PowerFolder oder OneDrive: Wo sollen Ihre Firmendaten liegen?

Kurz gesagt: OneDrive ist die praktische Wahl, wenn Ihr Team intensiv mit Office-Dokumenten zusammenarbeitet und Microsoft 365 ohnehin lizenziert ist. PowerFolder ist sinnvoll, wenn Daten nachweislich nur in Deutschland liegen sollen, ein US-Anbieter für Sie oder Ihre Auftraggeber ein Ausschlusskriterium ist oder Sie unabhängig von Microsoft bleiben möchten.

Zwei Ansätze für gemeinsame Dateien

OneDrive ist der persönliche Cloud-Speicher in Microsoft 365, jede lizenzierte Person erhält in den Business-Plänen 1 TB. Gemeinsame Ablagen liegen in SharePoint und werden über Teams oder den Explorer genauso synchronisiert. Die Stärke liegt in der Integration: Dokumente öffnen direkt in Word und Excel, mehrere Personen bearbeiten gleichzeitig.

PowerFolder ist eine Sync-, Share- und Speicherlösung aus Deutschland. Die Server stehen ausschließlich in deutschen, nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren, Daten werden mit AES-256 verschlüsselt, optional zusätzlich auf dem Gerät. Für Unternehmen mit besonderen Anforderungen gibt es auch eine Private-Cloud-Installation.

Datenschutz und Rechtsrahmen

Microsoft speichert Daten europäischer Geschäftskunden im Rahmen der EU-Datengrenze in Rechenzentren in der EU und bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Microsoft ist aber ein US-Unternehmen und unterliegt damit US-Gesetzen wie dem CLOUD Act. Für viele Unternehmen ist das mit den bestehenden Verträgen vertretbar – für manche nicht, etwa wenn Auftraggeber, Berufsrecht oder interne Richtlinien eine rein deutsche Datenhaltung verlangen.

Bei PowerFolder stellt sich diese Frage nicht: deutscher Anbieter, deutsche Server, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO als Standard. Eine Einordnung beider Wege finden Sie im Ratgeber Cloud-Speicher in Deutschland. Die rechtliche Bewertung für Ihr Unternehmen bleibt Aufgabe Ihres Datenschutzbeauftragten.

Zusammenarbeit an Dokumenten

Wer täglich gemeinsam an Angeboten, Kalkulationen oder Präsentationen arbeitet, profitiert von OneDrive und SharePoint: gleichzeitige Bearbeitung, Kommentare, Versionen und Freigaben direkt aus Office heraus. Auch Teams-Kanäle nutzen diese Ablage.

PowerFolder synchronisiert Ordner zuverlässig auf alle Geräte, bietet Versionierung und Freigaben mit Passwort und Ablaufdatum – auch für Externe ohne eigenes Konto. Gleichzeitiges Bearbeiten in Office ist nicht der Schwerpunkt. Für Ablage, Austausch mit Kunden und Archiv funktioniert es sehr gut.

Verwaltung und Kosten

OneDrive ist in Microsoft 365 enthalten und verursacht keine zusätzlichen Lizenzkosten. Verwaltet wird es über die Microsoft-Admin-Center, Rechte und Freigaben über Entra ID und SharePoint. Das ist mächtig, aber ohne klare Struktur entsteht schnell Wildwuchs.

PowerFolder wird pro Nutzer und Monat abgerechnet, monatlich kündbar, mit Staffeln nach Speicher und Funktionsumfang. Ein Admin-Panel mit Nutzerverwaltung, Speicherkontingenten und Audit-Log ist in den Business-Paketen enthalten, ebenso die Anbindung an Active Directory. Den Preis nennen wir im Angebot.

Beides kombinieren

Es muss kein Entweder-oder sein. Manche Unternehmen nutzen Microsoft 365 für E-Mail, Teams und interne Zusammenarbeit und legen besonders schützenswerte Daten – Personalakten, Mandanten- oder Patientendaten, Konstruktionsdaten – in PowerFolder ab. Wichtig ist dann eine klare Regel, was wohin gehört.

Zugriffsschutz und Kontrolle

Unabhängig vom Speicherort entscheiden Anmeldung und Rechte über die Sicherheit. Beide Lösungen unterstützen eine Anmeldung mit zweitem Faktor. Bei Microsoft 365 lässt sich mit Business Premium zusätzlich steuern, dass nur verwaltete Geräte auf Firmendaten zugreifen. PowerFolder bietet in den Business-Paketen ein Audit-Log, in dem nachvollziehbar ist, wer wann auf welche Datei zugegriffen hat.

Bei Freigaben nach außen lohnt eine feste Regel: Links mit Ablaufdatum, wo möglich mit Passwort, und regelmäßiges Aufräumen alter Freigaben. In OneDrive und SharePoint sollten die Freigabeeinstellungen zentral eingeschränkt werden, sonst kann jede Person Dateien öffentlich teilen.

Ein Cloud-Speicher ist außerdem kein Backup. Wer eine Datei löscht oder wessen Rechner verschlüsselt wird, synchronisiert diesen Zustand. Versionierung hilft, ersetzt aber keine eigenständige Sicherung. Für beide Lösungen gehört deshalb eine separate Datensicherung zum Konzept.

So unterstützt STKom

Wir betreuen beide Lösungen. Bei PowerFolder übernehmen wir Einrichtung, Benutzerverwaltung und die Migration aus Dropbox oder OneDrive – typischerweise in 2 bis 4 Wochen. Bei Microsoft 365 strukturieren wir SharePoint und Teams so, dass Ablage und Rechte nachvollziehbar bleiben. Mehr unter Microsoft 365.