Telefonanlage für Kanzleien: Mandanten erkannt, bevor Sie abheben
Steuerberatung und Anwaltskanzlei leben vom Telefon – und von Diskretion. Wir richten eine Cloud-Telefonanlage ein, die Anrufe gezielt an Sekretariat und Berufsträger verteilt, Mandantinnen bei passender Software am Bildschirm anzeigt und im Homeoffice genauso funktioniert wie in der Kanzlei.
- Click-to-Dial
- aus Outlook und Fachsoftware
- Homeoffice
- mit derselben Kanzleinummer
- monatlich
- kündbar, alle Funktionen inklusive
Was Kanzleien von einer Telefonanlage erwarten
Sekretariat als Filter
Anrufe für Berufsträger laufen zuerst über das Sekretariat. Wer in einer Besprechung sitzt, wird nicht gestört.
Fristen und Spitzen
Vor Abgabeterminen und in der Lohnwoche steigt das Anrufvolumen. Warteschleife und Rückrufoption fangen das ab.
Arbeiten von überall
Teilzeit, Homeoffice, Termine bei Gericht oder beim Mandanten – die Durchwahl muss mitkommen.
Diskretion
Kein Mithören am Empfang, keine Voicemails in Sammelpostfächern, keine unnötigen Aufzeichnungen.
Wer anruft, steht schon auf dem Bildschirm
Die Cloud-Telefonanlage lässt sich über TAPI mit Windows-Programmen verbinden. Ruft eine Mandantin an, deren Nummer in Ihrem System hinterlegt ist, kann sich der passende Kontakt öffnen. Ausgehend wählen Sie per Klick aus Outlook oder der Fachanwendung, statt Nummern abzutippen. Für komfortable Anbindungen setzen wir bei Bedarf TAPICall von ESTOS ein.
Viele Kanzleien arbeiten mit DATEV. Welche DATEV-Programme und welche Anwaltssoftware sich so anbinden lassen, hängt von Version und Lizenz ab. Das prüfen wir vor dem Angebot, statt es pauschal zu versprechen.
- Anrufererkennung aus Kontakten und Fachsoftware, soweit unterstützt
- Wählen per Klick statt Abtippen
- Präsenzanzeige: sehen, wer telefoniert, bevor Sie durchstellen
Berufsgeheimnis am Telefon
Steuerberater und Rechtsanwälte sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Für die Telefonanlage heißt das zunächst: Die Server stehen in Deutschland, die Übertragung lässt sich verschlüsseln (SIPS/SRTP), die Lösung ist DSGVO-konform. Welche Vereinbarungen Ihr Berufsrecht für externe Dienstleister verlangt, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten – wir stellen die nötigen Unterlagen bereit.
In der Einrichtung achten wir auf die Kleinigkeiten, die im Alltag zählen: Voicemails gehen an persönliche Postfächer statt an eine Sammeladresse, die Gesprächsaufzeichnung bleibt ausgeschaltet, und für Mandantengespräche zu Hause empfehlen wir Headsets statt Freisprechen. Faxe von Gerichten, Behörden und Finanzämtern landen per Fax to Mail als PDF im richtigen Postfach. Das besondere elektronische Anwaltspostfach und andere Fachkanäle bleiben davon unberührt.
In vier Schritten zur neuen Kanzleianlage
Bestandsaufnahme
Rufnummern, Durchwahlen, Sekretariatsregeln, Faxnummern und angebundene Software erfassen.
Woche 1Software prüfen
Testen, ob und wie DATEV oder Ihre Kanzleisoftware per TAPI angebunden werden kann.
Woche 1–2Einrichten und portieren
Rufgruppen, Warteschleifen und Zeitpläne anlegen, Rufnummern kostenfrei mitnehmen.
Woche 2–4Umschalten
An einem ruhigen Tag – nicht in der Fristenwoche. Wir sind vor Ort und testen jede Durchwahl.
1 Tag
Für Anrufe, die keine Berufsträgerin brauchen
Viele Anrufe in Kanzleien sind Routine: „Ist meine Unterlage angekommen?“, „Welche Belege fehlen noch?“, „Wann kann ich vorbeikommen?“. Ein KI-Telefonassistent kann solche Anrufe bei Überlast oder nach Kanzleischluss annehmen und als Notiz weitergeben. Er gibt keine rechtliche oder steuerliche Auskunft und bestätigt am Telefon nicht, wer Mandant ist. Einsatzfälle und Grenzen beschreibt KI-Telefonassistent für Kanzleien. Die Telefonanlage bleibt die Grundlage, der Assistent ist ein optionaler Baustein.
Fragen zur Telefonanlage in der Kanzlei
Können Anrufe für Berufsträger zuerst im Sekretariat landen?
Ja. Dafür richten wir Rufgruppen ein, in denen das Sekretariat zuerst klingelt und erst danach – oder gar nicht – das Telefon der Berufsträgerin. Weiterverbinden mit Rückfrage ist selbstverständlich möglich, und die Präsenzanzeige zeigt vorher, ob die Kollegin gerade telefoniert.
Lässt sich DATEV anbinden?
In vielen Fällen ja, über die TAPI-Schnittstelle von Windows. Welche Funktionen dann zur Verfügung stehen – Anrufererkennung, Wählen per Klick, Gesprächsnotizen –, hängt von Programm, Version und Lizenz ab. Wir prüfen das mit Ihnen vor dem Angebot. Allgemeines steht unter DATEV-Schnittstelle.
Was passiert in der Mittagspause und nach Kanzleischluss?
Die Zeitsteuerung schaltet automatisch auf eine Ansage mit Ihren Erreichbarkeitszeiten um, Nachrichten kommen als Audiodatei per E-Mail. Wer als Partner abends erreichbar sein möchte, lässt seine Durchwahl zusätzlich auf dem Smartphone klingeln. Was gilt, legen Sie fest.
Können wir im Homeoffice mit der Kanzleinummer telefonieren?
Ja. Über die Cloudya-App am PC oder Smartphone telefonieren Mitarbeitende mit ihrer Durchwahl, als säßen sie in der Kanzlei. Ein Nutzer kann bis zu fünf Geräte gleichzeitig verwenden. Hinweise zu Headset und Leitung zu Hause gibt der Ratgeber Telefonie im Homeoffice.
Wie fangen wir Anrufspitzen vor Abgabefristen ab?
Mit einer Warteschleife, die eine kurze Ansage spielt und nach einer festgelegten Wartezeit einen Rückruf anbietet. Die Auswertungen der Anlage zeigen, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten es eng wird. Viele Kanzleien nehmen in diesen Wochen eine zusätzliche Kollegin in die Rufgruppe des Sekretariats auf, statt das ganze Jahr Kapazität vorzuhalten.
Was kostet eine Telefonanlage für eine Kanzlei mit zwölf Arbeitsplätzen?
Das hängt von Nutzern, Rufnummern, Endgeräten und der Softwareanbindung ab – deshalb nennen wir keine Pauschale. Nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie ein individuelles Angebot. Alle Funktionen der Anlage sind enthalten, die Rufnummernmitnahme ist kostenfrei und der Vertrag monatlich kündbar.
Passt oft dazu
Telefonanlage für Ihre Kanzlei anfragen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre