Welches CRM passt zu kleinen und mittleren Unternehmen?

Für die meisten KMU kommen vier CRM-Systeme infrage: Pipedrive für schlanken, pipelineorientierten Vertrieb, HubSpot für Vertrieb plus Marketing und Service mit hoher Bedienfreundlichkeit, Microsoft Dynamics 365 für Unternehmen, die tief in der Microsoft-Welt arbeiten, und Salesforce für komplexe Anforderungen und starkes Wachstum. Die richtige Wahl hängt von Ihren Prozessen, Ihrer vorhandenen IT und dem Budget ab – nicht von der längsten Funktionsliste.

Erst die Kriterien, dann die Systeme

Bevor Sie Systeme vergleichen, sollten Sie wissen, wonach. Diese Kriterien entscheiden im Mittelstand fast immer:

• Prozesse: Brauchen Sie nur Vertrieb oder auch Marketing, Service und Projektgeschäft?
• Vorhandene IT: Arbeiten Sie mit Microsoft 365? Welches ERP und welche Buchhaltung sind im Einsatz?
• Bedienbarkeit: Wie technikaffin ist Ihr Team? Wie viel wird mobil gearbeitet?
• Anpassbarkeit: Reicht der Standard, oder brauchen Sie eigene Objekte und Abläufe?
• Budget: Lizenzen heute und bei Wachstum, plus Einführung und Pflege.
• Datenschutz: Wo werden Daten gespeichert, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Gewichten Sie diese Kriterien für Ihr Unternehmen, bevor Sie die erste Demo ansehen. Sonst entscheidet die schönste Präsentation.

Pipedrive: schlank und vertriebsorientiert

Pipedrive ist auf eines spezialisiert: Verkaufschancen durch eine Pipeline zu bewegen. Die Oberfläche ist übersichtlich, das Team ist schnell arbeitsfähig, die Einstiegspreise sind moderat.

Passt gut, wenn: Ihr Vertrieb im Mittelpunkt steht, Sie ein kleines bis mittleres Team haben und schnell starten wollen.

Grenzen: Marketing-Automatisierung und Kundenservice sind weniger ausgeprägt als bei breiter aufgestellten Plattformen. Komplexe Rechte- und Freigabestrukturen stoßen an Grenzen.

Mehr zur Einführung unter Pipedrive-Einführung.

HubSpot: Vertrieb, Marketing und Service auf einer Plattform

HubSpot verbindet CRM, Marketing, Vertrieb und Service in einer Plattform mit gemeinsamer Datenbasis. Die Bedienung gilt als einsteigerfreundlich, es gibt eine kostenlose Basis und Editionen, die mit dem Unternehmen wachsen.

Passt gut, wenn: Sie Marketing und Vertrieb enger verzahnen wollen, Website-Anfragen automatisch verarbeiten möchten und Wert auf eine einfache Bedienung legen.

Grenzen: Die Kosten steigen mit höheren Editionen und mehreren Hubs deutlich. Sehr individuelle Datenmodelle sind möglich, aber nicht der Kern.

Einen Vergleich finden Sie unter HubSpot vs. Pipedrive.

Microsoft Dynamics 365: für die Microsoft-Welt

Dynamics 365 Sales ist Microsofts CRM. Seine Stärke ist die enge Verzahnung mit Outlook, Teams, Excel und der Power Platform, also etwa Power Automate und Power BI.

Passt gut, wenn: Ihr Unternehmen stark auf Microsoft 365 setzt, Sie Berechtigungen zentral über Ihre Microsoft-Konten steuern wollen oder ein Microsoft-ERP im Einsatz ist.

Grenzen: Die Einführung ist meist aufwendiger als bei schlankeren Systemen, die Oberfläche wirkt auf manche Vertriebsteams komplexer. Ohne erfahrenen Partner wird es schnell unübersichtlich.

Mehr dazu unter Dynamics 365 CRM und im Vergleich Dynamics 365 vs. HubSpot.

Salesforce: maximal anpassbar

Salesforce ist eines der funktionsreichsten CRM-Systeme am Markt und lässt sich nahezu beliebig erweitern. Ein großer Marktplatz mit Zusatzanwendungen deckt viele Spezialfälle ab.

Passt gut, wenn: Sie komplexe Vertriebsstrukturen haben, stark wachsen wollen oder sehr individuelle Prozesse abbilden müssen.

Grenzen: Lizenzen in den höheren Editionen und die Einführung sind vergleichsweise teuer. Für kleine Teams mit einfachem Vertrieb ist Salesforce oft überdimensioniert.

Mehr dazu unter Salesforce-Einführung.

So läuft eine gute Auswahl ab

1. Anforderungen priorisieren: Muss, Soll, Kann – auf einer Seite.
2. Vorauswahl: zwei bis drei Systeme, die die Muss-Kriterien erfüllen.
3. Demo mit eigenen Fällen: Lassen Sie einen typischen Auftrag aus Ihrem Alltag im System durchspielen.
4. Testphase: Die meisten Hersteller bieten Testzugänge. Lassen Sie zwei, drei Vertriebsmitarbeitende eine Woche damit arbeiten.
5. Gesamtkosten rechnen: Lizenzen über drei Jahre plus Einführung und Betreuung, siehe Was kostet eine CRM-Einführung?
6. Entscheiden und dokumentieren, warum. Das hilft später bei Diskussionen.

Lassen Sie das Team mitentscheiden. Ein System, das der Vertrieb selbst ausgewählt hat, wird eher genutzt.

Das CRM im Zusammenspiel mit Ihrer übrigen IT

Ein CRM steht nie allein. Bei der Auswahl sollten Sie deshalb prüfen, wie gut es mit den Systemen zusammenarbeitet, die Sie bereits nutzen:

• E-Mail und Kalender: Alle vier Systeme bieten Anbindungen an Outlook bzw. Microsoft 365 und Gmail. Unterschiede gibt es in der Tiefe, etwa bei der automatischen Zuordnung von E-Mails.
• Telefonie: Anruferkennung und Wählen per Klick sparen Zeit und füllen die Kundenhistorie automatisch. Prüfen Sie, ob Ihre Telefonanlage eine Integration für das System anbietet oder ob eine CTI-Software nötig ist.
• ERP und Buchhaltung: Kundenstammdaten, Angebote, Aufträge und offene Posten sollten nicht doppelt gepflegt werden. Hier hilft eine Schnittstelle, die je nach ERP standardisiert oder individuell umgesetzt wird.
• Website: Formulare sollten Anfragen samt Quelle direkt ins CRM schreiben.

Je mehr dieser Anbindungen ein System ohne Sonderentwicklung abdeckt, desto günstiger und stabiler ist der Betrieb. Lassen Sie sich die für Sie wichtigsten Integrationen in der Demo konkret zeigen.

Typische Fehlentscheidungen vermeiden

• Nach Funktionsliste entscheiden: Das System mit den meisten Funktionen ist selten das richtige für ein Team von 15 Personen.
• Nur auf den Einstiegspreis schauen: Entscheidend ist, was die Edition kostet, die Sie in zwei Jahren brauchen.
• Die IT-Landschaft ignorieren: Ein CRM, das nicht mit E-Mail, Telefon und ERP spricht, wird zur Insel.
• Ohne Partner einführen: Möglich, aber viele Fehler aus der Anfangszeit sind später teuer zu korrigieren.

Wenn Sie bereits ein CRM haben, das nicht genutzt wird, liegt das Problem oft nicht am System, sondern an Einrichtung und Einführung. Ein Wechsel ist dann nicht automatisch die Lösung.