IT für Handel und Großhandel: Bestellungen, die von selbst durchlaufen
Bestellungen kommen per Telefon, E-Mail, Fax und Online-Shop. Wir verbinden Kanäle, Warenwirtschaft und Buchhaltung, damit Ihr Innendienst verkauft statt abtippt.
Die Systeme hinter einem Handelsbetrieb
Zentral ist die Warenwirtschaft: Artikel, Preise, Bestände, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen. Viele Großhändler betreiben zusätzlich einen B2B-Shop, einige verkaufen über Marktplätze. Der Außendienst pflegt Besuche und Angebote im CRM oder in eigenen Listen, der Innendienst nimmt Bestellungen am Telefon an, und die Buchhaltung geht an DATEV.
Mit der E-Rechnungspflicht ändert sich der Rechnungsweg zwischen Unternehmen: Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 bzw. 2028 auch ausstellen. Die Übergangsregeln erklärt unser Ratgeber zur E-Rechnung.
Wo im Handel Zeit liegen bleibt
Bestellungen doppelt erfasst
Shop-Bestellungen und E-Mail-Aufträge werden im Innendienst ein zweites Mal in die Warenwirtschaft getippt.
Außendienst ohne aktuelle Daten
Beim Kundenbesuch fehlen offene Aufträge, Umsätze und letzte Reklamationen.
Fax lebt noch
Ein Teil der Stammkunden bestellt per Fax. Das Gerät steht im Flur, die Bestellung liegt im Papierstapel.
Export für die Buchhaltung
Einmal im Monat werden Rechnungen exportiert, kontrolliert und an die Kanzlei geschickt.
Leistungen für Handel und Großhandel
Shop und Warenwirtschaft verbunden
Eine Schnittstelle überträgt Bestellungen, Bestände und Versandstatus automatisch.
CRM für den Außendienst
Eine CRM-Einführung zeigt beim Besuch Umsätze, offene Angebote und Notizen, auch auf dem Tablet.
Rechnungen an DATEV
Die DATEV-Schnittstelle übergibt Ausgangsrechnungen und Debitoren regelmäßig, ohne Monatsexport.
Fax als PDF
Mit der Cloud-Telefonie kommen Faxe als PDF ins Postfach, wo sie weiterverarbeitet werden können.
Kunde beim Anruf erkannt
Über TAPI öffnet sich bei der Bestellung per Telefon direkt das Kundenkonto.
Abläufe automatisieren
Mit Power Automate werden wiederkehrende Bestell-E-Mails ausgelesen und als Auftrag vorbereitet.
So könnte das bei Ihnen aussehen
Ein ausgedachter Ablauf bei einem technischen Großhändler mit Shop und Außendienst. Kein Kundenprojekt.
Bestellung im B2B-Shop
Ein Installateur bestellt am Abend im Shop. Der Auftrag steht am nächsten Morgen schon in der Warenwirtschaft.
Rückfrage am Telefon
Er ruft wegen eines Liefertermins an. Der Innendienst sieht beim Klingeln sein Kundenkonto und den Auftrag.
Besuch des Außendienstes
Der Außendienst öffnet vor dem Termin das CRM und sieht Umsätze, offene Angebote und die letzte Reklamation.
Rechnung und Buchhaltung
Nach dem Versand geht die Rechnung als E-Rechnung raus und landet automatisch in der Übergabe an DATEV.
Wie wir an Handelsprojekte herangehen
Bevor wir etwas verbinden, zeichnen wir den Weg einer Bestellung nach: Wo kommt sie an, wer fasst sie an, wo wird etwas abgetippt, wo entstehen Fehler? Aus dieser Skizze ergibt sich, welche Verbindung den größten Effekt hat. Häufig ist es nicht der Shop, sondern der unscheinbare E-Mail-Auftrag, der jeden Tag eine Stunde Innendienst kostet.
Wir setzen die Verbindungen mit Power Automate, n8n oder eigener Software um, je nachdem, was Ihre Systeme hergeben. Die Lieferung erfolgt in Etappen mit Festpreis. Ihre Warenwirtschaft bleibt dabei das führende System, wir sorgen dafür, dass die anderen Programme sauber zuliefern und abholen. So wächst die Automatisierung Schritt für Schritt mit, statt alles auf einmal umzubauen.
Fragen aus Handel und Großhandel
Welche Warenwirtschaft binden Sie an?
Wir sind herstellerunabhängig und arbeiten mit dem System, das Sie einsetzen. Entscheidend ist, ob es eine Programmierschnittstelle oder einen verlässlichen Import und Export bietet. Das prüfen wir am Anfang. Ist keine Schnittstelle vorhanden, sagen wir Ihnen, welche Alternativen es gibt.
Lohnt sich ein CRM, wenn wir schon eine Warenwirtschaft haben?
Oft ja. Die Warenwirtschaft weiß, was verkauft wurde. Das CRM zeigt, was gerade angebahnt wird: Besuche, Angebote, Wiedervorlagen. Verbunden ergeben beide ein vollständiges Bild. Welches CRM passt, vergleicht unser Ratgeber Welches CRM für KMU.
Müssen wir jetzt schon E-Rechnungen schreiben?
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen seit Anfang 2025. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis 2027 bzw. 2028, abhängig vom Vorjahresumsatz. Viele Warenwirtschaften können bereits ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen. Wir prüfen, ob Ihre Rechnungen danach automatisch weiterlaufen.
Wie lange dauert die Anbindung von Shop und Warenwirtschaft?
Erste Automatisierungen sind meist nach 2 bis 6 Wochen produktiv. Wir liefern in Etappen mit Festpreis, zum Beispiel zuerst die Bestellübernahme, danach Bestände und Versandstatus.
Passt oft dazu
Ihre Abläufe besprechen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre