Was ist eine Rufgruppe?

Rufgruppen sind die einfachste Maßnahme gegen verpasste Anrufe: Statt eines einzigen Apparats, der ins Leere klingelt, können mehrere Kolleginnen und Kollegen abheben.

Verteilarten im Vergleich

- Gleichzeitig: Alle Telefone klingeln, wer zuerst abhebt, hat das Gespräch. - Nacheinander: Die Anlage versucht die Mitglieder in fester Reihenfolge. - Reihum: Der Anruf beginnt jeweils beim nächsten Mitglied, damit die Last gleichmäßig verteilt wird. Nach einer festgelegten Zeit greift eine Folgeregel, etwa Voicemail, eine andere Gruppe oder ein KI-Telefonassistent.

Beispiel aus einem Handwerksbetrieb

Die Zentrale klingelt zuerst im Büro. Hebt nach zwanzig Sekunden niemand ab, klingeln zusätzlich die Smartphones der Meister über die App. Wie Sie den Wert solcher Maßnahmen beziffern, zeigt der Ratgeber Was kosten verpasste Anrufe?

Rufgruppe oder Warteschlange?

Eine Rufgruppe kennt keine Reihenfolge der Anrufer. Wer anruft, während alle sprechen, hört je nach Einstellung besetzt oder landet auf der Mailbox. Eine Warteschleife beziehungsweise Call-Center-Queue hält Anrufer dagegen in einer Schlange, bis jemand frei ist.

Feierabend, Mittag und Urlaub

Rufgruppen lassen sich mit Zeitplänen kombinieren. Mittags klingeln andere Mitglieder als vormittags, nach Feierabend übernimmt automatisch eine andere Regel. Mitglieder können sich selbst an- und abmelden, etwa im Urlaub oder während eines Kundentermins. So bleibt die Gruppe aktuell, ohne dass jedes Mal jemand die Einstellungen der Anlage ändern muss.