Ein digitaler Mitarbeiter, erreichbar per WhatsApp.
Der STKom WhatsApp-Assistent beantwortet Kundenanfragen, verwaltet Termine, sichtet E-Mails und erledigt wiederkehrende Aufgaben – über den Kanal, den ohnehin jeder täglich nutzt. Angebunden an Ihr CRM, Ihren Kalender und Ihre Tools.
Drei Szenarien, in denen sich ein WhatsApp-Assistent amortisiert.
Wir richten den WhatsApp-Assistenten dort ein, wo er tatsächlich Zeit spart – als Kundenkontakt, persönlicher Assistent oder interne Automatisierung.
Kundenservice per WhatsApp
Kunden schreiben Ihre Fragen einfach per WhatsApp. Der Assistent beantwortet Standardanfragen, bucht Termine und eskaliert bei Bedarf an einen Mitarbeiter.
- Terminbuchung im Kalender
- Status- & Angebotsanfragen
- Weiterleitung bei komplexen Fällen
Persönlicher Assistent für Chef & Team
Der Assistent sichtet E-Mails, fasst sie zusammen, pflegt den Kalender, erinnert an Fristen und recherchiert – auf Zuruf, per Text oder Sprachnachricht.
- E-Mail-Zusammenfassungen
- Erinnerungen & To-Dos
- Dokumente & Angebote entwerfen
Interne Prozessautomatisierung
Auftragsstatus, Lagerbestand oder offene Rechnungen auf Nachfrage melden – der Assistent fragt Ihre Systeme ab und antwortet direkt im Chat.
- Abfragen aus CRM & Warenwirtschaft
- Automatische Reports auf Zuruf
- Proaktive Meldungen bei Ereignissen
Was ein guter WhatsApp-Assistent beherrschen muss.
Nicht jeder „WhatsApp-Bot" hält das. Unsere Assistenten laufen auf Enterprise-Stack mit echtem Systemzugriff statt starrer Menüs.
Natürliche Sprache
Versteht Text- und Sprachnachrichten, Nachfragen und Kontext – kein starres Menü.
Systemzugriff
Verbunden mit E-Mail, Kalender, CRM und Cloud-Speicher – liest und arbeitet aktiv darin.
Dokumente lesen & erstellen
Liest PDFs und Anhänge, entwirft Angebote, Vorlagen und Auswertungen.
Proaktive Nachrichten
Meldet sich selbst bei wichtigen Ereignissen – statt nur auf Zuruf zu reagieren.
Eskalation an Mensch
Erkennt Grenzen und leitet sauber an einen Mitarbeiter weiter – mit vollem Kontext.
DSGVO-sicher
Verarbeitung auf deutschen Servern, Zugriffsrechte einschränkbar, keine US-Cloud nötig.
Anpassbare Persönlichkeit
Name, Tonalität, Freigaben – abgestimmt auf Ihren Markenauftritt und Ihr Team.
Lernfähig
Merkt sich Vorlieben, Abläufe und Ausnahmen – wird mit der Zeit treffsicherer.
Vom Erstgespräch zum Live-Assistenten in 2–4 Wochen.
Ein WhatsApp-Assistent ist nicht „out of the box" fertig – er wird auf Ihre Systeme und Abläufe eingerichtet. Das dauert wenig, lohnt sich aber dauerhaft.
Bedarfs-Workshop
Wir klären: Welche Aufgaben soll der Assistent übernehmen? Welche Systeme sollen angebunden werden?
Anbindung aufbauen
WhatsApp-Business-Nummer einrichten, E-Mail/Kalender/CRM verbinden, Zugriffsrechte festlegen.
Training & Testphase
Der Assistent übt an internen Beispielen, Grenzen und Eskalationsregeln werden geschärft.
Live schalten, begleiten
Rollout mit Monitoring. Wir prüfen mit, markieren Problemfälle, justieren nach.
Kontinuierliche Optimierung
Monatlicher Review, neue Aufgaben werden ergänzt, Qualitäts-Reporting inklusive.
KI ja – aber mit klaren Grenzen.
Ein WhatsApp-Assistent bekommt Zugriff auf sensible Kanäle wie E-Mail und Kalender. Darum denken wir Datenschutz von Anfang an mit. Sechs Grundsätze, die für jeden Assistenten gelten:
-
Transparente Kennzeichnung
Kontakte erfahren, dass sie mit einer KI schreiben.
-
Jederzeit Mensch
Auf Wunsch direkt Weiterleitung an einen Mitarbeiter – nicht versteckt.
-
Server in Deutschland
Verarbeitung und Speicherung in DE-Rechenzentren.
-
Zugriffsrechte einschränkbar
Sie bestimmen, welche Systeme und Daten der Assistent sehen darf.
-
Verschlüsselt & löschbar
Chatverläufe verschlüsselt, Löschfristen frei einstellbar.
-
Qualitätskontrolle
Stichproben durch Menschen, laufende Prüfung auf Fehlverhalten.
WhatsApp-Assistent nach Maß.
Der Assistent wird auf Ihre Systeme und Aufgaben zugeschnitten – daher Setup-Pauschale plus monatliche Betriebspauschale.
- 1 WhatsApp-Assistent
- Anbindung an 1 System (z. B. Kalender)
- Monatlicher Report
- E-Mail-Support
- 1 Assistent für mehrere Teammitglieder
- Anbindung an CRM, Kalender & E-Mail
- Proaktive Erinnerungen & Automatisierungen
- Wöchentliches Monitoring
- Telefon- & E-Mail-Support
- Unbegrenzte Systemanbindungen
- On-Premises / Self-Hosted möglich
- SLA vertraglich vereinbart
- Dedizierter Ansprechpartner
WhatsApp-Assistent – kurz erklärt.
Was kann ein WhatsApp-Assistent von STKom konkret übernehmen?
Er beantwortet Kundenanfragen, bucht und verwaltet Termine, fasst eingehende E-Mails zusammen, erstellt Angebote und Dokumente und erinnert an offene Aufgaben – alles im gewohnten WhatsApp-Chat, angebunden an Ihre bestehenden Systeme. Dabei arbeitet er nicht als isolierter Chatbot, sondern in Ihren echten Daten: Ein gebuchter Termin steht im Kalender, eine beantwortete Anfrage im CRM. Name, Tonalität und Freigaben werden auf Ihren Markenauftritt und Ihr Team abgestimmt, und für alles, was der Assistent nicht entscheiden soll, greifen feste Eskalationsregeln an einen Menschen. Vor dem Livegang übt der Assistent an internen Beispielen, bis Grenzen und Antworten sitzen.
Nutzen wir eine neue WhatsApp-Nummer oder unsere bestehende?
Beides ist möglich. Meist richten wir eine eigene WhatsApp-Business-Nummer für den Assistenten ein, damit Kundenkommunikation und interner Assistent sauber getrennt bleiben – auf Wunsch läuft es aber auch über Ihre bestehende Nummer.
Wie sicher sind unsere Daten beim WhatsApp-Assistenten?
Verarbeitung und Speicherung laufen über deutsche Rechenzentren, Zugriffsrechte auf Ihre Systeme legen Sie selbst fest, und Chatverläufe werden verschlüsselt mit einstellbaren Löschfristen vorgehalten – DSGVO-konform von Anfang an. Der Assistent bekommt nur Zugriff auf die Systeme und Datenbereiche, die Sie explizit freigeben; alles andere bleibt für ihn unsichtbar. Welche Aktionen er selbstständig ausführen darf und wo eine menschliche Freigabe nötig ist, legen Sie bei der Einrichtung gemeinsam mit STKom fest und können es jederzeit anpassen.
Braucht unser Team technisches Wissen, um den Assistenten zu nutzen?
Nein. Bedienung läuft über den normalen WhatsApp-Chat, den jeder bereits kennt. Einrichtung, Anbindung an Ihre Systeme und laufende Pflege übernimmt STKom.
Kann der Assistent auch mit unserem CRM oder ERP sprechen?
Ja. Wir binden HubSpot, andere CRM-Systeme, Kalender, E-Mail-Postfächer und auf Anfrage auch ERP- oder Warenwirtschaftssysteme an, damit der Assistent nicht nur antwortet, sondern in Ihren echten Daten arbeitet.
Wie lange dauert die Einrichtung eines WhatsApp-Assistenten?
Je nach Umfang der Anbindungen 2 bis 4 Wochen von Workshop bis Live-Betrieb. Ein einfacher Assistent mit einer Anbindung ist schneller startklar als ein Business-Setup mit mehreren Systemen.
Testen Sie Ihren eigenen WhatsApp-Assistenten.
Schreiben Sie uns – oder lassen Sie sich in einem kurzen Gespräch zeigen, was für Ihr Unternehmen konkret möglich ist.