Türsprechstelle, Fax und Analoggeräte beim Wechsel in die Cloud

Analoge Sondergeräte lassen sich beim Wechsel in die Cloud fast immer weiterbetreiben oder sinnvoll ersetzen: Faxe laufen als Fax-zu-E-Mail, Türsprechstellen werden über einen Analog-Telefonadapter angebunden oder durch ein SIP-Modell ersetzt. Alarmanlagen, Brandmelder und Aufzugnotrufe brauchen dagegen eine eigene Abstimmung mit dem jeweiligen Errichter, weil hier Vorschriften und Prüfpflichten gelten.

Bestandsaufnahme: Was hängt alles an der alten Anlage?

In vielen Betrieben hängen an der Telefonanlage Geräte, die niemand mehr als Telefon wahrnimmt. Gehen Sie vor der Umstellung einmal durch das Gebäude und den Technikraum und notieren Sie alles, was eine Telefonleitung oder einen Anschluss an der Anlage nutzt:

• Türsprechstelle und Toröffner
• Faxgerät oder Multifunktionsgerät mit Faxfunktion
• Einbruchmeldeanlage, Brandmeldeanlage, Fernwartungsmodems
• Aufzugnotruf
• Frankiermaschine, ältere Kartenterminals
• Durchsage- oder Klingelanlagen, Wecker in Werkhallen
• analoge Telefone in Lager, Werkstatt oder Pausenraum

Folgen Sie im Zweifel dem Kabel: Was an der alten Anlage oder am Netzabschluss endet, gehört auf die Liste. Die vollständige Planung der Umstellung beschreibt unsere Checkliste zum Umstellen der Telefonanlage.

Fax: Weiterbetrieb oder Fax-zu-E-Mail

Fax über das Internet ist technisch heikel. Das Faxprotokoll wurde für durchgehende Leitungen entwickelt; schon kleine Laufzeitschwankungen können Übertragungen abbrechen lassen. Ein altes Faxgerät über einen Adapter weiterzubetreiben, funktioniert deshalb oft, aber nicht immer zuverlässig.

Für die meisten Betriebe ist Fax-to-Mail die bessere Lösung: Eingehende Faxe kommen als PDF ins Postfach, ausgehende werden über ein Portal oder eine E-Mail verschickt. Die bisherige Faxnummer bleibt erhalten, das Gerät und sein Papierstau entfallen. Klären Sie vorher, ob Faxe ausgedruckt und abgelegt werden müssen und wer das gemeinsame Postfach betreut.

Türsprechstelle: Adapter oder neues SIP-Modell

Bei der Türsprechstelle gibt es zwei Wege:

• Weiterbetrieb mit Adapter: Eine analoge Türsprechstelle wird über einen Analog-Telefonadapter an das Netzwerk angeschlossen und meldet sich bei der Cloud-Anlage wie ein Telefon. Ob der Toröffner per Tastendruck weiter funktioniert, hängt vom Modell ab und muss getestet werden.
• Neue SIP-Türsprechstelle: Moderne Modelle sprechen direkt mit der Anlage. Klingelt es, läutet eine Rufgruppe oder das Smartphone; bei Modellen mit Kamera erscheint je nach Endgerät auch das Bild.

Ältere Systeme, die nur mit einer bestimmten Telefonanlage zusammenarbeiten, lassen sich häufig nicht weiterverwenden. Das sollte früh feststehen, damit die neue Sprechstelle rechtzeitig montiert ist.

Alarmanlage, Brandmelder und Aufzugnotruf

Bei sicherheitsrelevanten Anlagen gilt: nicht selbst umbauen, sondern mit dem Errichter oder Wartungsunternehmen klären. Diese Systeme melden Alarme an eine Leitstelle oder einen Notrufdienst, und für sie gelten Vorschriften, Normen und teils Vorgaben der Versicherung.

• Einbruch- und Brandmeldeanlagen nutzen heute meist IP- oder Mobilfunk-Übertragungsgeräte. Läuft Ihre Anlage noch über die alte Telefonleitung, muss der Errichter den Übertragungsweg anpassen.
• Aufzugnotrufe müssen ständig funktionieren. Häufig werden sie auf ein eigenes Mobilfunk-Notrufmodul umgestellt. Sprechen Sie das Aufzugsunternehmen frühzeitig an, denn eine Änderung kann eine Prüfung nach sich ziehen.

Planen Sie diese Punkte ganz am Anfang des Projekts ein. Sie sind selten technisch schwierig, aber abhängig von Terminen Dritter.

Frankiermaschine, Kartenterminal und Sonstiges

Viele Geräte, die früher über die Telefonleitung kommunizierten, nutzen heute ohnehin das Internet. Moderne Frankiermaschinen und Kartenterminals werden per Netzwerkkabel oder WLAN angeschlossen; ältere Modelle mit Modem brauchen eventuell ein Update oder einen Austausch. Fragen Sie beim Hersteller oder Händler nach, ob Ihr Modell eine IP-Verbindung unterstützt.

Analoge Telefone in Lager oder Werkstatt lassen sich ebenfalls über Adapter weiterbetreiben. Oft ist es aber sinnvoller, sie durch DECT-Mobilteile oder robuste IP-Telefone zu ersetzen, die alle Funktionen der neuen Anlage nutzen. Passende Geräte finden Sie unter Telefonie-Hardware.

Zeitplan: Sonderanschlüsse zuerst

In vielen Umstellungsprojekten werden die Telefone zuerst geplant und Sonderanschlüsse erst kurz vor dem Umschalttag entdeckt. Drehen Sie die Reihenfolge um:

1. Sondergeräte zu Projektbeginn erfassen
2. für jedes Gerät entscheiden: weiterbetreiben, ersetzen oder abschaffen
3. Termine mit Errichtern, Aufzugsunternehmen und Herstellern vereinbaren
4. Funktionstests vor dem Umschalttag einplanen
5. am Umschalttag jedes Sondergerät einmal ausprobieren

So bleibt am Tag der Umstellung keine Türklingel stumm.

Mit welchen Kosten Sie rechnen sollten

Die Kosten für Sondergeräte sind meist überschaubar, sollten aber im Budget der Umstellung stehen. Als grobe Marktwerte zur Orientierung:

• Analog-Telefonadapter: einfache Modelle liegen typischerweise bei etwa 40 bis 150 € netto, je nach Anzahl der Anschlüsse.
• SIP-Türsprechstelle: je nach Ausstattung, Kamera und Gehäuse von einigen hundert bis über tausend Euro, zuzüglich Montage.
• Fax-zu-E-Mail: bei vielen Cloud-Anbietern im Tarif enthalten oder gegen geringen Aufpreis erhältlich.
• Übertragungsgeräte für Alarm- und Aufzugsanlagen: abhängig vom Errichter, häufig mit laufenden Kosten für Mobilfunk.

Diese Spannen sind keine Preise von STKom. Wichtiger als der Gerätepreis ist oft der Aufwand für Abstimmung und Tests – der fällt umso kleiner aus, je früher die Geräte bekannt sind.