Was ist Exchange Online?
Exchange Online ist der Cloud-Dienst von Microsoft für E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben. Er ist in den meisten Microsoft-365-Tarifen enthalten und ersetzt den früher üblichen Exchange-Server im eigenen Haus.
Wer in Outlook E-Mails liest und Termine teilt, nutzt im Hintergrund meist einen Exchange-Dienst. Die Frage ist nur, ob dieser im eigenen Serverraum steht oder im Rechenzentrum von Microsoft.
Funktionsumfang
Jedes Postfach bietet E-Mail, Kalender und Kontakte, synchronisiert auf PC, Smartphone und Browser. Dazu kommen freigegebene Postfächer etwa für info@, Ressourcenkalender für Besprechungsräume, Spam- und Malwarefilter sowie Aufbewahrungsrichtlinien. Die Verwaltung erfolgt über das Admin-Center, Server-Updates entfallen.
Der Umzug vom eigenen Server
Eine Kanzlei betreibt seit Jahren einen eigenen Exchange-Server, dessen Wartung immer aufwendiger wird. Bei der Migration werden Postfächer, Kalender und Kontakte in die Cloud übertragen, anschließend zeigen die DNS-Einträge auf Microsoft. Gut geplant merken die Mitarbeitenden davon wenig – Outlook verbindet sich neu, die Ordner sind wie gewohnt da. Eine Vorbereitungsliste bietet der Ratgeber Microsoft-365-Einführung: Checkliste.
Worauf Sie achten sollten
- Postfachgrößen und Archivierungspflichten vorab klären.
- MFA für alle Konten aktivieren – E-Mail-Konten sind ein beliebtes Angriffsziel.
- Microsoft sichert die Infrastruktur, nicht Ihren Datenbestand gegen versehentliches Löschen: An ein eigenes Backup denken.
- Ein- und ausgehende Mailregeln dokumentieren.
Einordnung im Microsoft-Kosmos
Exchange Online ist ein Baustein von Microsoft 365. Dateien liegen dagegen in OneDrive und SharePoint.
Passt oft dazu
Ihr Mailserver soll in die Cloud?
Wie wir Postfächer umziehen, beschreibt die Seite Exchange-Online-Migration.