DATEV-Schnittstelle: Wege, Ihre Daten zur Kanzlei zu bringen

Es gibt drei grundlegende Wege, Daten an DATEV zu übergeben: den Export von Buchungsdaten im DATEV-Format als Datei, die Übertragung von Belegbildern über DATEV Unternehmen online und die Anbindung über die Online-Schnittstellen von DATEV, für die Software in der Regel bei DATEV registriert sein muss. Welcher Weg passt, hängt davon ab, welche Software Sie einsetzen, was Ihre Kanzlei bucht und wie viel automatisiert werden soll.

Warum die Schnittstelle zu DATEV so wichtig ist

Die meisten Steuerberatungskanzleien in Deutschland arbeiten mit DATEV. Für Unternehmen heißt das: Alles, was in Warenwirtschaft, Faktura, Kassensystem oder Onlineshop entsteht, muss irgendwann in der DATEV-Welt der Kanzlei ankommen.

Ohne saubere Schnittstelle passiert das oft so: Rechnungen werden ausgedruckt oder als PDF gesammelt, monatlich per Post oder E-Mail verschickt, in der Kanzlei erfasst und bei Rückfragen telefonisch geklärt. Das kostet auf beiden Seiten Zeit und verzögert die Auswertungen, mit denen Sie Ihr Unternehmen steuern.

Weg 1: Export im DATEV-Format

Viele kaufmännische Programme – Warenwirtschaft, Faktura, Shopsysteme – bieten einen Export im sogenannten DATEV-Format an. Dabei entsteht eine strukturierte Datei mit Buchungssätzen (Buchungsstapel), die die Kanzlei in ihr Rechnungswesen importiert. Ergänzend lassen sich oft Stammdaten wie Debitoren und Kreditoren exportieren.

Vorteile: weit verbreitet, keine zusätzliche Lizenz, schnell eingerichtet.

Zu beachten: Kontenrahmen, Steuerschlüssel und Kostenstellen müssen mit der Kanzlei abgestimmt sein, sonst entstehen Fehlbuchungen. Die Übergabe der Datei bleibt ein manueller Schritt, und Belegbilder sind nicht automatisch verknüpft.

Weg 2: Belege über DATEV Unternehmen online

Mit DATEV Unternehmen online stellt die Kanzlei ihren Mandanten eine Online-Plattform bereit. Unternehmen laden dort Belegbilder hoch – per Scan, Upload, App oder E-Mail-Weiterleitung – und die Kanzlei bucht direkt mit den digitalen Belegen. Häufig werden auch Bankumsätze bereitgestellt.

Vorteile: Belege und Buchungen sind verknüpft, das Papier bleibt im Haus oder entfällt ganz, Rückfragen lassen sich direkt am Beleg klären.

Zu beachten: Das Hochladen ist ohne Automatisierung ein manueller Schritt. Ob Ihre Kanzlei diesen Weg anbietet und wie sie ihn einsetzt, klären Sie am besten direkt mit ihr.

Weg 3: Online-Schnittstellen von DATEV

DATEV bietet Schnittstellen, über die Software direkt Daten mit der DATEV-Cloud austauschen kann – zum Beispiel Belegbilder, Rechnungsdaten oder Buchungsdaten. Damit entfällt der manuelle Dateiversand. Software, die diese Schnittstellen nutzt, muss in der Regel bei DATEV als Partner registriert sein; viele bekannte Programme sind das bereits.

Vorteile: weitgehend automatischer Datenfluss, aktuelle Daten in der Kanzlei, weniger Rückfragen.

Zu beachten: Nicht jede Software unterstützt diese Schnittstellen, und die Einrichtung erfordert die Freigabe durch Ihre Kanzlei. Für selbst entwickelte Lösungen gelten die Registrierungsvoraussetzungen von DATEV. Prüfen Sie zuerst, ob Ihre Software eine DATEV-Anbindung bereits mitbringt – das ist meist der einfachste Weg.

Automatisierung rund um die Schnittstelle

Die DATEV-Schnittstelle selbst ist oft nur ein Teil des Ablaufs. Davor und danach liegen Schritte, die sich ebenfalls automatisieren lassen:

• Belege einsammeln: Rechnungen aus einem Postfach automatisch abholen, benennen und weitergeben.
• Daten anreichern: Kostenstelle oder Projekt aus dem ERP ergänzen, bevor der Beleg übertragen wird.
• Abgleich: Prüfen, ob für jede Bestellung eine Rechnung vorliegt und umgekehrt.
• Exporte planen: Den Export im DATEV-Format zeitgesteuert erzeugen und an einem festen Ort ablegen.

Solche Abläufe lassen sich mit Werkzeugen wie Power Automate oder n8n verbinden. Wie ein durchgängiger Ablauf aussehen kann, beschreibt der Artikel Rechnungsworkflow automatisieren.

Welcher Weg passt zu Ihnen?

Eine grobe Orientierung:

• Wenige Belege, Software ohne Online-Anbindung: Export im DATEV-Format plus Belegupload reicht oft aus.
• Viele Eingangsrechnungen: Belegübertragung automatisieren, idealerweise direkt aus dem Rechnungseingang.
• Eigene Faktura, Shop oder Kasse mit vielen Ausgangsrechnungen: Online-Schnittstelle oder automatisierter Export mit festen Regeln.
• Branchensoftware ohne DATEV-Funktion: individuelle Lösung über Exporte, Datenbankzugriff oder eine eigene API-Anbindung.

Entscheidend ist immer die Abstimmung mit Ihrer Kanzlei: Sie weiß, welche Daten sie in welcher Form braucht, und muss die Anbindung auf ihrer Seite freigeben.

Abstimmung mit der Kanzlei: diese Fragen klären

Bevor eine Schnittstelle eingerichtet wird, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung folgende Punkte besprechen:

• Welcher Kontenrahmen wird verwendet, und welche Konten und Steuerschlüssel sollen Ihre Programme liefern?
• Bucht die Kanzlei Belege selbst, oder liefern Sie vorkontierte Buchungssätze?
• Werden Kostenstellen oder Projekte mitgegeben?
• In welchem Rhythmus sollen Daten übertragen werden – laufend, wöchentlich, monatlich?
• Wie werden Bankumsätze bereitgestellt, und wer ordnet Zahlungen zu?
• Wer ist Ansprechpartner auf beiden Seiten, wenn ein Export fehlschlägt oder Daten fehlen?

Halten Sie die Antworten schriftlich fest. Sie sind die Grundlage für die technische Umsetzung und für Ihre Verfahrensdokumentation. Viele Probleme mit DATEV-Exporten entstehen nicht durch Technik, sondern durch unterschiedliche Erwartungen von Unternehmen und Kanzlei.

E-Rechnung und DATEV

Mit der Empfangspflicht für E-Rechnungen seit 2025 gewinnt das Thema an Bedeutung. E-Rechnungen enthalten strukturierte Daten, die sich ohne Texterkennung auslesen lassen – ein großer Vorteil für automatische Abläufe. Wichtig ist, dass die strukturierte Datei – etwa eine XRechnung – vollständig weitergegeben und revisionssicher aufbewahrt wird, nicht nur eine PDF-Ansicht. Was sich bis 2028 ändert, lesen Sie im Artikel E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.