Cloud-Speicher in Deutschland: Woran Unternehmen einen guten Anbieter erkennen

Ein Cloud-Speicher für Unternehmen sollte Daten in deutschen oder europäischen Rechenzentren halten, von einem Anbieter betrieben werden, der nicht US-Recht unterliegt, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bereitstellen und Freigaben, Versionierung und Rechte zentral verwaltbar machen. Ob ein deutscher Spezialanbieter oder OneDrive aus Microsoft 365 besser passt, hängt vor allem davon ab, wie sensibel Ihre Daten sind und wie eng Sie mit Microsoft-Programmen arbeiten.

Warum der Serverstandort allein nicht reicht

Ein Rechenzentrum in Frankfurt sagt zunächst nur, wo die Festplatten stehen. Für den Datenschutz ist mindestens ebenso wichtig, wer den Dienst betreibt. Ein Unternehmen mit Hauptsitz in den USA unterliegt US-Gesetzen wie dem CLOUD Act, die unter Umständen den Zugriff auf Daten verlangen können – auch wenn diese in Europa gespeichert sind.

Für einen deutschen oder europäischen Anbieter ohne US-Mutterkonzern gilt das nicht. Das ist kein Urteil über die Sicherheit der großen Plattformen, sondern eine Frage der Rechtsordnung. Für Unternehmen mit Berufsgeheimnissen, Gesundheitsdaten oder vertraulichen Konstruktionsunterlagen ist dieser Unterschied häufig ausschlaggebend. Mehr zum Rahmen in unserem Ratgeber Microsoft 365 und DSGVO.

Die Kriterien im Überblick

Diese Fragen sollten Sie jedem Anbieter stellen:

• Datenstandort: In welchen Rechenzentren liegen die Daten, auch die Backups?
• Betreiber und Rechtsordnung: Wo sitzt das Unternehmen, gibt es eine Konzernmutter außerhalb der EU?
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung: Steht ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO in deutscher Sprache bereit?
• Zertifizierung: Sind die Rechenzentren zum Beispiel nach ISO 27001 zertifiziert?
• Verschlüsselung: Werden Daten bei der Übertragung und bei der Speicherung verschlüsselt? Gibt es eine Option, bei der nur Sie den Schlüssel haben?
• Anmeldung: Unterstützt der Dienst Zwei-Faktor-Anmeldung und die Anbindung an Ihre bestehende Benutzerverwaltung?
• Freigaben: Lassen sich Links mit Passwort und Ablaufdatum versehen, und kann die Firma das zentral regeln?
• Versionierung und Papierkorb: Wie lange lassen sich alte Versionen und gelöschte Dateien wiederherstellen?
• Plattformen: Gibt es Programme für Windows, macOS, iOS und Android sowie einen Webzugang?
• Ausstieg: Wie kommen Sie an Ihre Daten, wenn Sie den Anbieter wechseln?

Sync, Share und Speicher: was im Alltag zählt

Für die tägliche Arbeit sind drei Funktionen entscheidend. Die Synchronisation sorgt dafür, dass Dateien auf dem Laptop und in der Cloud identisch sind, auch wenn zwischendurch keine Verbindung besteht. Das Teilen ersetzt das Verschicken großer Anhänge per Mail: Ein Link mit Ablaufdatum ist sicherer und spart Postfachplatz. Und die Verwaltung erlaubt es der Firma, Speicherkontingente, Freigaberegeln und Zugriffe zentral zu steuern, statt jedem Nutzer freie Hand zu lassen.

Achten Sie besonders auf den Austausch mit Externen: Kunden, Lieferanten oder der Steuerberater sollten Dateien empfangen und hochladen können, ohne selbst ein Konto anlegen zu müssen.

Cloud-Speicher und Microsoft 365 kombinieren

Viele Unternehmen arbeiten mit Microsoft 365 und fragen sich, ob ein zweiter Speicher sinnvoll ist. Die Antwort hängt vom Einsatzzweck ab:

• Wer vor allem gemeinsam an Office-Dokumenten arbeitet, profitiert von OneDrive und SharePoint, weil gleichzeitiges Bearbeiten dort nahtlos funktioniert.
• Wer sensible Dokumente mit Externen austauscht oder Daten ausschließlich bei einem deutschen Anbieter halten möchte, ergänzt einen europäischen Speicher.
• Wer Microsoft 365 nur für Mail nutzt, kann die Dateiablage komplett bei einem deutschen Anbieter halten.

