KI-Telefonassistent für Rechtsanwälte: Neue Mandatsanfragen sauber vorbereitet, ohne ein Wort zur Sache
Wer eine Anwältin sucht, ruft oft unter Druck an – nach einer Kündigung, einem Unfall, einem Brief vom Gericht. Der Assistent nimmt die Anfrage vollständig auf, ordnet das Rechtsgebiet zu, notiert die Gegenseite für Ihre Kollisionsprüfung und vereinbart eine Erstberatung. Rechtlich bewertet er nichts.
- Rechtsgebiet
- zur richtigen Anwältin
- Gegenseite
- für die Kollisionsprüfung notiert
- keine
- Rechtsberatung, keine Einschätzung
Die Erstanfrage entscheidet über das Mandat
In Anwaltskanzleien sind zwei Arten von Anrufen besonders häufig: Bestandsmandanten, die einen Sachstand wissen möchten, und Menschen, die zum ersten Mal anrufen und eine Anwältin suchen. Die zweite Gruppe ist für die Kanzlei wichtig und gleichzeitig anstrengend. Anrufer schildern ihren Fall ausführlich, das Sekretariat muss Rechtsgebiet, Dringlichkeit und Gegenseite herausfiltern, bevor überhaupt ein Termin vergeben werden kann.
Ein KI-Telefonassistent übernimmt diese Vorarbeit mit einem festen Fragenkatalog. Er hört zu, fasst zusammen und stellt die Fragen, die Ihr Sekretariat sonst stellen würde. Was er nicht tut: Erfolgsaussichten nennen, Fristen berechnen oder einen Rat geben. Für Steuerkanzleien und gemischte Kanzleien gibt es die Seite KI-Telefonassistent für Kanzleien; hier geht es um die Besonderheiten der Anwaltskanzlei.
Anrufgründe in der Anwaltskanzlei
| Anrufgrund | Was der Assistent abfragt | Weiter an |
|---|---|---|
| Neue Anfrage | Rechtsgebiet, kurzer Sachverhalt in einem Satz, Name der Gegenseite, liegt ein Schreiben mit Datum vor | Erstberatungstermin oder Rückruf |
| Rechtsschutzversicherung | Ob eine Versicherung besteht und bei wem – keine Aussage zur Deckung | Sekretariat |
| Bestandsmandant | Name, Aktenzeichen oder Gegenseite, Anliegen | Rückrufbitte an die Sachbearbeitung |
| Gericht, Gegenseite, Behörde | Wer ruft an, Aktenzeichen, Rückrufnummer | Durchstellen oder dringende Nachricht |
| „Ist Frau X meine Anwältin?“ von Dritten | Nichts – der Assistent bestätigt kein Mandat | Nachricht ohne Auskunft |
| Organisatorisches | Sprechzeiten, Anfahrt, mitzubringende Unterlagen | Antwort aus der Wissensbasis |
Eine Anfrage nach einer Kündigung
Fiktives Beispiel einer Kanzlei mit Schwerpunkt Arbeitsrecht; Anrufer und Arbeitgeber sind erfunden.
Begrüßung
Assistent: „Guten Tag, Sie sprechen mit dem KI-Assistenten der Kanzlei. Ich nehme Anfragen auf und vereinbare Termine. Eine rechtliche Einschätzung kann ich nicht geben.“
Rechtsgebiet
Anrufer: „Ich habe heute die Kündigung bekommen und weiß nicht, ob das rechtens ist.“ – Assistent: „Das klären die Anwälte im Gespräch. Damit ich die Anfrage richtig zuordne: Es geht um Ihr Arbeitsverhältnis?“
Gegenseite und Schreiben
Assistent: „Wie heißt Ihr Arbeitgeber? Und welches Datum steht auf dem Kündigungsschreiben, wann haben Sie es erhalten?“
Termin
Assistent: „Ich markiere Ihre Anfrage als möglicherweise fristgebunden. Für eine Erstberatung ist morgen um 14 Uhr frei. Bringen Sie bitte das Schreiben und Ihren Arbeitsvertrag mit.“
Übergabe
Die Kanzlei sieht: Arbeitsrecht, Gegenseite, Datum des Schreibens, Vermerk „Fristprüfung“ – und kann vor dem Termin die Kollisionsprüfung durchführen.
