Dynamics 365 oder HubSpot: CRM in der Microsoft-Welt oder daneben?

Kurz gesagt: Dynamics 365 Sales lohnt sich, wenn Ihr Unternehmen tief in Microsoft 365 arbeitet, Prozesse stark individuell sind oder ein Microsoft-ERP im Einsatz ist. HubSpot ist schneller eingeführt, einfacher zu bedienen und stärker im Marketing. Die Integration in Outlook und Teams beherrschen beide, nur unterschiedlich tief.

Was Dynamics 365 Sales ausmacht

Dynamics 365 ist Microsofts Familie von Geschäftsanwendungen, darunter Sales für den Vertrieb, Customer Service und mehrere ERP-Produkte. Technische Basis ist Dataverse, die Datenplattform der Power Platform. Das hat einen großen Vorteil: Dynamics teilt sich Benutzer, Rechte und Anmeldung mit Microsoft 365, und Automatisierungen mit Power Automate greifen direkt auf CRM-Daten zu.

Die Kehrseite: Dynamics ist ein sehr flexibles System, das konfiguriert werden will. Ohne Konzept wirken Masken schnell unübersichtlich, und viele Funktionen erschließen sich erst nach Schulung.

Was HubSpot anders macht

HubSpot ist eine eigenständige Cloud-Plattform mit Hubs für Marketing, Vertrieb und Service. Die Oberfläche ist einheitlich und schnell erlernbar, viele Abläufe funktionieren ohne Anpassung. Outlook- und Teams-Anbindungen gibt es als Erweiterungen; E-Mails werden protokolliert, Termine synchronisiert.

Die Integration ist allerdings eine Verbindung zweier Systeme, keine gemeinsame Basis. Benutzer werden in HubSpot separat verwaltet, Single Sign-on über Entra ID ist in höheren Paketen möglich.

Lizenzen und Kosten

Dynamics 365 Sales wird pro Nutzer und Monat lizenziert, in Stufen wie Professional und Enterprise. Als grobe Orientierung mit Stand 2026: Sales Professional liegt bei rund 60 bis 70 €, Enterprise bei rund 95 bis 110 € pro Nutzer und Monat, jeweils zuzüglich Microsoft-365-Lizenzen. Listenpreise können sich ändern.

HubSpot startet günstiger mit einem kostenlosen CRM und dem Starter-Paket, wird ab Professional aber ähnlich teuer oder teurer, vor allem wenn mehrere Hubs kombiniert werden. Bei beiden gilt: Die Einführungskosten unterscheiden sich stärker als die Lizenzen. Dynamics-Projekte sind im Schnitt konzeptionell aufwendiger.

ERP, Buchhaltung und Datenflüsse

Wenn Sie Dynamics 365 Business Central oder ein anderes Microsoft-ERP einsetzen, ist Dynamics Sales naheliegend: Kunden, Artikel und Aufträge lassen sich ohne Umweg verbinden. Bei anderen ERP-Systemen oder DATEV braucht es in beiden Fällen eine Schnittstelle. HubSpot bietet dafür viele fertige Konnektoren, Dynamics die Power Platform. Aufwand und Qualität hängen hier mehr vom ERP ab als vom CRM.

Bedienung und Akzeptanz

Im Vertrieb entscheidet die tägliche Bedienung über Erfolg. HubSpot hat hier aus Sicht vieler Anwender den Vorteil der klareren Oberfläche. Dynamics kann ebenso übersichtlich sein, wenn Formulare und Ansichten gezielt reduziert werden – das muss aber jemand konzipieren. Unser Ratgeber zur CRM-Akzeptanz im Vertrieb zeigt, worauf es dabei ankommt.

Datenübernahme und Übergang

Ob Dynamics oder HubSpot – die Daten kommen meist aus Excel-Listen, Outlook-Kontakten, einem Alt-CRM oder dem ERP. Vor dem Import lohnt eine Bereinigung: Dubletten zusammenführen, Firmen und Ansprechpartner sauber trennen, Pflichtfelder festlegen. Beide Systeme bieten Importwerkzeuge, bei größeren Datenmengen oder Verknüpfungen zu Angeboten und Aufträgen arbeiten wir mit Skripten oder Schnittstellen.

Für den Übergang empfiehlt sich ein klarer Stichtag. Ab dann werden neue Verkaufschancen nur noch im CRM angelegt, das Altsystem bleibt eine Zeit lang lesbar. Parallelbetrieb über Monate führt fast immer dazu, dass Daten in beiden Systemen unvollständig sind.

Ein Unterschied zeigt sich bei Rechten und Rollen: In Dynamics lassen sich Sichtbarkeiten sehr fein nach Geschäftseinheiten und Teams steuern. HubSpot arbeitet mit einfacheren Teams und Berechtigungen. Für die meisten Mittelständler reicht das, bei mehreren Gesellschaften unter einem Dach kann Dynamics hier Vorteile haben. Mehr zu diesem Schritt finden Sie unter CRM-Datenmigration.

So unterstützt STKom

Wir kennen beide Welten: Als Microsoft-CSP betreuen wir Microsoft 365 und führen Dynamics 365 CRM ein, ebenso HubSpot. In einem Auswahl-Workshop gleichen wir Ihre Prozesse mit beiden Systemen ab und empfehlen das, was mit vertretbarem Aufwand dauerhaft passt.