Telefonanlage für mehrere Standorte: eine Anlage statt vieler Insellösungen
Werk, Vertriebsbüro, Filiale, Lager – jeder Standort mit eigener Anlage, eigenem Vertrag und eigener Logik. Mit Cloud-Telefonie hängen alle an einer gemeinsamen Anlage. Kollegen erreichen sich per Kurzwahl, Anrufe lassen sich standortübergreifend verteilen, und verwaltet wird an einer Stelle.
- 1 Anlage
- für alle Niederlassungen
- Ortsnummern
- bleiben je Standort erhalten
- nacheinander
- umstellen statt alles auf einmal
Was bei mehreren Standorten typischerweise schiefläuft
Historisch gewachsen sieht die Telefonie bei Unternehmen mit mehreren Standorten oft so aus: Am Hauptsitz steht eine größere Anlage, in der Niederlassung eine kleinere eines anderen Herstellers, die Filiale hat einen einfachen Anschluss. Interne Gespräche zwischen den Standorten laufen über das öffentliche Netz, Weiterverbinden klappt nur innerhalb eines Hauses, und jede Änderung braucht einen anderen Ansprechpartner.
Eine Cloud-Telefonanlage dreht das um. Es gibt eine Anlage im Rechenzentrum, an der alle Standorte hängen – egal ob 20 oder 200 Kilometer entfernt. Jede Person hat eine Durchwahl im gemeinsamen Nummernplan, kann jeden Kollegen per Kurzwahl erreichen und Gespräche an andere Standorte übergeben. Für den Kunden bleibt die vertraute Ortsnummer der jeweiligen Niederlassung bestehen.
Was eine gemeinsame Anlage möglich macht
Gemeinsamer Nummernplan
Alle Mitarbeitenden in einem Verzeichnis, mit Kurzwahl über Standortgrenzen hinweg.
Ortsnummern je Standort
Jede Niederlassung behält ihre Rufnummer mit eigener Vorwahl.
Standortübergreifende Gruppen
Ist die Filiale besetzt, übernimmt der Hauptsitz – automatisch.
Zentrale Verwaltung
Ansagen, Zeitpläne und Nutzer für alle Standorte in einem Web-Portal.
Ausfallumleitung
Fällt an einem Standort das Internet aus, gehen Anrufe an einen anderen Standort oder aufs Handy.
Einheitliche Auswertungen
Erreichbarkeit aller Standorte nebeneinander, mit denselben Kennzahlen.
Typische Konstellationen im Mittelstand
Werk und Vertriebsbüro
Produktion am Stammsitz, Vertrieb in der Stadt. Kundenanrufe landen beim Vertrieb, Technikfragen werden ins Werk verbunden.
Filialen im Handel
Jede Filiale hat ihre Nummer. Was dort nicht angenommen wird, übernimmt die Zentrale.
Hausverwaltung mit Außenbüro
Mieter rufen das nächstgelegene Büro an, Buchhaltung sitzt zentral und ist für alle erreichbar.
Spedition mit Lager
Disposition und Lager an verschiedenen Orten, aber eine Rufgruppe für Kundenanfragen.
Worauf es bei der Umstellung ankommt
Bei mehreren Standorten ist die Technik selten das Problem, die Planung ist es. Wir klären vorab, welche Rufnummern an welchem Standort hängen, wer wen vertritt und was passiert, wenn ein Standort nicht erreichbar ist. Für Nummern mit Ortsvorwahl ist in der Regel ein Standort in diesem Ortsnetz nötig; welche Nachweise der Anbieter verlangt, prüfen wir vor dem Antrag auf Rufnummernportierung.
Jeder Standort braucht eine stabile Internetleitung mit ausreichend Reserve für Sprache. Was dafür nötig ist, beschreibt der Ratgeber Bandbreite für Cloud-Telefonie. Bei der Netzwerkseite – Firewall, Priorisierung, WLAN in Halle oder Lager – unterstützen wir mit unserer Netzwerktechnik.
Umgestellt wird auf Wunsch Standort für Standort. So ist nie das ganze Unternehmen gleichzeitig betroffen, und die Erfahrungen vom ersten Standort fließen in den nächsten ein. In der Region um Braunschweig und Wolfsburg sind wir am Umschalttag vor Ort; wie wir Standorte weiter weg begleiten, besprechen wir im Erstgespräch.
- Nummernplan für alle Standorte
- Vertretungs- und Ausfallregeln
- Umstellung Standort für Standort
So führen wir Ihre Standorte zusammen
Bestandsaufnahme je Standort
Anlagen, Nummern, Verträge, Endgeräte, Sondertechnik und Leitungen erfassen.
Gemeinsames Konzept
Nummernplan, Gruppen, Vertretungen, Zeitpläne und Ausfallziele für alle Standorte.
Pilotstandort
Ein Standort zieht zuerst um, oft ein kleinerer. Wir sammeln Erfahrungen und justieren nach.
Weitere Standorte
Nacheinander, mit Portierung, Test und Umschaltung je Standort.
Feinschliff
Auswertungen vergleichen, Gruppen und Ansagen nach den ersten Wochen anpassen.
Fragen zur Telefonanlage für mehrere Standorte
Behält jeder Standort seine eigene Rufnummer?
Ja. Jede Niederlassung kann ihre bisherige Rufnummer mit Ortsvorwahl behalten, alle Nummern laufen in derselben Cloud-Anlage. Voraussetzung ist in der Regel ein tatsächlicher Standort im jeweiligen Ortsnetz. Welche Nachweise nötig sind, klären wir vor dem Portierungsantrag.
Können wir Anrufe zwischen Standorten weiterverbinden?
Ja. Da alle Standorte an einer Anlage hängen, verbinden Sie Gespräche wie innerhalb eines Gebäudes weiter. Kollegen erreichen Sie per Kurzwahl, und Rufgruppen können Mitarbeitende mehrerer Standorte umfassen – etwa eine gemeinsame Service-Hotline.
Müssen alle Standorte gleichzeitig umgestellt werden?
Nein, und meist ist das auch nicht sinnvoll. Wir stellen Standort für Standort um. Bis zur Umschaltung telefoniert jeder Standort wie bisher. Das senkt das Risiko und erlaubt, Erfahrungen vom ersten Standort beim nächsten zu nutzen.
Was passiert, wenn an einem Standort das Internet ausfällt?
Eingehende Anrufe für diesen Standort werden automatisch auf festgelegte Ziele umgeleitet, etwa auf einen anderen Standort oder auf Smartphones. Die übrigen Standorte telefonieren unverändert weiter. Für kritische Standorte besprechen wir zusätzlich eine Ersatzleitung über Mobilfunk.
Was kostet eine Anlage für mehrere Standorte?
Abgerechnet wird pro Nutzer, nicht pro Standort – mit allen Funktionen. Dazu kommen gegebenenfalls Endgeräte und die einmalige Einrichtung. Weil keine Anlagen je Standort mehr gewartet werden müssen, sinken oft die Gesamtkosten. Ein Angebot erstellen wir nach der Bestandsaufnahme.
Können wir mit der Zentrale alle Standorte gemeinsam bedienen?
Ja. Eine zentrale Telefonzentrale kann Anrufe aller Niederlassungen annehmen und an den richtigen Standort weiterverbinden. Umgekehrt kann jeder Standort eigene Ansagen und Zeiten behalten. Wie stark Sie zentralisieren, entscheiden Sie – technisch sind beide Modelle und Mischformen möglich.
Weiterlesen im Ratgeber
Passt oft dazu
Telefonie für mehrere Standorte planen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre