Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist ein festgelegter Arbeitsablauf: eine Abfolge von Schritten mit Auslöser, Zuständigkeiten und Ergebnis. Im IT-Zusammenhang meint der Begriff meist Abläufe, die ganz oder teilweise von Software ausgeführt werden.
Jedes Unternehmen hat Workflows, auch ohne sie so zu nennen – vom Rechnungseingang bis zur Urlaubsgenehmigung. Die Frage ist, wie viel davon Menschen per Hand erledigen und wie viel Systeme übernehmen könnten.
Bestandteile eines automatisierten Ablaufs
Ein Workflow beginnt mit einem Auslöser, zum Beispiel einer eingehenden E-Mail, einem Formular oder einem Zeitpunkt. Es folgen Aktionen wie Daten übertragen, Dokumente erzeugen, jemanden benachrichtigen. Bedingungen verzweigen den Ablauf („Betrag über 5.000 €? Dann Freigabe durch Geschäftsführung“). Am Ende steht ein definiertes Ergebnis, das protokolliert wird.
Beispiel Rechnungseingang
Eingangsrechnungen kommen per Mail. Ein Workflow speichert das PDF, liest Lieferant, Betrag und Fälligkeit aus, legt die Rechnung zur Freigabe vor und übergibt sie nach Zustimmung an die Buchhaltung, etwa per DATEV-Anbindung. Strukturierte Formate wie die XRechnung erleichtern das Auslesen erheblich. Der Ratgeber Rechnungsworkflow automatisieren zeigt den Ablauf im Detail.
Welche Abläufe sich lohnen
Gute Kandidaten sind häufig, regelbasiert und fehleranfällig: Daten zwischen Programmen übertragen, Standardmails versenden, Dokumente ablegen, Freigaben einholen. Weniger geeignet sind seltene Sonderfälle oder Entscheidungen, die viel Erfahrung erfordern. Vor der Automatisierung lohnt sich ein Blick darauf, ob der Ablauf selbst sinnvoll ist – ein schlechter Prozess wird automatisiert nur schneller schlecht.
Werkzeuge
Workflows entstehen mit Low-Code-Plattformen wie Power Automate oder n8n, mit Funktionen im CRM oder ERP oder als individuelle Software.
Passt oft dazu
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Wie wir Workflows planen und umsetzen, zeigt die Seite Automatisierung.