WhatsApp-Assistent: ein digitaler Kollege im Chat, den alle schon kennen

Beides ist möglich, und was für Sie passt, klären wir im Workshop vor dem Start. Meist richten wir eine eigene WhatsApp-Business-Nummer für den Assistenten ein, damit der normale Kundenkontakt über Ihre bisherige Nummer und der automatisierte Assistent sauber getrennt bleiben und sich nicht gegenseitig ins Gehege kommen. Das hat zusätzlich den Vorteil, dass Sie jederzeit erkennen können, welche Konversation über den Assistenten läuft und welche direkt mit einem Menschen geführt wird. Soll stattdessen Ihre bestehende Business-Nummer verwendet werden, etwa weil Kunden sie schon kennen und darunter speichern, prüfen wir vorher technisch, ob und wie sie für die Anbindung des Assistenten umgestellt werden kann, ohne dass bestehende Chatverläufe oder Kontakte verloren gehen. Der gesamte Übergang ist in der Regel innerhalb der üblichen 2 bis 4 Wochen bis zum Live-Betrieb abgeschlossen, unabhängig davon, für welche der beiden Varianten Sie sich entscheiden.

Mit WhatsApp Business und einer sauberen Einrichtung lässt sich das datenschutzkonform betreiben, aber nicht ohne Vorarbeit und nicht automatisch durch die bloße Installation der App auf einem Firmenhandy. WhatsApp gehört zu Meta, deshalb braucht es klare Hinweise für Kunden, welche Daten verarbeitet werden, definierte Löschfristen für Chatverläufe und eine Prüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten, bevor der Assistent produktiv geht und erste Kundendaten verarbeitet. Wir richten die technischen Voraussetzungen entsprechend ein und dokumentieren, welche Daten in welchem System landen, etwa im angebundenen CRM oder Kalender, damit Sie das gegenüber Kunden und Aufsichtsbehörden sauber belegen können. Die Einzelheiten zu den rechtlichen Anforderungen, den nötigen Einwilligungen und typischen Stolperfallen stehen ausführlich im Ratgeber WhatsApp Business und DSGVO, den wir auch gern gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten durchgehen, bevor der Assistent produktiv geht und erste Kundenanfragen in Ihrem Namen beantwortet.

Angebunden werden können Kalender und Postfach in Microsoft 365, CRM-Systeme wie HubSpot oder Pipedrive und auf Anfrage auch Warenwirtschaft oder ERP-Systeme, sodass der Assistent zum Beispiel direkt den Auftragsstatus aus dem ERP nennen oder einen Termin im echten Kalender eintragen kann. Welche Datenbereiche der Assistent dabei sehen und bearbeiten darf, legen ausschließlich Sie fest – er bekommt nur Zugriff auf das, was für seine konkreten Aufgaben nötig ist, nicht automatisch auf das gesamte System. Ob eine bestimmte, bei Ihnen eingesetzte Software eine passende Schnittstelle mitbringt oder ob wir eine eigene Anbindung bauen müssen, prüfen wir vor dem Angebot, damit Sie vorab wissen, was technisch möglich ist und was es kostet. Diese Prüfung ist Teil des kostenlosen Erstgesprächs und fließt direkt in den Festpreis für Ihr Projekt ein, sodass später keine versteckten Zusatzkosten für fehlende Schnittstellen entstehen.

Nein. Bedient wird der Assistent für Ihre Kunden ganz normal über den WhatsApp-Chat, mit Text oder Sprachnachricht – es gibt keine separate App oder Oberfläche, die jemand erst lernen müsste. Einrichtung, Anbindung an Kalender, Postfach und CRM sowie die laufende Pflege übernehmen vollständig wir, auch wenn sich später etwas an Ihren Prozessen ändert. Ihr Team sollte vor allem wissen, welche Aufgaben der Assistent eigenständig übernimmt – etwa Terminbuchungen oder Standardfragen – und in welchen Fällen er eine Anfrage an einen Menschen weiterreicht, weil eine echte Entscheidung nötig ist. Genau das besprechen wir ausführlich beim gemeinsamen Start, damit niemand überrascht wird, wenn der Assistent zum ersten Mal eine Übergabe auslöst. Technisches Verständnis für die dahinterliegende Anbindung an Microsoft 365 oder Ihr CRM brauchen Sie dafür nicht – das bleibt vollständig unsere Aufgabe, auch über den Start hinaus.

Ja, er antwortet rund um die Uhr auf das, was er selbst erledigen kann – etwa Standardfragen beantworten, Termine im angebundenen Kalender buchen oder den Status eines Auftrags nennen, unabhängig von Ihren eigenen Geschäftszeiten. Alles, was ein Mensch entscheiden muss, etwa eine individuelle Reklamation oder eine Anfrage außerhalb des üblichen Leistungsumfangs, sammelt er zuverlässig und übergibt es Ihrem Team zu den regulären Geschäftszeiten, statt eine unpassende automatische Antwort zu geben. Kunden bekommen dabei immer eine ehrliche Auskunft, ob ihre Anfrage sofort erledigt wurde oder sich erst noch jemand meldet, und wann ungefähr damit zu rechnen ist – das schafft Vertrauen, gerade bei Anfragen außerhalb der üblichen Zeiten. So geht nachts keine Anfrage komplett verloren, auch wenn echte Entscheidungen weiterhin bei Ihrem Team bleiben und erst zu den gewohnten Geschäftszeiten bearbeitet werden – gerade das unterscheidet einen Assistenten mit sauberer Übergabe von einer reinen Standard-Antwort ohne Kontext.