Telefonanlage für die Arztpraxis, die den Empfang entlastet
Zwischen Anmeldung, Rezeptwunsch und Rückfrage aus dem Labor klingelt in der Praxis ständig das Telefon. Eine Cloud-Telefonanlage verteilt Anrufe nach festen Regeln, sagt Sprechzeiten automatisch an und trennt Rezeptbestellungen vom Terminanruf – eingerichtet von STKom, ohne Technik im Abstellraum.
- Sprechzeiten
- schalten die Ansagen automatisch
- Deutschland
- Standort aller Server
- 3–5 Wochen
- bis zur fertigen Umstellung
Was eine Praxis von ihrer Telefonanlage braucht
In kaum einer Branche hängt das Telefon so eng am Tagesablauf wie in der Arztpraxis. Morgens melden sich Patientinnen krank oder brauchen einen Akuttermin. Vormittags kommen Rezept- und Überweisungswünsche, mittags ist geschlossen, nachmittags rufen Labore, Kliniken und Pflegeheime an. Gleichzeitig steht am Tresen eine Schlange, und dieselben Mitarbeiterinnen sollen beides bedienen.
Daraus ergeben sich konkrete Anforderungen an die Anlage:
- Feste Regeln für die Verteilung: Welcher Platz klingelt zuerst, wann springt das Backoffice ein, wann greift eine Ansage?
- Sprechzeiten im System: Mittagspause, Nachmittagssprechstunde, Urlaub und Brückentage ohne manuelles Umstecken.
- Getrennte Wege für Routine: Rezeptbestellungen auf einen eigenen Anrufbeantworter, statt die Hauptleitung zu blockieren.
- Vertraulichkeit: Wer am Empfang telefoniert, wird von Wartenden gehört. Die Anlage kann helfen, Gespräche an einen ruhigeren Platz zu legen.
- Ein Draht für Kollegen: Kliniken und Labore brauchen eine Nummer, die nicht in der Patientenwarteschleife hängt.
Was die Cloud-Telefonie dafür mitbringt
Alle Funktionen sind für jeden Nutzer enthalten. Wir stellen sie so ein, dass sie zum Rhythmus Ihrer Praxis passen.
Rufgruppen für den Empfang
Anrufe klingeln nacheinander, gleichzeitig oder nach Priorität an den Plätzen am Tresen – bei Bedarf auch im Backoffice.
Sprachmenü
„Für Rezeptbestellungen drücken Sie 1“: Routineanliegen landen auf einer eigenen Voicemail. Mehr unter Sprachmenü (IVR).
Zeitsteuerung
Mittagspause, Sprechstundenende und Praxisurlaub werden einmal hinterlegt und schalten dann von selbst.
Warteschleife
Statt Besetztzeichen hören Anrufer, dass sie gleich verbunden werden, auf Wunsch mit Rückrufoption. Details unter Warteschleife und Ansagen.
Voicemail als E-Mail
Rezeptwünsche kommen als Audiodatei ins Praxispostfach und werden abgearbeitet, wenn es ruhiger ist.
Eigene Kollegennummer
Eine separate Durchwahl für Kliniken, Labore und Apotheken, die an der Patientenwarteschleife vorbeiführt.
Ein Praxistag, wie die Anlage ihn abbildet
| Zeit | Einstellung | Wirkung |
|---|---|---|
| 7:30–8:00 | Ansage „Die Praxis öffnet um 8 Uhr“ | Kein Klingeln, bevor das Team bereit ist |
| 8:00–12:00 | Rufgruppe Empfang, Sprachmenü für Rezepte | Akutanrufe kommen durch, Routine wartet auf der Voicemail |
| 12:00–14:00 | Mittagsansage, Kollegennummer bleibt offen | Ruhe am Tresen, Kliniken erreichen trotzdem jemanden |
| nach Sprechstundenende | Ansage mit Hinweis auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117 | Patienten wissen, wohin sie sich wenden |
Die Zeiten sind ein Beispiel. Ansagen und Zeitpläne ändern Sie selbst im Web-Portal oder lassen sie von uns anpassen.
Schweigepflicht beginnt bei der Einrichtung
Die Server der Telefonanlage stehen in Deutschland, Gespräche lassen sich über SIPS/SRTP verschlüsselt übertragen. Das ist die technische Seite. Mindestens genauso wichtig sind die Details: Voicemails mit Patientendaten gehören in ein Postfach, auf das nur das Praxisteam zugreift. Eine Gesprächsaufzeichnung wäre möglich, ist in der Praxis aber selten sinnvoll – sie bleibt aus, solange Sie nichts anderes entscheiden.
Faxe von Kliniken und Pflegeheimen kommen per Fax to Mail als PDF an. Ob Befunde und Arztbriefe besser über die Dienste der Telematikinfrastruktur laufen, klären Sie mit Ihrem Praxissoftware-Anbieter; die Telefonanlage ersetzt diese Dienste nicht.
- Server in Deutschland, DSGVO-konform
- Voicemails nur in berechtigten Postfächern
- Gesprächsaufzeichnung standardmäßig ausgeschaltet
Wechsel im laufenden Praxisbetrieb
Eine Praxis kann nicht einen Tag schließen, weil die Telefonanlage wechselt. Deshalb bleibt die alte Anlage in Betrieb, bis alles getestet ist. Nach der Bestandsaufnahme beantragen wir die Mitnahme Ihrer Rufnummern – kostenfrei und einschließlich Faxnummer. Rufgruppen, Ansagen und Zeitpläne richten wir vorab ein, die Telefone kommen vorkonfiguriert.
Den Umschalttag legen wir am liebsten auf einen Nachmittag ohne Sprechstunde. Wir sind dann vor Ort, testen jede Nummer und zeigen dem Team, wie es Ansagen selbst ändert. Ab Auftrag dauert der Wechsel drei bis fünf Wochen; den allgemeinen Ablauf beschreibt Telefonanlage wechseln.
Und wenn die Leitungen trotzdem voll sind?
Eine gute Anlage verteilt Anrufe – annehmen muss sie weiterhin ein Mensch. Kommen morgens trotz Rufgruppe und Warteschleife zu viele Anrufe auf einmal, kann ein KI-Telefonassistent als Überlaufziel einspringen und Rezeptwünsche oder Terminanfragen als Notiz aufnehmen. Das ist eine Ergänzung, keine Voraussetzung. Wie das aussieht, zeigt KI-Telefonassistent für Arztpraxen.
Fragen zur Telefonanlage in der Arztpraxis
Können wir eine eigene Nummer für Rezeptbestellungen einrichten?
Ja, auf zwei Wegen: als Auswahl im Sprachmenü der Hauptnummer oder als zusätzliche Rufnummer, die direkt auf eine Voicemail führt. Die Nachrichten kommen als Audiodatei per E-Mail und lassen sich abarbeiten, wenn am Empfang weniger los ist. Welche Variante Ihre Patienten besser annehmen, besprechen wir bei der Planung.
Was hören Patienten, wenn die Praxis geschlossen ist?
Eine Ansage, die Sie festlegen – zum Beispiel die nächsten Sprechzeiten und den Hinweis auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116117. Die Zeitsteuerung schaltet sie automatisch ein, auch an Feiertagen und im Praxisurlaub, sofern die Termine vorab hinterlegt sind.
Funktioniert die Anlage mit unserer Praxissoftware?
Die Anlage lässt sich über TAPI an Windows-Programme anbinden, sodass Anrufer erkannt werden oder per Klick gewählt wird. Ob Ihre Praxissoftware das unterstützt, hängt vom Hersteller ab. Wir prüfen das vor dem Angebot; Hintergründe stehen unter TAPI-Integration.
Brauchen wir neue Telefone?
Häufig ja, wenn am Empfang noch ISDN- oder Analoggeräte stehen. Neue Tischtelefone von Snom, Yealink oder Gigaset liefern wir vorkonfiguriert. Für Ärztinnen und Ärzte, die zwischen Behandlungsräumen wechseln, reicht oft ein schnurloses Gerät oder die App.
Was kostet die Telefonanlage für eine Praxis?
Einen Pauschalpreis nennen wir nicht, weil Praxen sehr unterschiedlich aufgestellt sind. Der Preis richtet sich nach Nutzern, Rufnummern, Endgeräten und dem Umfang der Einrichtung. Alle Funktionen sind enthalten, der Vertrag ist monatlich kündbar. Nach einer kurzen Bestandsaufnahme erhalten Sie ein individuelles Angebot.
Passt oft dazu
Telefonanlage für Ihre Praxis anfragen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre