Rechnungsworkflow automatisieren: Eingangsrechnungen ohne Papierstapel

Ein automatisierter Rechnungsworkflow sammelt Eingangsrechnungen an einer Stelle, liest die Rechnungsdaten aus, gleicht sie mit Bestellungen ab, holt die Freigabe der zuständigen Person per Klick ein und übergibt Beleg und Buchungsdaten an Buchhaltung oder Steuerkanzlei. Das spart Zeit, verhindert verlorene Rechnungen und sichert Skontofristen. Wichtig sind eine GoBD-konforme Archivierung und eine Verfahrensdokumentation.

Der typische Weg einer Rechnung heute

In vielen Betrieben sieht der Weg einer Eingangsrechnung so aus: Sie kommt per Post oder an irgendein Postfach, wird ausgedruckt, in eine Mappe gelegt, wandert zur Abteilungsleitung zur Prüfung, bekommt eine Unterschrift, geht zurück an die Buchhaltung, wird erfasst, bezahlt und abgelegt.

Die Schwachstellen liegen auf der Hand:

• Rechnungen bleiben auf Schreibtischen liegen, besonders bei Urlaub.
• Skontofristen verstreichen.
• Niemand weiß, wo eine Rechnung gerade ist.
• Beim Abtippen entstehen Fehler, Rechnungen werden doppelt bezahlt oder gar nicht.
• Für die Kanzlei müssen Belege noch einmal gesammelt werden.

Ein digitaler Workflow löst diese Probleme nicht durch mehr Disziplin, sondern durch einen festen Ablauf, den die Software vorgibt.

Schritt 1: Alle Rechnungen an einem Ort sammeln

Der erste Schritt ist der einfachste und wirkungsvollste: Legen Sie einen zentralen Eingang fest, etwa eine eigene E-Mail-Adresse wie rechnungen@ihrefirma.de. Teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit und bitten Sie um Umstellung.

Papierrechnungen werden beim Posteingang gescannt und in denselben Eingang gegeben. Eine Automatisierung holt die Anhänge aus dem Postfach, benennt sie einheitlich und legt sie im Workflow ab. Ab diesem Moment existiert jede Rechnung genau einmal digital.

Schritt 2: Rechnungsdaten auslesen

Damit niemand Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferant abtippen muss, werden die Daten automatisch erfasst:

• E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD enthalten die Daten bereits strukturiert. Sie werden ohne Texterkennung fehlerfrei ausgelesen.
• PDF- und Papierrechnungen werden per Texterkennung erfasst, heute oft mit KI-Unterstützung. Die Erkennung ist gut, aber nicht perfekt – eine Plausibilitätsprüfung gehört dazu.

Seit der Empfangspflicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich steigt der Anteil strukturierter Rechnungen stetig. Das macht die automatische Verarbeitung zuverlässiger. Hintergründe im Artikel E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.

Schritt 3: Prüfen und abgleichen

Bevor eine Rechnung freigegeben wird, prüft der Workflow automatisch, was sich prüfen lässt:

• Ist der Lieferant bekannt, stimmt die Bankverbindung mit den Stammdaten überein?
• Gibt es eine passende Bestellung, und stimmen Mengen und Preise?
• Wurde die Rechnungsnummer schon einmal erfasst – droht eine Doppelzahlung?
• Sind die Pflichtangaben vorhanden?

Gerade der Abgleich der Bankverbindung schützt vor einer verbreiteten Betrugsmasche, bei der gefälschte Rechnungen mit geänderter IBAN verschickt werden. Abweichungen landen nicht in der Zahlung, sondern bei einer Person zur Klärung.

Schritt 4: Freigabe per Klick

Die sachliche Prüfung – wurde die Leistung erbracht? – bleibt beim Menschen. Der Workflow schickt die Rechnung automatisch an die zuständige Person, etwa nach Kostenstelle, Lieferant oder Betrag. Die Freigabe erfolgt per Klick in der E-Mail, in Microsoft Teams oder in einer App.

Bewährte Regeln:

• Betragsgrenzen: Bis zu einem Betrag gibt die Abteilungsleitung frei, darüber zusätzlich die Geschäftsführung.
• Vertretungen: Bei Abwesenheit geht die Rechnung automatisch an die Vertretung.
• Erinnerungen: Nach einigen Tagen ohne Reaktion kommt eine Erinnerung, kurz vor Ablauf der Skontofrist eine Eskalation.
• Nachvollziehbarkeit: Jede Freigabe wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert.

Schritt 5: Übergabe an Buchhaltung und Kanzlei

Freigegebene Rechnungen gehen mit allen Daten an die Buchhaltung oder direkt an die Steuerkanzlei – etwa über DATEV Unternehmen online oder eine Online-Schnittstelle von DATEV. Gleichzeitig kann ein Zahlungsvorschlag entstehen, der Skontofristen berücksichtigt.

Welche Übergabewege es gibt und wann welcher passt, beschreibt der Artikel DATEV-Schnittstelle: Optionen. Stimmen Sie die Übergabe in jedem Fall mit Ihrer Kanzlei ab, damit Kontierung und Belegverknüpfung dort korrekt ankommen.

Archivierung und GoBD

Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD) aufbewahrt werden. Für einen digitalen Workflow bedeutet das:

• Unveränderbarkeit: Archivierte Belege dürfen nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden können.
• Vollständigkeit: Jede Rechnung wird erfasst, auch die abgelehnten.
• Originalformat: Elektronisch eingegangene Rechnungen werden im Eingangsformat aufbewahrt, bei E-Rechnungen also inklusive der strukturierten XML-Datei.
• Aufbewahrungsfrist: Für Buchungsbelege wie Rechnungen gilt seit 2025 grundsätzlich eine Frist von acht Jahren.
• Verfahrensdokumentation: Beschreiben Sie, wie Rechnungen eingehen, verarbeitet, freigegeben und archiviert werden.

Ein einfacher Netzwerkordner erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht. Nutzen Sie ein Archivsystem oder eine Ablage mit Aufbewahrungsrichtlinien. Klären Sie die Details mit Ihrer Steuerberatung.

Woran Sie den Erfolg messen

Ob sich der neue Ablauf lohnt, zeigt sich an wenigen Kennzahlen, die ein digitaler Workflow nebenbei liefert:

• Durchlaufzeit: Wie viele Tage vergehen vom Eingang bis zur Freigabe? Vorher und nachher vergleichen.
• Genutztes Skonto: Wie viel Skonto wurde früher verschenkt, wie viel wird jetzt gezogen?
• Offene Freigaben: Wie viele Rechnungen warten länger als eine Woche, und bei wem?
• Klärungsfälle: Wie oft weichen Rechnung und Bestellung ab? Häufen sich Fälle bei bestimmten Lieferanten?
• Rückfragen der Kanzlei: Werden sie weniger, weil Belege vollständig und zugeordnet ankommen?

Erheben Sie die Ausgangswerte möglichst vor der Umstellung, auch wenn es nur eine grobe Schätzung ist. Ohne Vergleichswert lässt sich der Nutzen später schwer belegen.

Fertige Lösung oder eigener Workflow?

Für den Rechnungseingang gibt es spezialisierte Software, die Erfassung, Freigabe und Archiv mitbringt. Sie ist sinnvoll, wenn Sie viele Rechnungen haben und einen Standardprozess abbilden wollen.

Ein eigener Workflow mit Werkzeugen wie Power Automate oder n8n lohnt sich, wenn Sie bereits Systeme wie Microsoft 365, ein ERP und DATEV im Einsatz haben und diese verbinden möchten, statt ein weiteres Programm einzuführen. Auch Mischformen sind üblich: fertige Texterkennung, eigene Freigaberegeln, Übergabe an das vorhandene Archiv. Einen Überblick zum Vorgehen gibt Prozesse automatisieren im Mittelstand.