IT-Onboarding: So sind neue Mitarbeitende ab Tag eins arbeitsfähig

Ein gutes IT-Onboarding folgt einer festen Checkliste: Konto und Lizenzen anlegen, Gerät vorbereiten, Berechtigungen nach Rolle vergeben, Sicherheitsregeln erklären. Wird die IT mindestens eine Woche vor dem ersten Arbeitstag informiert, sind neue Mitarbeitende ab Tag eins arbeitsfähig. Genauso wichtig ist das spiegelbildliche Offboarding, wenn jemand das Unternehmen verlässt.

Warum ein fester Ablauf sich auszahlt

Ohne festen Ablauf wird jedes Onboarding improvisiert. Mal fehlt das Telefon, mal die Lizenz, mal hat die neue Kollegin Zugriff auf Ordner, die sie nicht sehen sollte, weil die Rechte eines Vorgängers kopiert wurden. Das kostet Zeit auf beiden Seiten und hinterlässt keinen guten ersten Eindruck.

Ein dokumentierter Ablauf löst das. Er legt fest, wer was wann erledigt, und stellt sicher, dass Sicherheitsstandards bei jeder Person gleich umgesetzt werden. Gleichzeitig ist er die Grundlage für das Offboarding: Was beim Eintritt sauber vergeben wurde, lässt sich beim Austritt vollständig wieder entziehen.

Vor dem ersten Tag: die Informationen

Damit die IT vorbereiten kann, braucht sie rechtzeitig – idealerweise mindestens eine Woche vorher – diese Angaben:

• Name, Eintrittsdatum, Abteilung und Funktion
• Arbeitsort: Büro, Homeoffice, Außendienst oder gemischt
• benötigte Geräte: Laptop, Monitor, Headset, Smartphone, Tischtelefon
• benötigte Programme und Zugänge, etwa CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung
• Mitgliedschaften in Teams, Verteilerlisten und Rufgruppen
• wer bei Fragen in den ersten Tagen zuständig ist

Am einfachsten geht das über ein festes Formular oder eine Anfrage im Ticketsystem, das die Personalabteilung oder Führungskraft ausfüllt.

Konten, Lizenzen und Berechtigungen

Das zentrale Benutzerkonto entsteht meist in Entra ID oder im lokalen Active Directory. Daran hängen E-Mail-Postfach, Lizenzen für Microsoft 365, Zugriff auf Teams und SharePoint und oft auch die Anmeldung an weiteren Anwendungen über Single Sign-on.

Berechtigungen sollten sich nach der Rolle richten, nicht nach der Person. Legen Sie für typische Funktionen – Vertrieb, Buchhaltung, Technik – Gruppen mit den passenden Rechten an. Neue Mitarbeitende werden der Gruppe zugeordnet und erhalten damit genau die Zugriffe, die sie brauchen. Das Kopieren der Rechte eines Kollegen ist bequem, führt aber über die Jahre zu unkontrolliertem Rechtewachstum.

Ab der ersten Anmeldung gilt die Mehr-Faktor-Anmeldung. Wie Sie dafür sinnvolle Regeln festlegen, beschreibt der Ratgeber Passwort- und MFA-Richtlinie.

Geräte vorbereiten

Der Laptop sollte am ersten Tag fertig eingerichtet bereitliegen: aktuelles Betriebssystem, Updates installiert, Virenschutz aktiv, Festplatte verschlüsselt, benötigte Programme installiert. Mit einer zentralen Geräteverwaltung (MDM) lassen sich Einstellungen, Programme und Sicherheitsrichtlinien automatisch verteilen. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass jedes Gerät gleich konfiguriert ist.

Für Smartphones gilt dasselbe. Werden private Geräte dienstlich genutzt (BYOD), braucht es klare Regeln, welche Firmendaten darauf liegen dürfen und wie sie getrennt werden. Tragen Sie jedes ausgegebene Gerät mit Seriennummer im Inventar ein – das ist Teil Ihrer IT-Dokumentation.

Rollenvorlagen: ein Beispiel

Rollenvorlagen machen das Onboarding schnell und einheitlich. Eine Vorlage beschreibt, was eine bestimmte Funktion an IT braucht. Für ein typisches mittelständisches Unternehmen könnte das so aussehen:

• Vertrieb Innendienst: Laptop mit Dockingstation, Headset, CRM-Zugang, Telefonie mit Rufgruppe Vertrieb, Zugriff auf Angebots- und Kundenordner.
• Außendienst: Laptop, Smartphone mit Firmen-App-Profil, mobiler CRM-Zugang, sichere Verbindung ins Firmennetz von unterwegs.
• Buchhaltung: Arbeitsplatzrechner, Zugriff auf Finanzsoftware und Rechnungsordner, keine Rechte auf Vertriebsdaten.
• Werkstatt oder Lager: gemeinsam genutztes Terminal mit persönlicher Anmeldung, Zugriff auf Auftragssystem, keine Verwaltungsordner.

Neue Mitarbeitende erhalten die Vorlage ihrer Rolle, Abweichungen werden einzeln beantragt und begründet. Wechselt jemand intern die Abteilung, tauschen Sie die Vorlage – statt neue Rechte einfach zu den alten hinzuzufügen. So bleibt nachvollziehbar, wer worauf zugreift.

Der erste Arbeitstag

Planen Sie eine kurze Einweisung von etwa einer Stunde ein. Inhalte sind die erste Anmeldung mit eigenem Passwort und zweitem Faktor, die Ablage von Dateien, die wichtigsten Programme, die Telefonie und der Weg zum Support. Besonders wichtig ist eine kurze Einführung in Sicherheitsregeln: verdächtige E-Mails erkennen und melden, Bildschirm sperren, keine fremden USB-Sticks. Hinweise dazu bietet der Ratgeber Phishing erkennen.

Ein einseitiges Merkblatt mit den wichtigsten Informationen hilft, wenn in den ersten Wochen Fragen auftauchen.

Vergessen Sie die Telefonie nicht: Durchwahl, Rufgruppen, Voicemail und gegebenenfalls die Telefonie-App auf dem Smartphone sollten ebenfalls am ersten Tag funktionieren. Gerade im Kundenkontakt fällt es sofort auf, wenn ein neuer Kollege nicht erreichbar ist oder Anrufe ins Leere laufen. Planen Sie nach etwa zwei Wochen ein kurzes Gespräch ein, in dem offene Wünsche gesammelt werden – etwa fehlende Zugänge oder ein zweiter Bildschirm.

Interne Wechsel und Rollenänderungen

Zwischen Eintritt und Austritt passiert oft mehr, als die IT mitbekommt: Jemand wechselt vom Vertrieb in die Projektleitung, übernimmt vertretungsweise die Buchhaltung oder wird Teamleitung. Jede dieser Änderungen sollte genauso über die IT laufen wie ein Neueintritt.

Typisch ist sonst, dass neue Rechte hinzukommen, alte aber nie entfernt werden. Nach einigen Jahren haben langjährige Mitarbeitende Zugriff auf fast alles – ein Risiko, falls ihr Konto einmal übernommen wird. Eine regelmäßige Überprüfung der Berechtigungen, etwa einmal im Jahr durch die Abteilungsleitungen, deckt solche Altlasten auf.

Offboarding: das Gegenstück nicht vergessen

Wenn jemand das Unternehmen verlässt, müssen alle Zugänge zum letzten Arbeitstag gesperrt werden. Dazu gehören:

1. Benutzerkonto sperren und alle aktiven Sitzungen beenden
2. Passwörter gemeinsam genutzter Konten ändern, die die Person kannte
3. Postfach in ein freigegebenes Postfach umwandeln oder weiterleiten, Abwesenheitsnotiz setzen
4. Dateien und Zuständigkeiten an Nachfolger übergeben
5. Geräte einsammeln, Daten sichern und Geräte zurücksetzen
6. Lizenzen freigeben oder kündigen, damit sie nicht weiterlaufen

Unvollständiges Offboarding ist ein Sicherheitsrisiko und kostet Geld, weil Lizenzen für nicht mehr vorhandene Personen weiterlaufen.

So unterstützt STKom

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