Telefonanlage für Therapiepraxen: Wer behandelt, muss nicht abnehmen
In der Physiotherapie, Ergotherapie und Logopädie sind die Hände beim Patienten, nicht am Hörer. Oft ist die Rezeption nur stundenweise besetzt. Wir richten eine Cloud-Telefonanlage ein, die Absagen sammelt, Rezeptionszeiten einhält und Anrufe nur dann durchstellt, wenn jemand Zeit hat.
- Absagen
- auf eigener Voicemail
- Rezeptionszeiten
- per Zeitplan geschaltet
- Hausbesuche
- mit Praxisnummer per App
Behandlungen im 20-Minuten-Takt, Anrufe dazwischen
Eine Therapiepraxis arbeitet im festen Takt. Jede Behandlung dauert ihre 20, 30 oder 45 Minuten, dazwischen bleiben ein paar Minuten für Dokumentation und den nächsten Patienten. Ein klingelndes Telefon im Behandlungsraum stört – ein unbeantworteter Anruf an der Rezeption aber auch, denn dahinter steckt oft eine Absage, eine neue Verordnung oder eine Terminanfrage.
Typisch für Physio-, Ergo- und Logopraxen:
- Die Rezeption ist nicht den ganzen Tag besetzt, manchmal gar nicht.
- Absagen kommen kurzfristig und sollen schnell auffallen, damit der Termin neu vergeben werden kann.
- Hausbesuche führen Therapeutinnen in Pflegeheime und zu Patienten nach Hause.
- Verordnungen und Rückfragen von Ärzten kommen teils per Fax.
- Kurse und Selbstzahlerangebote wie Rückenschule oder Präventionskurse bringen zusätzliche Anfragen, oft am späten Nachmittag.
Die Anlage kann den Takt nicht ändern, aber dafür sorgen, dass kein Anliegen verloren geht und niemand mitten in der Behandlung zum Hörer greifen muss.
Vom Anruf zur Aufgabe: so sortiert die Anlage
| Anliegen | Weg in der Anlage | Ergebnis |
|---|---|---|
| Termin absagen | Sprachmenü-Option 1 → eigene Voicemail | Absage liegt als Audiodatei im Postfach und fällt sofort auf |
| Neuer Termin, Fragen zur Verordnung | Rufgruppe Rezeption, außerhalb der Rezeptionszeiten Voicemail | Rückruf in der nächsten Behandlungspause |
| Arztpraxis, Pflegeheim | Eigene Durchwahl, klingelt auch bei der Praxisleitung | Kollegen kommen ohne Umweg durch |
| Verordnung per Fax | Fax to Mail | PDF im Praxispostfach |
Die Struktur ist ein Beispiel. Wie viele Optionen sinnvoll sind, entscheiden wir gemeinsam – oft reicht eine einzige Abfrage für Absagen.
Was dafür in der Cloud-Telefonie steckt
Kurzes Sprachmenü
Eine Taste für Absagen genügt oft. Mehr Optionen kosten Anrufer Zeit. Details unter Sprachmenü (IVR).
Zeitsteuerung
Rezeption Mo–Fr 8–12 Uhr besetzt? Davor und danach läuft die Ansage, ohne dass jemand umschaltet.
Voicemail per E-Mail
Nachrichten kommen als Audiodatei. Wer gerade fünf Minuten Pause hat, hört sie am PC oder Smartphone ab.
App für Hausbesuche
Rückrufe vom Smartphone mit der Praxisnummer – die private Nummer bleibt privat.
Mehrere Standorte
Zwei Praxen, eine Anlage: Die Rezeption der einen nimmt bei Bedarf Anrufe der anderen an.
Fax als PDF
Verordnungen und Arztbriefe kommen per Fax to Mail, das Faxgerät kann weg.
Kleine Praxis, sauberer Wechsel
Auch für zwei oder drei Telefone lohnt eine ordentliche Umstellung. Wir übernehmen die kostenfreie Mitnahme Ihrer Rufnummern einschließlich Faxnummer, richten Sprachmenü und Zeitpläne vorab ein und kommen am Umschalttag in die Praxis – gern in die Mittagspause oder an einen Nachmittag mit wenigen Terminen. Ab Auftrag dauert das drei bis fünf Wochen. Was kleine Teams sonst beachten sollten, steht unter Telefonanlage für kleine Unternehmen.
Die Anlage sammelt Absagen und Rückrufwünsche zuverlässig – abarbeiten muss sie weiterhin Ihr Team. Wer Termine auch dann vergeben möchte, wenn die Rezeption leer ist, kann einen KI-Telefonassistenten ergänzen, der Anfragen im Gespräch aufnimmt. Mehr unter KI-Telefonassistent für Physiotherapie. Für Arztpraxen mit größerem Empfang gibt es eine eigene Seite: Telefonanlage für Arztpraxen.
Fragen aus Therapiepraxen
Kann das Telefon im Behandlungsraum stumm bleiben?
Ja. Sie legen fest, welche Geräte in welcher Rufgruppe klingeln. Telefone in Behandlungsräumen nehmen Sie einfach aus der Gruppe heraus. Wer zwischen zwei Patienten Zeit hat, sieht entgangene Anrufe und Voicemails in der App und ruft zurück.
Wie merken wir Absagen schnell genug?
Absagen landen auf einer eigenen Voicemail, deren Nachrichten als E-Mail an die Rezeption gehen. So stehen sie nicht zwischen Werbeanrufen und Terminwünschen. Wer möchte, lässt die E-Mail auch an die Praxisleitung schicken, damit freie Termine schnell neu vergeben werden.
Brauchen wir für Hausbesuche ein extra Diensthandy?
Nicht zwingend. Die Cloudya-App läuft auch auf einem privaten Smartphone und zeigt ausgehend die Praxisnummer. Viele Praxen bevorzugen trotzdem Diensthandys, um Beruf und Privates zu trennen. Beides funktioniert mit der Anlage.
Lohnt sich die Anlage für eine Praxis mit zwei Therapeutinnen?
Ja, gerade kleine Praxen profitieren, weil Zeitsteuerung und Absage-Voicemail die fehlende Rezeptionskraft teilweise ausgleichen. Abgerechnet wird pro Nutzer, alle Funktionen sind enthalten und der Vertrag ist monatlich kündbar.
Wir haben zwei Praxisstandorte. Geht das mit einer Anlage?
Ja. Beide Standorte hängen an derselben Cloud-Anlage und behalten ihre Rufnummern. Ist an einem Standort die Rezeption nicht besetzt, übernimmt per Zeitsteuerung die andere, und Gespräche zwischen den Praxen sind intern. Wie wir das aufsetzen, beschreibt Telefonanlage für mehrere Standorte.
Was kostet die Telefonanlage für unsere Praxis?
Der Preis richtet sich nach Nutzern, Rufnummern, Endgeräten und dem Einrichtungsaufwand. Eine Pauschale nennen wir deshalb nicht. Nach einem kurzen Gespräch über Ihre Praxis erhalten Sie ein individuelles Angebot.
Passt oft dazu
Telefonanlage für Ihre Therapiepraxis anfragen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre