HubSpot oder Pipedrive: Welches CRM passt zu Ihrem Vertrieb?

Kurz gesagt: Pipedrive eignet sich für Vertriebsteams, die vor allem eine übersichtliche Pipeline und schnelle Einführung wollen. HubSpot lohnt sich, wenn Marketing, Vertrieb und Kundenservice auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten sollen. Die Entscheidung hängt weniger am Funktionsumfang als daran, wie viel davon Sie in zwei Jahren wirklich nutzen.

Zwei unterschiedliche Grundideen

Pipedrive wurde von Vertrieblern für Vertriebler gebaut. Im Mittelpunkt steht die Pipeline: Verkaufschancen wandern als Karten von Phase zu Phase, jede Karte hat eine nächste Aktivität. Wer nichts Geplantes hat, sieht das sofort. Dieser Fokus macht das System leicht verständlich – neue Mitarbeitende arbeiten oft nach einem Tag produktiv damit.

HubSpot startete als Marketing-Software und ist heute eine Plattform aus mehreren „Hubs“: Marketing, Sales, Service, Content und Operations. Alle teilen dieselbe Kontaktdatenbank. Ein Lead aus einem Formular, der Verkaufsprozess und spätere Support-Tickets landen in einer Historie. Das ist mächtig, aber auch umfangreicher. Was ein CRM grundsätzlich leisten sollte, erklärt unser Ratgeber Welches CRM für KMU.

Bedienung und Akzeptanz im Team

Bei der Bedienung liegt Pipedrive vorn, solange es um reinen Vertrieb geht. Die Oberfläche ist schlicht, Aktivitäten und Erinnerungen sind gut sichtbar, die mobile App ist praktisch für den Außendienst.

HubSpot ist ebenfalls gut bedienbar, wirkt durch die vielen Menüpunkte aber schnell überladen – vor allem, wenn niemand aufräumt und Rechte sauber vergibt. Mit klar konfigurierten Ansichten und Pflichtfeldern ist das Problem lösbar. Akzeptanz entsteht in beiden Fällen weniger durch das Werkzeug als durch eine gute Einführung.

Marketing, Service und Automatisierung

Hier liegt der größte Unterschied. HubSpot bringt E-Mail-Marketing, Formulare, Landingpages, Lead-Bewertung, Ticketsystem und Chat mit. Workflows automatisieren Folgeschritte über alle Bereiche hinweg, allerdings erst ab den höheren Paketen in vollem Umfang.

Pipedrive bietet Automatisierungen für den Vertrieb, etwa Aufgaben nach Phasenwechsel oder E-Mail-Sequenzen. Marketing-Funktionen gibt es als Zusatzmodule, die für einfache Newsletter reichen, aber nicht an HubSpot heranreichen. Für Serviceprozesse braucht man meist ein separates Tool. Über die API lassen sich beide Systeme gut anbinden – an Telefonie, ERP oder Buchhaltung.

Kosten über die Laufzeit

Pipedrive rechnet pro Nutzer und Monat ab. Die Pakete liegen grob zwischen rund 15 und 100 € pro Nutzer, abhängig von Funktionsumfang und Zahlweise. Das ist gut planbar.

HubSpot bietet kostenlose CRM-Funktionen und ein günstiges Starter-Paket. Teuer wird es mit Professional: Dort steigen die Kosten je Platz deutlich, hinzu kommt meist eine einmalige Onboarding-Gebühr des Herstellers, im Marketing auch eine Staffelung nach Kontaktzahl. Wer mehrere Hubs auf Professional nutzt, landet schnell bei einem Vielfachen von Pipedrive. Rechnen Sie deshalb immer die Gesamtkosten für drei Jahre, inklusive Einführung. Unser Ratgeber zu CRM-Einführungskosten zeigt, welche Posten dazugehören.

Daten, Datenschutz und Wechsel

Beide Anbieter bieten Rechenzentren in der EU und einen Auftragsverarbeitungsvertrag an. HubSpot ist ein US-Unternehmen, Pipedrive stammt aus Estland, gehört aber inzwischen einem US-Investor. Für die meisten Unternehmen ist beides datenschutzrechtlich handhabbar; prüfen Sie die Verträge mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Ein späterer Wechsel ist in beide Richtungen möglich. Kontakte, Firmen und Deals lassen sich exportieren, Aktivitätenhistorien und Automatisierungen dagegen nur mit Aufwand.

So unterstützt STKom

Wir führen beide Systeme ein und haben kein Interesse daran, Ihnen das größere zu verkaufen. In einem Workshop klären wir Ihre Vertriebs- und Serviceprozesse, danach empfehlen wir eines der beiden – oder ein drittes. Anschließend richten wir Pipeline, Felder, Rechte und Automatisierungen ein, übernehmen Ihre Daten und binden Telefonie oder ERP an. Mehr dazu auf unseren Seiten zur HubSpot-Einführung und zur Pipedrive-Einführung.