Keine Rechtsberatung, kein Wort zu viel
Keine Rechtsberatung
Der Assistent gibt keine Auskunft zur Rechtslage, nennt keine Erfolgsaussichten und berechnet keine Fristen. Er sagt dem Anrufer offen, dass das nur die Anwältin kann.
Berufsgeheimnis
Gegenüber Dritten bestätigt er nicht, ob jemand Mandant ist. Er fragt so wenig zur Sache wie möglich – ein Satz genügt für die Zuordnung.
Keine Honorarzusage
Fragen zu Kosten der Erstberatung oder zum Honorar beantwortet er nur mit dem Wortlaut, den Sie hinterlegen, oder gibt sie an die Kanzlei.
Kanzleisoftware, Kalender, Verschwiegenheit
Ob der Assistent Anfragen direkt in Ihrer Kanzleisoftware anlegen kann, prüfen wir im Erstgespräch – eine Zusage gibt es erst nach Klärung der Schnittstelle. Termine trägt er in die freigegebenen Kalender ein, Anfragen gehen als strukturierte Nachricht an das Sekretariat. Telefonseitig übernimmt er in einer Cloud-Telefonanlage zum Beispiel, wenn das Sekretariat besetzt ist. Was die Kanzlei-Telefonie selbst können sollte, beschreibt Telefonanlage für Kanzleien.
Als Berufsgeheimnisträger müssen Sie bei jedem Dienstleister prüfen, ob und wie er zur Verschwiegenheit verpflichtet wird. Beteiligte Dienste, Verarbeitungsort und Speicherdauer legen wir offen, damit Sie das vor dem Start prüfen können. Der Assistent stellt sich als KI vor, wie es der AI Act verlangt. Mehr im Ratgeber KI-Telefonassistent und DSGVO; allgemeine IT-Themen unter IT für Steuerberater und Kanzleien.
Fragen von Anwaltskanzleien
Gibt der Assistent rechtliche Hinweise, etwa zu Fristen?
Nein. Er fragt, ob ein Schreiben mit Datum vorliegt, und markiert die Anfrage für Ihre Fristprüfung. Ob und wann eine Frist abläuft, beurteilt ausschließlich die Kanzlei.
Hilft der Assistent bei der Kollisionsprüfung?
Er notiert den Namen der Gegenseite und weiterer Beteiligter, damit Ihr Team vor dem Termin prüfen kann. Die Prüfung selbst führt er nicht durch, weil er keinen Zugriff auf Ihre Mandatsdaten hat.
Wie geht der Assistent mit emotionalen Anrufern um?
Ruhig und kurz. Er hört zu, fasst zusammen und bietet einen Termin oder Rückruf an. Wer mit einem Menschen sprechen möchte, wird verbunden oder bekommt einen Rückruf. Mehr dazu im Ratgeber Akzeptanz bei Anrufern.
Kann der Assistent Anfragen nach Rechtsgebiet verteilen?
Ja. Sie hinterlegen, welche Anwältin welche Rechtsgebiete bearbeitet. Der Assistent ordnet anhand des Anliegens zu und bucht im passenden Kalender. Passt eine Anfrage nicht zu Ihren Schwerpunkten, sagt er das freundlich nach Ihren Vorgaben.
Was kostet der Assistent für eine Kanzlei?
Der Preis richtet sich nach Anrufvolumen und Umfang – Sie erhalten ein individuelles Angebot im Erstgespräch. Die Einrichtung dauert meist vier bis sechs Wochen, einschließlich Testlauf auf einer internen Nummer.
Passt oft dazu
Telefonannahme für Ihre Kanzlei besprechen
Ein paar Sätze genügen. Wir melden uns zu unseren Geschäftszeiten – mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.
- Telefon, Mo–Do 8:30–17:00 Uhr, Fr 8:30–15:30 Uhr05308 935030
- E-Mailinfo@stkom.de
- AdresseBerliner Straße 60, 38165 Lehre