Was ist die XRechnung?
Die XRechnung ist ein deutscher Standard für elektronische Rechnungen. Die Rechnung besteht aus einer strukturierten XML-Datei, die Software ohne Abtippen auslesen kann. Sie erfüllt die europäische Norm EN 16931.
Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist für das Gesetz keine E-Rechnung im neuen Sinn. Gemeint sind Formate, deren Inhalt maschinenlesbar ist – die XRechnung ist eines davon.
Aufbau und Darstellung
Eine XRechnung enthält alle Rechnungsangaben als Datenfelder: Absender, Empfänger, Positionen, Steuersätze, Beträge, Bankverbindung. Für Menschen ist die reine XML-Datei kaum lesbar; Buchhaltungsprogramme und kostenlose Viewer stellen sie lesbar dar. Im öffentlichen Auftragswesen ist zusätzlich eine Leitweg-ID des Empfängers nötig.
Fristen für Unternehmen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Beim Versand gelten Übergangsfristen: Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Details und Ausnahmen, etwa für Kleinbetragsrechnungen, beschreibt der Ratgeber E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.
XRechnung, ZUGFeRD und PDF
Neben der XRechnung ist ZUGFeRD verbreitet: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, das für Menschen und Maschinen gleichermaßen lesbar ist. Ab der Version 2.0.1 erfüllen die meisten ZUGFeRD-Profile die Anforderungen. Ein reines PDF oder ein eingescanntes Papier zählen dagegen nur noch übergangsweise als „sonstige Rechnung“.
Was im Betrieb zu tun ist
Ein Großhändler prüft zunächst, ob seine Warenwirtschaft beziehungsweise sein ERP XRechnung und ZUGFeRD erzeugen und einlesen kann. Eingehende Dateien sollten automatisch in die Buchhaltung, etwa nach DATEV, weiterlaufen. Gerade hier lohnt sich ein automatisierter Workflow statt eines Postfachs, aus dem jemand Dateien herauszieht.
Passt oft dazu
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