Eine Mischlösung ist kein Widerspruch, braucht aber klare Regeln, was wohin gehört. Sonst liegen dieselben Dateien an zwei Orten in unterschiedlichen Versionen. Eine Gegenüberstellung finden Sie im Vergleich PowerFolder vs. OneDrive.

Cloud-Speicher ist kein Backup

Ein häufiges Missverständnis: Was synchronisiert wird, gilt als gesichert. Das stimmt nicht. Löscht jemand einen Ordner oder verschlüsselt ein Schädling die Dateien auf dem Laptop, wird diese Änderung brav in die Cloud übertragen. Versionierung und Papierkorb helfen für eine gewisse Zeit, ersetzen aber keine unabhängige Sicherung nach der Backup-Strategie 3-2-1.

Klären Sie deshalb, wie lange Ihr Anbieter alte Versionen aufbewahrt und ob ein zusätzliches, getrenntes Backup eingerichtet ist.

Preismodelle verstehen

Cloud-Speicher für Unternehmen wird meist nach einem von zwei Modellen abgerechnet: pro Nutzer und Monat mit einem festen Speicherkontingent je Person oder nach Speichermenge für das ganze Unternehmen, unabhängig von der Zahl der Nutzer. Für ein Büro mit vielen Nutzern und wenig Daten ist das erste Modell oft günstiger, für ein kleines Team mit großen Datenbeständen – Planungsbüros, Fotografen, Konstrukteure – eher das zweite.

Achten Sie beim Vergleich auf diese Punkte:

• Sind externe Empfänger von Freigaben kostenlos, oder zählen sie als Nutzer?
• Was kostet zusätzlicher Speicher, wenn das Kontingent erreicht ist?
• Sind Funktionen wie Admin-Panel, Audit-Log oder Anbindung an die Benutzerverwaltung im Grundpreis enthalten oder nur in höheren Paketen?
• Wie lange ist die Mindestlaufzeit, und wie lange haben Sie nach einer Kündigung Zugriff auf Ihre Daten?

Ein günstiger Einstiegspreis relativiert sich schnell, wenn zentrale Verwaltungsfunktionen erst im nächsthöheren Paket enthalten sind.

Private Cloud oder gemieteter Dienst?

Neben dem gemieteten Dienst aus einem Rechenzentrum gibt es die Möglichkeit, eine Sync-and-Share-Software auf eigenen Servern oder bei einem Hoster Ihrer Wahl zu betreiben. Das gibt maximale Kontrolle über den Datenstandort, bedeutet aber auch Verantwortung für Updates, Sicherung und Verfügbarkeit. Für die meisten mittelständischen Unternehmen ist ein gemieteter Dienst bei einem deutschen Anbieter der bessere Kompromiss. Eine eigene Installation lohnt sich vor allem bei besonderen Vorgaben von Kunden oder Auftraggebern.

Der Umzug in einen neuen Speicher

Ein Wechsel von Dateiserver, Dropbox oder Google Drive in einen neuen Cloud-Speicher folgt einem bewährten Ablauf:

1. Bestand erfassen: Datenmenge, Ordnerstruktur, Berechtigungen, aktive Freigaben.
2. Aufräumen: Altbestand archivieren, doppelte Dateien entfernen.
3. Struktur und Rechte festlegen, bevor die erste Datei kopiert wird.
4. Pilotgruppe umziehen und eine Woche arbeiten lassen.
5. Restliche Daten migrieren, alte Freigaben an Externe neu erstellen.
6. Alte Quelle schreibgeschützt halten und erst nach Prüfung abschalten.

Planen Sie dabei die Übertragung großer Datenmengen über die vorhandene Internetleitung ein – bei mehreren Hundert Gigabyte kann der erste Abgleich Tage dauern.

So unterstützt STKom

Wir bieten mit PowerFolder einen Cloud-Speicher mit Servern in deutschen Rechenzentren an und richten ihn für Ihr Unternehmen ein – inklusive Nutzerverwaltung, Freigaberegeln und Migration Ihrer bestehenden Daten. Wenn OneDrive und SharePoint für Sie besser passen, setzen wir das im Rahmen von Microsoft 365 um. Wir sind herstellerunabhängig und empfehlen, was zu Ihren Daten passt.