E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt, bis Ende 2027 für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2028 müssen grundsätzlich alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Eine PDF-Datei ist dabei keine E-Rechnung.

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die Rechnungsdaten liegen also maschinenlesbar vor, typischerweise als XML-Datei.

Die wichtigsten Formate in Deutschland:

• XRechnung: reines XML-Format, aus der öffentlichen Verwaltung bekannt.
• ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei – für Menschen lesbar, für Maschinen auswertbar. Zulässig ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Keine E-Rechnung ist dagegen eine normale PDF-Datei, ein Scan oder eine Rechnung im Fließtext einer E-Mail. Diese Formate gelten künftig als „sonstige Rechnung“ und sind nur noch während der Übergangsfristen zulässig.

Wer betroffen ist

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Betroffen sind damit praktisch alle Betriebe, die Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland stellen oder von ihnen erhalten – vom Handwerksbetrieb bis zum Industrieunternehmen.

Nicht betroffen sind:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
• Fahrausweise
• Kleinunternehmer beim Ausstellen; empfangen können müssen auch sie

Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung gelten schon länger eigene Vorgaben zur E-Rechnung, die von der B2B-Pflicht unabhängig sind.

Die Fristen im Überblick

Seit 1. Januar 2025 – Empfangspflicht: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Entscheidend ist, dass Sie die Rechnungen lesen, prüfen und ordnungsgemäß archivieren können.

Bis 31. Dezember 2026 – Übergang für alle: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Andere elektronische Formate wie PDF sind mit Zustimmung des Empfängers zulässig.

Bis 31. Dezember 2027 – Übergang für kleinere Unternehmen: Wer im Vorjahr höchstens 800.000 € Gesamtumsatz hatte, darf weiterhin Papier- und sonstige Rechnungen ausstellen. Zudem dürfen Rechnungen im EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers weiter übermittelt werden.

Ab 1. Januar 2028 – Ausstellungspflicht für alle: Im B2B-Bereich müssen grundsätzlich alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. EDI-Verfahren bleiben unter bestimmten Voraussetzungen möglich.

Die Details regelt das Umsatzsteuergesetz, ergänzt durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Für Ihren Einzelfall ist Ihre Steuerberatung der richtige Ansprechpartner.

Empfang: Was Sie schon heute können müssen

Die Empfangspflicht gilt bereits. Prüfen Sie deshalb:

• Gibt es einen festen Eingangskanal? Eine zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen ist der einfachste Weg.
• Können Sie XML-Rechnungen lesen? Eine reine XRechnung ist ohne passende Software für Menschen kaum lesbar. Viele Buchhaltungsprogramme, DATEV-Lösungen und kostenlose Viewer bringen eine Anzeige mit.
• Wird das Original archiviert? Aufzubewahren ist die E-Rechnung in ihrem Eingangsformat, also mit der XML-Datei. Ein Ausdruck oder ein PDF-Abbild reicht nicht.
• Kommt die Rechnung bei der Kanzlei an? Klären Sie, wie E-Rechnungen an Ihre Steuerberatung weitergegeben werden, etwa über die DATEV-Schnittstelle.

Hinweis: Bei Rechnungen im ZUGFeRD-Format ist der XML-Teil maßgeblich. Weichen Bild- und Datenteil voneinander ab, gelten die strukturierten Daten.

Ausstellung: Was bis 2027 bzw. 2028 vorzubereiten ist

Auch wenn die Ausstellungspflicht für viele erst 2028 greift, sollten Sie früh beginnen. Die Umstellung betrifft mehrere Systeme:

1. Rechnungssoftware prüfen: Kann Ihre Warenwirtschaft, Faktura oder Branchensoftware XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Viele Hersteller haben nachgerüstet, manche nur in neueren Versionen.
2. Stammdaten vervollständigen: E-Rechnungen verlangen bestimmte Pflichtfelder vollständig und korrekt. Lücken in Kunden- oder Artikeldaten fallen jetzt auf.
3. Versandweg festlegen: Per E-Mail, über ein Portal oder per EDI – abhängig von Ihren Kunden.
4. Testen: Erzeugte Rechnungen mit einem Validator prüfen und mit ausgewählten Kunden testen.
5. Prozesse anpassen: Wer prüft Rechnungen vor dem Versand? Wie werden Korrekturen erstellt?

Wer früher umstellt, profitiert früher: Strukturierte Rechnungen lassen sich beim Kunden schneller verarbeiten und bezahlen.

Chance statt Pflicht: Automatisierung

Die E-Rechnung ist mehr als eine Formvorschrift. Weil die Daten maschinenlesbar sind, entfällt beim Empfang das Abtippen und die fehleranfällige Texterkennung. Rechnungen lassen sich automatisch mit Bestellungen abgleichen, zur Freigabe verteilen und an die Buchhaltung übergeben.

Wer ohnehin an seinem Rechnungseingang arbeiten muss, sollte das deshalb mit einer Automatisierung verbinden. Wie ein solcher Ablauf aussieht, beschreibt der Artikel Rechnungsworkflow automatisieren.

Ihre To-do-Liste

• Zentrale E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen einrichten und Lieferanten mitteilen
• Anzeige und Prüfung von XRechnung und ZUGFeRD sicherstellen
• Archivierung im Originalformat GoBD-konform regeln
• Weitergabe an die Steuerkanzlei abstimmen
• Rechnungssoftware auf E-Rechnungs-Ausgang prüfen, ggf. Update oder Wechsel planen
• Kunden- und Artikelstammdaten vervollständigen
• Eigenen Stichtag für die Umstellung festlegen – vor der gesetzlichen Frist
• Verfahrensdokumentation aktualisieren

Dieser Artikel gibt einen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Maßgeblich sind die gesetzlichen Regelungen und die Schreiben des Bundesfinanzministeriums.