insgesamt etwa 3 bis 5 Wochen.
Passt oft dazu
Ihre Praxis entlasten
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre