KI-Telefonassistent für Versicherungsmakler: Schäden vollständig aufgenommen, Beratung bleibt Ihre Sache
Ein Wasserschaden am Samstag, ein Umzug, ein neues Auto: Kunden melden sich, wenn es bei ihnen passt, nicht wenn Ihr Büro besetzt ist. Der Assistent nimmt Schadenmeldungen und Vertragsänderungen strukturiert auf und vereinbart Beratungstermine. Zu Tarifen und Deckung sagt er nichts.
- Schaden
- Hergang, Datum, Fotos angefordert
- Änderung
- Umzug, Fahrzeug, Bankverbindung
- keine
- Tarif- oder Deckungsauskunft
Viel Verwaltung, wenig Zeit für Beratung
In einem Maklerbüro mit wenigen Mitarbeitenden dreht sich ein großer Teil der Anrufe nicht um neue Verträge, sondern um Bestand: Schäden melden, Adressen ändern, Unterlagen anfordern, nachfragen, ob die Versicherung schon gezahlt hat. Jede dieser Meldungen braucht dieselben Angaben, und wenn eine fehlt, folgt ein Rückruf. Die eigentliche Beratung findet dann in den Lücken statt. Und wer am Wochenende einen Schaden hat, hört bisher nur die Bandansage – passende Texte dafür sammelt der Ratgeber Anrufbeantworter-Ansagen, ein Gespräch ersetzen sie nicht.
Ein KI-Telefonassistent nimmt die wiederkehrenden Bestandsanliegen an und fragt sie vollständig ab. Eine Beratung zu Tarifen, Leistungen oder Deckung gibt er bewusst nicht – sie gehört zu Ihren beruflichen Pflichten als Vermittler und muss bei Ihnen bleiben.
Womit Kunden beim Makler anrufen
Schadenmeldung
Kfz, Hausrat, Wohngebäude, Haftpflicht: Datum, Ort, Hergang, Beteiligte, ob Polizei vor Ort war. Fotos fordert der Assistent per E-Mail an.
Vertragsänderung
Umzug, neues Fahrzeug, geänderte Bankverbindung, Namensänderung nach Heirat – aufgenommen zur Bearbeitung durch das Büro.
Unterlagen
Versicherungsbestätigung, Beitragsübersicht, Kopie der Police. Der Assistent nimmt die Anforderung auf, das Büro verschickt.
Beratungstermin
Neue Absicherung, Überprüfung bestehender Verträge, Altersvorsorge: Termin im Kalender der zuständigen Beraterin.
Sachstand
„Hat die Versicherung schon gezahlt?“ Der Assistent sieht keine Akten. Er notiert die Frage mit Schadennummer für den Rückruf.
Kündigung
Kündigungswünsche nimmt er als Rückrufbitte auf. Ob und wie gekündigt wird, bespricht der Makler mit dem Kunden.
Samstag, 10:15 Uhr: ein Leitungswasserschaden
Fiktives Beispiel; Maklerbüro, Kundin und Angaben sind erfunden.
Begrüßung
Assistent: „Guten Tag, hier ist der KI-Assistent des Versicherungsbüros. Ich nehme Schadenmeldungen und Anliegen auf. Eine Beratung zu Ihrem Vertrag kann ich nicht geben.“
Schaden
Anruferin: „Bei uns ist in der Küche ein Schlauch geplatzt, der Boden steht unter Wasser.“ – Assistent: „Ist die Wasserzufuhr inzwischen abgestellt?“ – Anruferin: „Ja.“
Angaben
Der Assistent fragt Name, Adresse, seit wann und wo das Wasser ausgetreten ist und ob darunterliegende Wohnungen betroffen sind.
Grenze
Anruferin: „Zahlt das meine Versicherung?“ – Assistent: „Das kann ich nicht beurteilen. Ihr Berater prüft das am Montag und meldet sich. Bitte machen Sie Fotos und heben Sie beschädigte Gegenstände auf.“
Übergabe
Die Schadenmeldung liegt mit allen Angaben und dem Vermerk „Folgeschaden möglich“ im Postfach des Büros.
Keine Beratung zu Tarifen und Deckung
Keine Tarifberatung
Welcher Tarif passt, was eine Police abdeckt oder ob ein Wechsel sinnvoll ist, beantwortet ausschließlich der Makler – mit der dazugehörigen Dokumentation.
Keine Regulierungsaussage
Der Assistent sagt nie, ob ein Schaden bezahlt wird. Er nimmt die Meldung auf und kündigt die Prüfung an.
Keine Vertragsänderung
Er nimmt Änderungswünsche auf, führt sie aber nicht selbst durch. Was beim Versicherer ankommt, prüft Ihr Büro.
Maklerverwaltungsprogramm, Postfach, Telefon
Die meisten Maklerbüros arbeiten mit einem Maklerverwaltungsprogramm. Ob der Assistent dort Vorgänge anlegen kann, prüfen wir im Erstgespräch und sagen es nicht vorher zu. Der verlässliche Weg ist eine strukturierte E-Mail an das Schadenpostfach, die Ihr Team übernimmt, oder ein Eintrag in einem Ticketsystem. Telefonseitig übernimmt der Assistent in einer Cloud-Telefonanlage außerhalb der Bürozeiten oder wenn alle im Gespräch sind.
Schadenmeldungen enthalten oft persönliche, manchmal auch gesundheitliche Angaben. Der Assistent fragt deshalb nur, was für die Meldung nötig ist, stellt sich als KI vor (Transparenzpflicht des AI Act) und verbindet auf Wunsch mit einem Menschen. Hintergrund im Ratgeber KI-Telefonassistent und DSGVO.
Fragen von Versicherungsmaklern
Darf der Assistent Kunden zu Versicherungen beraten?
Nein, und so richten wir ihn auch nicht ein. Beratung zu Tarifen, Deckung und Vertragswahl gehört zu Ihren Pflichten als Vermittler und muss dokumentiert werden. Der Assistent nimmt Anliegen auf und vereinbart Termine, mehr nicht.
Kann der Assistent Schadenmeldungen direkt an den Versicherer schicken?
Das empfehlen wir nicht als ersten Schritt. Die Meldung geht an Ihr Büro, das sie prüft und weitergibt. Ob später eine direkte Übergabe in Ihr Verwaltungsprogramm möglich ist, klären wir im Erstgespräch.
Was passiert bei einem großen Schaden am Wochenende?
Der Assistent nimmt die Meldung auf, gibt allgemeine Hinweise, die Sie hinterlegen – etwa Fotos machen, Schaden begrenzen – und nennt die Notfallnummer des Versicherers, falls Sie diese freigeben. Eine eigene Bereitschaft verspricht er nicht.
Wie erkennt der Assistent den richtigen Berater?
Über eine Zuordnung, die Sie vorgeben: nach Kundengruppe, Sparte oder Anfangsbuchstaben. Ohne Zugriff auf Ihre Daten fragt er nach dem gewohnten Ansprechpartner.
Was kostet der Assistent für ein Maklerbüro?
Der Preis richtet sich nach Anrufvolumen und Umfang – Sie erhalten im Erstgespräch ein individuelles Angebot. Wie man den Nutzen abschätzt, beschreibt der Ratgeber Was verpasste Anrufe kosten.
Passt oft dazu
Telefonentlastung für Ihr Maklerbüro besprechen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre